Теоретические основы бизнес процессов и их регламентация

Введение

На стадии интенсивного развития технологического роста, максимально увеличиваются требования к конкурентным преимуществам любой компании, и руководители предприятий начинают поиски инновационных решений с целью повышения деятельности своего бизнеса.
Большую роль для компании оказывают новые ресурсные возможности, инструментом которых выступает внедрение в работу процессного подхода, который запускает механизм деятельности предприятия, моделируя в виде определенного количества многоуровневых процессов. Задача каждого процесса объединить сотрудников разных структурных подразделений предприятия, в связи, с чем будет формироваться четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им отделах. Работая по процессному подходу, управленец получает возможность прослеживать нынешнюю деятельность своего субъекта.
Бизнес – процесс может быть одним или несколькими объединенными процессами, которые приводят всегда к созданию продукта отвечающему требованиям потребителя.
В данной работе рассмотрено понятие бизнес – процессов их классификация и сущность. В содержании работы дана характеристика оптимизации бизнес – процессов, регламентации деятельности предприятия и выявлена связь с оптимизацией бизнес – процессов.

ПОНЯТИЕ БИЗНЕС – ПРОЦЕССА
Особый вклад в развитие концепции вложили такие зарубежные ученые, как М. Хаммер, Д. Нортон, Д. Мартин, Т.Кемпинг. Работы иностранных авторов были посвящены проблемам в сложности разработки и реализации проектов развития бизнес – процессов, разнообразие подходов и методик в данной предметной области. В девяностых годах появились работы российских ученых, которые продолжили разработку вопросов затронутых ранее зарубежными учеными. Значительный вклад в развитие бизнес – процессов в нашей стране внесли ученые: С.Н. Колесников Н. Г. Калянов, С.В. Рубцов, П. Н. Регин, Е. Зиндер, Ю.В. Трифонов и другие.
Бизнес – процесс – это определенная последовательность действия одного человека или группы лиц, которая ведет к конечному положительному результату, направленному на достижение цели.
В стабильно функционирующем предприятии можно насчитать десятки действующих бизнес – процессов.
Основной характеристикой бизнес – процесса является:
–осуществляется всегда с участием человека, так как, если процесс выполняется автоматической системой – это уже технологический процесс;
– в бизнес – процессе принимают участие всегда группа лиц, в явной или неявной форме;
–бизнес – процесс не существует без описания.
В каждой организации существуют различные бизнес – процессы, которые можно рассмотреть, как систему – совокупность взаимосвязанных элементов. (Таблица1)


Таблица 1.
Основные элементы бизнес – процессов
(Составлена автором)
Элементы бизнес – процесса Характеристика
вход (выходов) и выхода бизнес – процесса отражение главной цели бизнес – процесса, заключенных в входящих в процесс ресурсов которые необходимы для реализации того или иного процесса и конечный результат процесса
поставщик бизнес – процесса присутствие поставщика ресурсов (результатов деятельности других бизнес – процессов) важных для осуществления процесса
клиент бизнес – процесса действие бизнес – процесса направлено для кого – то или чего – то. Потребитель результата процесса выступает клиентом процесса
границы бизнес – процесса любой бизнес – процесс имеет свои границы, с которых он начинается, заканчивается или соприкасается с другими процессами
Одним из главных принципов организации бизнес-процессов является взаимосвязь их элементов и подпроцессов, так как правильное взаимодействие обеспечит высокую эффективность производства товаров и качественное предоставление услуг. Функционирование элементов бизнес-процесса можно отразить с помощью Рисунка 1.

2844165127063500553974021659850044824652165985001424940216598500396240216598500914402318385Возможные средства управления, а так же контрольные точки для мониторинга и изменений результатов деятельности
00Возможные средства управления, а так же контрольные точки для мониторинга и изменений результатов деятельности
51301651270635ПОСЛЕДУЮШИЕ ПРОЦЕССЫ
00ПОСЛЕДУЮШИЕ ПРОЦЕССЫ
38728651270635МАТЕРИЯ, ЭНЕРГИЯ,
ИНФОРМАЦИЯ
00МАТЕРИЯ, ЭНЕРГИЯ,
ИНФОРМАЦИЯ
-2705101270635ПРЕДЫДУЩИЕ ПРОЦЕССЫ
00ПРЕДЫДУЩИЕ ПРОЦЕССЫ
8915401270635МАТЕРИЯ, ЭНЕРГИЯ,
ИНФОРМАЦИЯ
00МАТЕРИЯ, ЭНЕРГИЯ,
ИНФОРМАЦИЯ
5063490556260Получатель выходов
00Получатель выходов
3996055565785Выход
00Выход
3482340280035001929765356235Деятельность
00Деятельность
22440892705100011677653810Точка начала
00Точка начала
891540565785Вход
00Вход
-270510565785Источники входов
00Источники входов


Рисунок 1. Схема функционирования элементов бизнес – процессов
(Составлена автором)
Принцип изменяемости и управляемости подразумевает, что процессы должны иметь определенные параметры, которые будут отражать его полноценное функционирование.
Бизнес – процессы имеют разную классификацию, самая простая делится:
– управляющие бизнес – процессы;
– основные бизнес – процессы;
– вспомогательные бизнес – процессы.
Классификация бизнес – процессов в более «глубоком» смысле по видам отражена на Рисунке 2.
Описание бизнес – процесса – это регламентация действий сотрудников фирмы в процессе выполнения последовательных трудовых функций, с целью описания действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

-19431037528500
-194310-62866001396365-281940БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ
00БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ

2567940187325Процессы характерные для производства товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания организации и целенаправленные на получение прибыли организации.
00Процессы характерные для производства товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания организации и целенаправленные на получение прибыли организации.
253365389255Основные бизнес - процессы
00Основные бизнес - процессы

216789024447400-19431021589900

2567940267335Процессы, предназначенные для производства товара или оказание услуги, которые являются дополняющими к основному производству деятельности организации и так же целенаправлены на получение прибыли организации.

00Процессы, предназначенные для производства товара или оказание услуги, которые являются дополняющими к основному производству деятельности организации и так же целенаправлены на получение прибыли организации.


253365107315Сопутствующие бизнес - процессы
00Сопутствующие бизнес - процессы

2167890825400-194310825400
2567940423545процессы, которые дают возможность соблюдать основные бизнес - процессы.(например: кадровые бизнес – процессы, финансовые бизнес – процессы)
00процессы, которые дают возможность соблюдать основные бизнес - процессы.(например: кадровые бизнес – процессы, финансовые бизнес – процессы)

29146588265Вспомогательные бизнес - процессы
00Вспомогательные бизнес - процессы

2167890253900-194310253900
2567940389255Процессы, задействованные на весь спектр управленческой деятельности на каждом отдельном уровне индивидуального бизнес - процесса
00Процессы, задействованные на весь спектр управленческой деятельности на каждом отдельном уровне индивидуального бизнес - процесса

-19431037972900253365123825Управляющие бизнес – процессы
00Управляющие бизнес – процессы

21678901587400
253365296545Обеспечивающие бизнес – процессы
00Обеспечивающие бизнес – процессы
2567940132715процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных бизнес - процессов

. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.
00процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных бизнес - процессов. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

-19431019304000216789018351500
 

Рисунок 2. Классификация бизнес – процессов по видам.
(Составлена автором)
Одним из самых простых методов который легок в обучении, и дает широкие возможности для построения бизнес – процессов – является метод SIPOC.
SIPOC — это акроним от английских слов Supplier (поставщик), Input (вход), Process (процесс), Output (выход), Customer (заказчик) (upd: пока готовил материал, встретил вариацию Client (клиент), что ничего не меняет, но все же). Данная модель дает возможность описывать процессы с точки зрения определенной цепочки действий, движения информации(товаров, услуг) между этапами процесса, а так же взаимоотношений, возникающих в результате процесса между различными участниками. Модель позволяет проследить бизнес-логику процесса, с высоким, но управляемым уровнем абстракции.
В Таблице 2 приведен пример построения бизнес – процесса с применением методики SIPOC.
Таблица 2.
Бизнес – процесс о встрече с клиентом по методике SIPOC
(Составлена автором)
Supplier (поставщик) Input (вход) Process (процесс) Output (выход) Customer (заказчик)
Клиент Входящий звонок Договоренность о встрече с клиентом Дата и время встречи Клиент

Запрос с сайта
ФИО участников со стороны компании


Руководитель проекта Исходящий звонок
Описание запроса Руководитель проекта

Исходящее письмо
ФИО участников со стороны клиента
Одной из широко используемых методик описания бизнес – процессов является стандарт IDEF0, которая дает описание бизнес процесса – компании на высоком уровне в функциональном аспекте.
Существует также стандарт IDEF3, который предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам построения блок-схем.
Нотация DFD  (Data Flow Diagramming), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами.
Качественное управление бизнес – процессами приводит к следующим результатам деятельности организации:
–Совершенствование производственного процесса;
–сокращение временных затрат на производство продукции;
–снижение затрат;
–повышение конкурентоспособности;
–повышение производительности труда;
–ускорение передачи информации в ходе действия бизнес – процесса;
–продуктивная работа сотрудников компании;
–оперативная реакция на изменения;
–эффективное планирование дальнейших действий.
В заключение данного раздела, необходимо подчеркнуть, что для эффективного применения процессного менеджмента, важно понять его основную идею и подчеркнуть выгоды, которые могут принести компании и ее собственнику четко отлаженные и формализованные бизнес-процессы. Бизнес – процесс – это комплекс мероприятий, которые направлены на создание определенного продукта для конечного потребителя.

2. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС – ПРОЦЕССОВ
В условиях нестабильной рыночной экономики, организации вынуждены разрабатывать мероприятия над повышением эффективности работы, одним из таких способов выступают мероприятия по оптимизации бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов – это ряд мероприятий, основное направление которые устремлено к увеличению их эффективности.
Задача оптимизации – определить наиболее эффективный путь, который будет помогать достижению целей предприятия (Рисунок 3).
2101215697865ОПТИМИЗАЦИЯ
00ОПТИМИЗАЦИЯ
33909042545Сокращение стоимости
00Сокращение стоимости
3867151143635Сокращение времени
00Сокращение времени
23583901560830Повышение качества
00Повышение качества
43205401143635Прозрачность процессов
00Прозрачность процессов
419671542545Повышение управляемости
00Повышение управляемости
154876559309000379666559309000154876510102850037966651010285002910840101028500


Рисунок 3. Результаты по оптимизации бизнес – процессов
(Составлена автором)

Основными признаками, которые свидетельствуют, что предприятию необходимы мероприятия по оптимизации бизнес – процессов являются:
–медленно протекает процесс принятия решений;
– принятые решения являются либо неэффективными, либо медленно исполняются;
– в коллективе присутствует неблагоприятная атмосфера, в связи с недостаточным регулированием их прав и обязанностей.
– большое количество временных затрат уходит на исполнение обыденных операций в деятельности организации. Для того, что оптимизация бизнес – процессов привела к желаемому результату необходимо соблюдать последовательность. Этапы оптимизации бизнес процессов изображены на Рисунке 4.
63436518478500634365177165001615440-1905ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ
00ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ

-51435260985Выявление проблемы
00Выявление проблемы
2329815165735Необходимо определить какие бизнес – процесса снижают деятельность организации.
00Необходимо определить какие бизнес – процесса снижают деятельность организации.

63436524955500201549011620500216789027813000
2329815266700Определив «слабые стороны», руководитель проекта должен определить сроки оптимизации бизнес – процессов. Цель должна быть – четкой, ожидаемый результат – измеримым.
00Определив «слабые стороны», руководитель проекта должен определить сроки оптимизации бизнес – процессов