Значение коммуникационных процессов в организации

Введение

Искусство грамотно, четко, уверенно и убедительно излагать свои мысли в современном обществе является «визитной карточкой», которая играет значительную роль при взаимодействии людей друг с другом, а также является одной из составляющей для успешного карьерного роста.
В деловых взаимоотношениях или дружеских связях одинаково важно отдавать себе отчет в своих действиях, верно судить и оценивать себя.
Отсутствие культуры общения или ее низкий уровень нередко приводят к возникновению конфликтных ситуаций, напряженности в отношениях между собеседниками. Высокая культура любого общения (дружеское или деловое) является одной из составляющих имиджа человека, т.е. образа, впечатления, которое оставляет человек в воспоминаниях и представлениях о нем.
В современном мире множество литературы посвящено коммуникации, т.к. она пересекается с рядом научных направлений: ее исследуют психологи и социологи, историки и политологи, а также другие специалисты, изучающие народности, человеческие взаимоотношения.
С помощью хорошо работающего коммуникационного процесса, руководящий состав организации может результативно воздействовать на действия и поведения своих сотрудников.
При этом необходимо учесть различие между значениями слов «информация» и «коммуникация». Информация может передаваться в независимости от того слышат, воспринимают ли ее, а коммуникация не может осуществляться, если получатель (человек или группа людей, кому адресовано сообщение) не «слышит», не понимает, что именно ему хотят сообщить.
С помощью хорошо работающего коммуникационного процесса, руководящий состав организации может результативно воздействовать на действия и поведения своих сотрудников.
Целью работы является показать значение коммуникационных процессов в организации, в том числе в управлении персоналом, а также способы, которые можно предпринять для повышения их эффективности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
раскрыть сущность коммуникации и коммуникационных процессов (понятия, составляющие и т.д.);
показать многофункциональность, многоуровневость коммуникаций;
выявит возникающие в процессах коммуникации проблемы и барьеры, а также способы их преодоления;
показать значимость процессов коммуникации, как основного инструмента взаимодействия людей;
показать критерии успешности коммуникационных процессов.


1.1 Сущность коммуникации и коммуникационного процесса

Во всем разнообразии определений, суть коммуникации сводится к тому, что это процесс общения и транслирования информации, который включает в себя механизмы и средства общения с целью совместного использования информации.
Коммуникационный процесс можно охарактеризовать как процесс взаимодействия двух и более людей, при котором осуществляется передача информации, с помощью различных каналов и коммуникативных средств.
Целью коммуникационного процесса можно назвать обеспечение понимания переданной и полученной информации.
В процессе коммуникации часто используются следующие термины:
1. Коммуникабельность можно интерпретировать как способность человека к установлению коммуникационных контактов.
2. Коммуникативность является механизмом, с помощью которого участники коммуникации могут выразить свое отношение.
При этом выделяют несколько типов коммуникативных позиций: открытую (демонстрирует готовность к общению и способствует к обратной связи между собеседниками), отстраненную (представляет собой констатирующую информацию, которая также ведет к образованию обратной связи) и закрытую (показывает нежелание участника общения использовать обратную связь).
3. Коммуникатором называется человек, от которого исходит информация, сообщение.
Основные функциональные задачи коммуникатора заключаются в достижении взаимопонимания между участниками коммуникационного процесса.
Коммуникатор играет ключевую роль в процессе коммуникации.
4. Коммуниканты - это участники коммуникации (получатель и отправитель), которые интерпретируют и формулируют сообщения, информацию. Ими могут быть как отдельно взятые индивиды, так и какие-либо организации, от лица которых исходит или в отношении которых передается сообщение, информация.
5. Целевая аудитория представляет собой группу людей, которой направлено сообщение, передается информация.
6. Сообщение – это и есть сама информация.
7.Коммуникативные барьеры и помехи возникают в процессе коммуникации и создают искажение смысла сообщения, при этом потеря смыслового значения информации может быть, как частичной, так и полной (к примеру, наличие статусного или возрастного различия, семантические барьеры, информационные перегрузки и т.п.).
В коммуникационном процессе можно выделить следующие виды коммуникаций:
- по взаимоотношению со средой:
1. Внутренняя коммуникация представляет собой передачу и прием информации внутри определенной группы (к примеру, взаимоотношения с коллегами по работе внутри организации).
2. Внешняя коммуникация представляет собой передачу и прием информации с внешним миром, вне рамок конкретной группы (к примеру, взаимоотношения с клиентами по бизнесу или конкурентами).
- по типу:
1. Внутриличностная коммуникация – это коммуникация «одного» человека, иными словами, она происходит внутри одного индивидуума, который сам является и отправителем, и получателем информации (в данном случае, можно привести пример человека, который читает журнал, т. е. он единолично интерпретирует и оценивает прочитанную (полученную) им информацию).
2. Межличностная коммуникация представляет собой взаимодействие двух людей, которые могут быть как отправителями, так и получателями информации (к примеру, проведение специалистом по подбору интервьюирования кандидата при приеме на работу).
Межличностная коммуникация раскрывается в процессе коммуникативного влияния и обратной связи, при наличии коммуникативных помех и барьеров, а также различных форм приема-передачи информации.
В межличностных коммуникациях отправителем и плучателем являются отдельные индивиды.
Межличностные коммуникации реализуются посредством непосредственных контактов между субъектами общения. Для такой коммуникации характерна тесная обратная связь, которая оказывает регулирующее воздействие на ход общения, одноврременное двухстороннее сообщение.
Психологический аспект общения существенно обогащает процесс коммуникации.
С одной стороны, участие в коммуникации играет доминирующую ценность, а с другой стороны, коммуникация формализована в своих проявлениях, содержание и форма определяется ролевыми функциями сторон в общении. Данная форма коммуникации играет важную роль в формировании и социализации личности. Межличностная форма коммуникации в противовес массовым носит более стандартный, рациональный, инструментальный характер.
На межличностные отношения оказывают влияние факторы (рисунок 1).

Рисунок 1. – Факторы, которые оказывают влияние на межличностные отношения.
3. Групповая коммуникация представляет собой взаимодействие нескольких людей в малых группах, к ним применяет также термин «команда», где участники имеют равноценные возможности выступать в качестве и отправителя, и получателя информации (ярким примером здесь может выступать семья).
Особенность данной коммуникации заключается в том, что чем меньше количество людей в группе, тем она результативнее.
4. Межгрупповая коммуникация представляет собой взаимодействие, при котором информация передается и принимается между двумя и более группами, с целью либо осуществления совместной деятельности, либо конкурентной борьбы (примером здесь может выступать взаимодействие предвыборных партий).
5

. Организационная коммуникация - это коммуникация, которая происходит как внутри организации (к примеру, взаимодействие бухгалтера по расчету заработной платы с сотрудниками кадровой службы, с целью получения персональных данных по сотруднику или сотрудникам), так и за ее пределами (здесь можно привести пример взаимодействия представителей одной организации с представителями другой по вопросам совместного выполнения какого-либо проекта).
Как определяет Т.Н. Персикова, организационная коммуникация оказывает серьезное влияние на выполнение задач, стоящих перед компанией, и мотивацию ее служащих.
Также выделяют коммуникационные процессы по структуре действия:
1. Коммуникация как действие – это такая коммуникация, при которой отправитель информации кодирует сообщение и предает его получателю с помощью канала коммуникации, при этом адресат декодирует полученную информацию (к примеру, это может быть звуковое послание, записанное на автоответчик).
Данной коммуникации свойственно наличие коммуникационных помех, и она представляет собой однонаправленность действий, т.е. в ней не предусмотрена обратная связь.
2. Коммуникация как взаимодействие представляет собой взаимодействие отправителя и получателя, которое осуществляется с использованием обратной связи.
3. Коммуникация как процесс – это коммуникация, при которой происходит процесс одновременного отправления и получения сообщений, иными словами, одно и тот же лицо может выступать синхронно и как отправитель одной информации, и как получатель какой-либо иной информации.


1.2 Значение коммуникации и коммуникационных процессов в организации

В процессе коммуникационного общения происходит не просто «движение информации» от отправителя к получателю, а возникает взаимоотношение, взаимодействие между двумя сторонами, участниками коммуникации. При этом каждая из сторон ориентируется на партнера по коммуникации, иными словами, руководствуется не только исходя из своих собственных целей, задач, мотивов, установок, а еще и анализирует поведение, реакцию другой стороны, своего партнера, ожидая от него определенных действий.
В организационной коммуникации, как нигде, важно подобное взаимодействие, имеет большое значение, когда информация не просто принята получателем, а понятна и осмыслена, только в подобном случае можно говорить об успешной коммуникации.
Мильнер Б.З. описал организационную коммуникацию как процесс, при котором руководящий состав организации развивает процедуры доведения информации как до сотрудников, работающих в организации, так и до внешних потребителей информации, исходящей из данной организации. Также он отметил, что организационная коммуникация является важным инструментарием в координации деятельности подразделений организации, которая дает возможность получать нужную информацию на всех уровнях управления.
Коммуникация в организации занимает важное место в деятельности любой организации, перечислю несколько задач, которые она выполняет:
- формирование взаимоотношений в организации;
- формирование корпоративного духа и сплоченности;
- формирование корпоративной культуры и ее усовершенствование;
- предупреждение организационных кризисов;
- предупреждение конфликтных ситуаций.
Преобладающая часть коммуникативных связей в организации находится у руководящего состава, т.к. они взаимодействуют с большим количеством сотрудников и подразделений.
Для руководящего состава работоспособная коммуникация необходима:
- для повышения эффективности управления и координации деятельности подведомственных им подразделений и подчиненных им сотрудников;
- для результативного выполнения поставленных перед подведомственными им подразделениями и подчиненными им сотрудниками задач.
Важную роль в коммуникации играет коммуникатор, потому что от него зависят многие особенности коммуникационного процесса, в частности, как сформулировать информацию, а особенно ключевое сообщение, какими каналами коммуникации воспользоваться, чтобы переданная им информация дошла до получателя или целевой аудитории без искажения смысла сообщения и т.д.
Успешному коммуникатору присуще следующие особенности в организационной коммуникационной среде:
- он должен быть известен и/или знаком получателям информации;
- его должны уважать;
- он должен быть компетентен в исходящей от него информации;
- он должен уметь завладевать вниманием, т.е. иными словами, быть харизматичным, коммуникабельным и уметь грамотно пользоваться вербальной и невербальной коммуникацией.
В коммуникационном процессе существует большая вероятность появления различных коммуникационных помех и барьеров, препятствующих взаимодействию сторон, передающих и принимающих информацию, которые могут возникать как при передаче, так и при приеме информации, к ним относятся:
1. Отсутствие внимания или отвлечение у получателя информации.
Например, во время приема информации получатель сконцентрировал свое внимание на выполнении более приоритетного задания, полученного ранее.
2. Неверная интерпретация (декодирование) полученной информации.
3. Не правильное раскрытие значения передаваемой информации (семантические барьеры).
Например, руководство организации озвучило, что необходимо произвести оптимизацию кадровых ресурсов организации, данная информация предполагала перераспределение сотрудников по проектным направлениям, т.е. использование сотрудников, в соответствии с их потенциалом, еще и в других проектах. Однако, получателем информация была воспринята как сокращение численности персонала.
4. Нарушение статусного различия между участниками коммуникации.
Это происходит в случае нарушения направленности общения или должностного статуса работника, т.е. когда, к примеру, должна быть использована схема «руководитель – подчиненный», однако, вместо нисходящей коммуникации, происходит горизонтальная, при которой подчиненный стоит на равных с руководителем.
5. Большое количество звеньев-участников, в результате чего происходит искажение ключевого сообщения.
Например, директор организации передал информацию заместителю по направлению, тот транслировал ее руководителю подведомственного ему подразделения, а последний в свою очередь – непосредственному исполнителю по данному поручению.
6. Способности получателя или целевой аудитории восприятия информации.
В данном случае подразумевается, что, к примеру, новый сотрудник не сможет понять получаемую информацию в полном объеме, т.к. его профессиональные способности еще не соответствуют способностям восприятия, понимания данной информации сотрудником, который проработал на этом участке в данной организации дольше.
7. Технические шумы, которые приводят к снижению понимания получаемой информации.
Например, в процесс передачи руководителем подразделения производственной информации начинает звонить телефон, тем самым отвлекая внимание принимающих информацию сотрудников, которые могут потерять полный смысл данной информации.
8. Социальные различия: уровень образования, половые, возрастные различия и т.д.
Например, на автобазе работает преобладающее количество водителей мужского пола, и в подобной ситуации водителю женского пола будет сложно воспринимать информацию, предназначенную для сложившегося мужского коллектива.
Конечно же, это не все коммуникационные барьеры, которые могут возникать в процессе коммуникации, не менее важны стилистические, языковые, дистанционные и др. барьеры.
Все существующие коммуникационные барьеры объединяет то, что они являются одними из весомых причин коммуникационных неудач.
С помощью обратной связи, можно проверить насколько успешно состоялась коммуникация, и как на ней отразились наличие коммуникационных помех и барьеров.
В современном деловом мире успешность фирмы, ее процветание и развитие во многом зависит от коммуникационных процессов и внутриорганизационных отношений руководящего состава с сотрудниками организации