Внешняя и внутренняя деловая переписка

Введение

Документационное обеспечение управления охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием электронных носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции, письма, заявления.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Целью нашей работы является рассмотрение аспекта внешней и внутренней деловой переписки.
Задачи работы:
Изучить и систематизировать научно-методическую литературу по рассматриваемой теме.
Представить общую характеристику внешней и внутренней деловой переписки.


1. Общая характеристика внешней деловой переписки
Деловая переписка как внутри предприятий, так и вне её играет большую роль. К примеру, она способствует формированию грамотного имиджа, что не будет лишним ни для какой организации. Если в компании не соблюдаются элементарные правила приличия и оформления деловой переписки, то вряд ли её посчитают за серьезную и захотят иметь с ней дела. Прежде чем перейти к характеристике внешней деловой переписки, сначала отметим виды деловых писем, что является очень важным параметром в рассмотрении нашей темы: [3]
Благодарность;
Сопроводительное письмо;
Гарантийное письмо;
Письмо-запрос;
Письмо-предложение;
Письмо-ответ;
Сообщения;
Извещения;
Уведомления;
Информационное письмо;
Письма-напоминания;
Письма-требования;
Претензионное (рекламационное) письмо;
Рекламное письмо.
Теперь перейдем непосредственно к характеристике внешней деловой переписки. Суть этого процесса заключается в обмене деловой корреспонденцией организации с внешними органами, к примеру, государственные структуры, потенциальные потребители или поставщики и другое. В современном мире действительно большое значение имею документы, являясь функциональным средством управления.
К аспекту внешней деловой переписки компании зачастую не относятся серьезно, что является тактическим просчетом, так как это является одним из показателей организации

. Отметим, что если в России роль деловой переписки в общем контексте уделяется не слишком большая роль, то за рубежом к этому феномену подходят более осознанно. Хочется также отметить, что современные формы и требования к деловой переписке сложились в Англии около 150 лет назад. Безусловно, правила тоже претерпевают в настоящее время изменения в виду технологизации предприятий, но основные правила продолжают быть стандартизированными. [6]
Аспект внешней деловой переписки отличается своеобразными характеристиками, которые сейчас хотелось бы перечислить: [1]
В деловой переписке важно использование бланков организации, где на них предоставлена основная информация о фирме или просто её реквизиты.
Параметр отправителя и получателя. Во всем мире принято правило, что сначала указывают получателя, а затем уже отправителя, что выражено в адресах.
Адрес на внешней корреспонденции пишется обычно дважды, если соблюдать все правила – с правой стороны внизу и в верхнем левом углу письма.
Нельзя забывать о фамилии адресата с прописанными инициалами, причем сначала указываются инициалы, а затем следом фамилия.
Этот аспект касался внешнего содержимого деловой переписки, а сейчас мы перейдем к характеристике содержимого внешней деловой переписки. Сразу же отметим, что нельзя забывать обращение. Если деловое письмо адресовано определенному должностному лицу, то с указания должности и нужно начинать письмо. Использование личных местоимений запрещается, поэтому вместо «я» и «он» необходимо употреблять «мы», «вы». Более того, еще более предпочтительно использование пассивных синтактических конструкций в написании письма для внешней деловой переписки. К примеру, «Нами было выяснено», «Нами было предложено» и так далее. [7]
Про вежливость в переписке также нельзя забывать. К примеру, нужно добавлять по ситуации «Г-ну» (Господину), «Г-же» (Госпоже), «Г-дам» (Господам). С развитием транснациональных взаимодействий, множество компаний из России стали сотрудничать с компаниями из исламского мира. Необходимо запомнить, что по правилам внешней деловой переписки с представителями стран арабского Востока, в письме должен быть перечислен длинный ряд имен предков, иначе это могут посчитать за неуважение к личности.
После приветствия должна быть сообщена следующая информация: [2]
- Название фирмы;
- Рабочий адрес адресата;
- Почтовый адрес;
- Почтовый индекс;
- Страна.
Далее обычно идет уже само письмо. По правилам деловой переписки сначала необходимо краткое вступление, из которого получатель должен понять о цели письма. Обычно используются следующие стандартизированные шаблоны: [13]
- Сообщаю Вам…;
- Ставлю Вас в известность…;
- Высылаю…;
- Подтверждаю…;
- Запрашиваю…;
- Согласно нашему разговору…;
- В связи с…;
- В целях… и т.д.
После краткого вступления должна идти основная часть письма, в которой рассматриваются все аспекты, затронутые во вступлении, либо сообщается более расширенная версия информации. Суть делового письма очень важна. Оно не должно быть перегружено стилистическими и синтаксическими конструкциями, а также не должно быть слишком большим по объему. Подведение итогов также важная часть деловой переписки с внешним получателем. Здесь могут быть представлены следующие фразы: [12]
- Надеюсь…;
- Уверен…;
- Просим извинить за задержку…;
- Желаю… и т.д.
Далее следует заключительная часть внешней деловой переписки – вежливая подпись, которая зачастую выражается фразой «С уважением…(должность адресанта и его ФИО)». Отметим, что если необходимо, то можно указать номер телефона, электронную почту или адрес сайта. В редких случаях еще может быть добавлен постскриптум (P.S.), в котором содержится информация, имеющая косвенное отношение к письму, а также, возможно, которая будет делать акцент на каких-либо положениях письма.
Таким образом, можно сделать краткий вывод по отношению ведения внешней деловой переписки