Связь понятий "информация" и "документ"

Введение

Актуальность исследовательской работы в том, что в современных условиях создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.
Слово «документ» имеет латинские корни, что в переводе означает «доказательство». В любом документе присутствует три основных элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации. Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение – это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание, при этом, уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.
Документированная информация – это информация, содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений и условно они разделены на несколько классов. Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств – этот способ документирования считается наиболее распространенным.
В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств – это могут быть: электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и т.д. Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация. Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости, в процессе изучения сведений, устанавливается факт тождественности, совпадения данных.
Целью исследовательской работы является: «Связь понятия «информация» и «документ»». Для достижения заданной цели, по ходу исследования, будут предприняты следующие задачи:
Рассмотреть сущность документационной информации и ее правовой режим в России;
Выявить роль системы электронного документооборота для современного предприятия.
Объектом исследовательской работы выступят – информация и документы. А предметом исследования выступят – взаимосвязь информации и документов.
Методологическая основа написания исследовательской работы основана на методах научного познания, таких как: методах сравнительного исследования, синтеза теоретического материала, методах эмпирического исследования, таких как: сбор, анализ, изучение, обобщение, и сравнение. Информационной и теоретической основой написания исследования послужили: научная литература, научные статьи, периодические издания, Интернет-ресурсы, нормативные правовые акты Российской Федерации (далее по тексту – РФ).
По ходу исследовательской работы основной акцент пришелся на труды таких авторов как: Бикеева М.В., Кислякова А.С., Жильников А.Ю., Михайлова О.С., Зинина Л.И., Русанова М.О., Карасева А.Е., Никитина Т., Терещенко Р.Д., Башкова И.С., Тхакохов А.А., Черемушкин А.В. и другие.
Данная исследовательская работа состоит из: введения, двух параграфов, заключения и библиографического списка литературы. Сама структура работы соответствует цели и задачам исследования.


СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ ПРАВОВОЙ РЕЖИМ В РОССИИ

Прежде чем приступить к анализу сущности документационной информации, рассмотрим связь понятий «информация» и «документ». Итак, многофункциональность термина «информация» породила множество его толкований. Так, в зависимости от сферы использования, информация – это:
новые знания, которые получает потребитель в результате восприятия и обработки данных;
коммуникация и связь, в результате которых снимается неопределенность;
передача разнообразности;
вероятность выбора;
мера сложности структур;
универсальная субстанция, пронизывающая каждую сферу деятельности человека, которая служит проводником знаний и мыслей, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения.
Согласно Федеральному закону РФ №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», это понятие толкуется как «сведения (сообщения) независимо от формы их представления». Таким образом, информация – это данные, представленные в различных видах.
Что касаемо понятия «документ», то – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств. В основном, все имеющиеся определения понятия «документ» подчеркивают его информационный характер (сущность). В Законе РФ №149-ФЗ говорится, что «информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи». И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.
Правовой режим документированной информации, порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством РФ. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений. Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации – это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт, где в ходе реформ он был преобразован в Агентство.
Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями Федерального закона №184-ФЗ «О техническом регулировании»

. Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.
Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения. Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.
Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в Федеральных законах или других нормативных актах РФ.
Информационные ресурсы считаются объектами отношений юридических лиц, граждан и государства. Существующий режим документированной информации обеспечивает защиту данных. Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими: правила документирования сведений; право собственности на документы и их массивы, в том числе в информационных системах; категорию данных по уровню доступа к ним; порядок обеспечения защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физическими лицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.
Информационные ресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие – крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.
Государственные информационные ресурсы РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств. Ими управляют государственные органы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий. Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации – эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам, относятся к государственной тайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.
Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания.
Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику. Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в Федеральном законе №77-ФЗ. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.
Обязательные экземпляры распределяются между юридическими лицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают: книжная палата; государственная, научно-техническая и национальная библиотеки; библиотеки РАН; российская библиотека для слепых; федеральный институт промышленной собственности; парламентская библиотека; федеральный фонд государственных стандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных либо международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.
Существуют, также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и т.д. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.
Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов. Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством РФ и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.
Таким образом, понятие «информация и «документ» тесным образом взаимосвязаны между собой, потому как документ является ее основным носителем. Поскольку содержание и само понятие «документ» связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией документа является информационная. Общепризнано, что самым распространенным средством удостоверения фактов сегодня являются документы. Сфера использования документов необычайно широка – они используются, практически, в любой области человеческой деятельности, где обращается какая-либо информация. А обмен информацией – это необходимое условие как для личности, так и для организаций, особенно в сегодняшних условиях информационного бума.
Информационные потоки являются важным ресурсом любой организации. Внедрение системы электронного документооборота решают проблемы традиционного документооборота, а также предоставляют дополнительные преимущества в работе организации. Поэтому, было бы целесообразным далее рассмотреть этапы внедрения системы электронного документооборота, а также эффекты от ее внедрения.


РОЛЬ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

В современном развивающемся информационном мире количество используемых документов стремительно растет