В ходе аудиторской проверки ООО «Вулкан» было установлено, что в отчетном году аудируемое предприятие приобретало горюче-смазочные материалы для служебных легковых автомобилей через водителей, являющихся подотчетными лицами. Имеется соответствующий Приказ ООО «Вулкан». Водителям возмещалась стоимость фактически израсходованного бензина на основании чеков ККМ. Всего было приобретено ГСМ на сумму 48625 руб. В бухгалтерском учете указанные операции были отражены следующими проводками:
Д10 К 50 – 48625 руб.
Д26 К 10 – 48625 руб.
Укажите ошибки, допущенные бухгалтерией, и финансовые последствия, к которым они могут привести. Предложите варианты устранения допущенных ошибок.
Решение
Выдача денежных средства в подотчет, в том числе и на приобретение ГСМ, должна осуществляться в соответствии с определенными правилами и требованиями законодательства:
Так, на предприятии должен быть утвержден приказ о выдаче денежных средств в подотчет, при этом законодательно обязанность составлять инструкцию или приказ по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Данный приказ утверждается руководителем. Соответственно, у ООО «Вулкан» данный приказ имеется.
В соответствии с действующим Планом счетов выдача в подотчет осуществляется следующей проводкой: Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса».
При этом, чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ. Такой документ можно оформлять на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В нем указываются Ф.И.О., суммы наличных денег и срок (сроки), на который они выдаются. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем.
Таким образом, первой ошибкой является несоблюдение методологии учета выдачи денежных средств (неверная корреспонденция счетов), второй - отсутствие распорядительных документов на выдачу денежных средств в подотчет.
По истечении установленного срока, на который выданы денежные средства, водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы
. Обычно такими документами являются кассовые чеки (также могут быть квитанция, товарная накладная). Важно, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты. Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.
В бухгалтерском учете на основании авансового отчета должна быть сформирована проводка:
Дебет 10-3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Таким образом, ошибкой является отсутствие (неоформление и непроведение) в учете авансовых отчетов за израсходованные денежные средства подотчетными лицами, а также нарушение методологии учета по отражению данных операций.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения. Основным оправдательным документом, на основании которого определяются расход и списание бензина, является путевой лист. Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Но помимо перечисленного, путевой лист позволяет правильно рассчитать расход ГСМ. Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является только наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке режим работы автомобиля, путевые листы и т.д.)
Задать вопрос
на новый заказ в Автор24.
