Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища

Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:
- при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;
- после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;
- при реорганизации архива.
В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:
- уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);
- документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;
- особо ценных документов - один раз в 10 лет;
- аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет);
- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года; электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме