Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.
Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.
Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!
На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.
Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?
Нужно полное решение этой работы?
Решение
1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?
Размышления менеджера о планах на день абсолютно спутанные. Он не может отделить приоритетные задачи от второстепенных. Вследствие этого возникает ощущение сильной загруженности, и невозможности выполнить все за один день.
Так, менеджером было нарушено одно из главных правил планирования – правило приоритетности. Им не была выделена область ключевых задач, включающая в себя задающие распорядок дня задачи, дела, лежащие в рамках ключевого проекта, а также область для важных, но не ключевых задач. И, напротив, часть не ключевых задач была помещена в область для встреч и задач со строгими временными рамками.
Кроме того, некоторые формулировки задач написаны неверно
. Они должны отвечать на вопрос «что сделать?». К примеру, не «переговоры. поставщик», а «провести переговоры с поставщиком».
2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.
Согласно жестко-гибкому планированию первый шаг планирования дня предполагает отражение в ежедневнике жестких задач, для которых уже известно точное время. На данном этапе менеджер уже совершил ошибку. По плану у него должно быть всего три задачи с установленным временем: совещание, переговоры, презентация.
На втором этапе составляется список гибких задач, не имеющих жесткого исполнения. Данные задачи рекомендуется записывать на правой стороне листа. Соответственно, к ним можно отнести и звонок клиенту, и заказ сувениров и др
Задать вопрос
на новый заказ в Автор24.
