Виды деловых писем и их структурные особенности.

Введение

Сегодня высокая конкуренция на рынке труда требует деловых людей быть не только высококвалифицированным специалистом, но и соблюдать этикет делового общения. Сфера бизнеса немыслима без делового общения, в частности деловой переписки.
Актуальность работы заключается в том, что значительная часть деловых контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому очень важно уметь писать деловые письма, которые дают наиболее выгодное представление о человеке или организации.
Деятельность делового человека неразрывно связана с документами. Через написание документа, человек выражает отношение к адресату, поэтому неслучайно существуют определенные требования к написанию деловых документов.
Целью данной работы является изучение видов деловых писем и их структурных особенностей.
Для достижения поставленной цели были обозначены следующие задачи:
Проанализировать литературу по указанной теме;
выявить виды деловых писем;
раскрыть особенности подготовки и составления делового письма;
рассмотреть структуру и правила оформления делового письма;
изучить ГОСТ Р 6.30-2003, в котором даны требования к оформлению документов.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.
ГЛАВА I. СТЕПЕНЬ РАЗРАБОНАННОСТИ ПРОБЛЕМЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Проблема изучения красоты и ясности изложения деловой письменной речи изучается специалистами давно, и проблема является актуальной в настоящее время.
Существует множество учебно-справочных пособий, в которых рассматривается тема деловой переписки. Такие авторы как И. Кузнецов в учебных пособиях «Деловое письмо: учебно-справочное пособие», 2017 г. и «Деловое общение. Деловой этикет», 2005 г.; Трофимова О., Купчик Е «Основы делового письма», 2014 г.; Кибанов А.Я. «Этика деловых отношений», 2002 г.; Т. Лагутина, Л. Щуко «Деловое письмо. Справочник», 2005 г. рассматривают правила подготовки, оформления и отправки деловых писем.
В пособиях по делопроизводству авторы также часто рассматривают тему деловой переписки. В работе Анодиной Н. «Деловое письмо Методика составления и правила оформления», 2007 г.; Наумова Р., Суняева Ю. «Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и образцы документов», 2013 г.; Басаков М. «Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению», 2004 г, приведены термины и определения по делопроизводству, рассмотрены все реквизиты письма и правила оформления бланков писем. Рассмотрены правила оформления делового письма в России в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и правила оформления международного письма. Пособия содержат образцы и примеры оформления документов.
К проблеме международной переписки обращались такие авторы, как Жданов А. «Деловые письма и контракты на английском, русском, немецких языках», 2008 г.; Азарова О. «Я Вам пишу Деловые и личные письма по-английски и по-русски», 2005 г.; Гортман Т. «Деловые письма и ведомственные циркуляры» 2005 г. Их работы, посвященные деловой переписке, внесли вклад в область международных экономических отношений на русском, английском, немецком языках. Даются советы, как избежать орфографических и пунктуационных ошибок, как правильно выбрать тип письма или документа, соответствующий конкретной ситуации.
Существуют также издания, предлагающие готовые образцы деловых писем: Вудс Дж. «350 готовых деловых писем», 2008 г.; Вайнрайт Г. «Сложные деловые письма. Тактика убеждения на бумаге», 2002. содержится множество примеров деловой корреспонденции.
В работе Давтяна О. «Этикет делового письма», 2016 г., даются рекомендации по составлению наиболее распространенных видов деловых писем, включая переписку с религиозными и дипломатическими ведомствами, классификация деловых писем, общие правила составления и оформления деловых писем, и их типичные ошибки.
В работе «Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке», 2015 г. С. Карепина, демонстрирует, как написать эффектное деловое письмо, четкое по форме и содержанию. Все письма автор делит на 6 категорий: информирующие, убеждающие, продающие - а также отказы, претензии и возражения. Автор рассказывает, какую конкретную структуру нужно использовать для каждой категории писем.
Как правильно общаться в деловой переписке, как сделать письменное общение эффективным, можно узнать из таких работ, как Карепина А. «Искусство делового письма. Законы хитрости инструменты», 2015 г; «Язык письма. Действительно эффективные приемы составления писем и ведения деловой переписки», 2006 г; «Язык письма. Как писать тексты, которые продают, и письма, которые читают», 2016 г; Лихачева Л.С, «этикет деловой женщины, или практика непринужденного поведения», 2003 г.
К проблеме этикета деловой переписки обращались такие авторы, как Колтунова М. «Деловое письмо», 1998 г.; Южин В.И. «Энциклопедия этикета», 2008 г.
В периодических изданиях мы также можем увидеть рассмотрение темы деловых писем: печатные периодические издания «Делопроизводство», издательство «ООО управление персоналом», 1996-2018; «Делопроизводство и документооборот на предприятии», издательство «ООО деловая пресса», 2002-2018; «Секретарь-референт», «ООО профессиональное издательство», 2002-2018 г.
Электронные периодические издания «Делопресс» http://www.delo-press.ru/; Pro-делопроизводство https://www.sekretariat.ru/.
Таким образом, мы увидели, что степень проблема видов деловых писем достаточно хорошо разработана разными исследователями. В следующей главе, на основе проанализированной литературы, мы раскроем основные особенности деловых писем.

ГЛАВА II. СТРУКТУРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Деловые письма являются различными по содержанию документами, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Формализованность служебной документации позволяет быстрее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Формализованность является одним из признаков этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах, например в ГОСТах, и, таким образом, становятся едиными для всех деловых субъектов, а с другой - могут существенно отличаться от подобных правил, принятых в других странах.
По правилам делового общения, принятым в США, человек, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный момент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянутого в беседе

. В нашей отечественной деловой практике такая фамильярность считается излишней.
В то же время общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире.
В нашей стране хорошим тоном считается деловое письмо, выпаленное, в соответствии согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Деловые письма занимают большую часть служебных документов. Для достижения совей цели деловое письмо должно быть грамотно подготовлено и составлено.
Подготовка и составление служебных писем
К оформлению служебных писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, и понимать, как это выразить в понятной и сжатой форме. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка.
Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: реквизты организации, дату и регистрационный номер, адресата, текст письма и заголовок, подписи составителей, отметку о наличии приложений.
Структура служебного письма
Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Обращение. Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Иван Ильич!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.
Вводная часть. В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.
Основная часть. В основной части указывается главная цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.
Заключение. В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.
При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как: степень знакомства и характер отношений с адресатом; общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора; ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность; этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Правила оформления делового письма
Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.
Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов и формулировок, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет облегчить процесс составления делового письма. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.
Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.
Точность и однозначность формулировок. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.
Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.
Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.
Общие требования написания деловых писем
Письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.
Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании.
Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа. Текст на обратной стороне листа не допустим. Все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами. Широкие поля делаю письмом более легким для чтения и более привлекательным. Абзацы должны быть как можно короче. Каждую новую мысль следует начитать с красной строки и выражать ее как можно проще и лаконичнее.
В письме не должно быть ошибок в правописании, опечаток, неправильно построенных и двусмысленных фраз.
В левом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата и номер исходящего документа. Датой письма считают дату его подписания. Даты сейчас можно писать по-разному: «05.06.2014» или, например, «5 июня 2014».
Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи. Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне