В ходе аудиторской проверки ООО «Вулкан» было установлено

Выдача денежных средства в подотчет, в том числе и на приобретение ГСМ, должна осуществляться в соответствии с определенными правилами и требованиями законодательства:
Так, на предприятии должен быть утвержден приказ о выдаче денежных средств в подотчет, при этом законодательно обязанность составлять инструкцию или приказ по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Данный приказ утверждается руководителем. Соответственно, у ООО «Вулкан» данный приказ имеется.
В соответствии с действующим Планом счетов выдача в подотчет осуществляется следующей проводкой: Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса».
При этом, чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ. Такой документ можно оформлять на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В нем указываются Ф.И.О., суммы наличных денег и срок (сроки), на который они выдаются. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем.
Таким образом, первой ошибкой является несоблюдение методологии учета выдачи денежных средств (неверная корреспонденция счетов), второй - отсутствие распорядительных документов на выдачу денежных средств в подотчет.
По истечении установленного срока, на который выданы денежные средства, водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы . Обычно такими документами являются кассовые чеки (также могут быть квитанция, товарная накладная). Важно, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты. Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.
В бухгалтерском учете на основании авансового отчета должна быть сформирована проводка:
Дебет 10-3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Таким образом, ошибкой является отсутствие (неоформление и непроведение) в учете авансовых отчетов за израсходованные денежные средства подотчетными лицами, а также нарушение методологии учета по отражению данных операций.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения. Основным оправдательным документом, на основании которого определяются расход и списание бензина, является путевой лист. Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Но помимо перечисленного, путевой лист позволяет правильно рассчитать расход ГСМ. Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является только наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке режим работы автомобиля, путевые листы и т.д.)