Способы документирования и их развитие

Основой управления является документированная информация, его эффективность во многом основана на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, так как информация пронизывает все органы управления.
Документы и документальная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридическую силу и тем самым способствуют их реализации.
Информация записывается в документы, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.
Качество и эффективность аппарата управления во многом определяется способностью соответствующих должностных лиц составлять и оформлять документы управления. По сути, организация работы с документами является координационным центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полное знание местонахождения людей в вашем подразделении, правильную переписку, подготовку к организации телефонных переговоров и т. Д. Все это особенно необходимо для быстрого осуществления срочного назначения руководства для определенных должностных лиц назначенного подразделения.
В связи с этим целью работы является изучение основных концепций документации.
Основные задачи этой работы:
- анализ основных правил подготовки и оформления документов в соответствии с действующими в России стандартами;
- изучение основных методов.
1.Понятие документации
Документация - это практика, связанная со всеми процессами передачи документов из источников пользователям. Объем и разнообразие документов огромны, и, следовательно, процедуры обращения с ними часто прагматичны. Тем не менее, появляются принципы, которые могут быть применены на практике. Именно эти принципы мы можем назвать «концепциями документации».
Процедуры документации варьируются от одного сектора или одного типа к другому. В целом, они могут включать в себя составление документов, форматирование, отправку, проверку, утверждение, распространение, репостирование и отслеживание и т. Д. И созываются соответствующими СОП в регулирующей отрасли. Это может также включать создание контента с нуля. Документация должна быть удобной для чтения и понимания. Если оно слишком длинное и многословное, оно может быть неправильно понято или проигнорировано. Ясные, короткие, знакомые слова должны использоваться не более 15 слов в предложении. Следует использовать только гендерно гипернейтральное слово и избегать культурных предубеждений. Процедуры должны быть пронумерованы, когда они должны быть выполнены
Технические писатели и корпоративные коммуникаторы - профессионалы, чья сфера и работа - документация. В идеале технические писатели имеют опыт как в предметной области, так и в написании и управлении контентом (информационная архитектура). Технические писатели чаще сотрудничают с экспертами в предметной области (МСП), такими как инженеры, технические эксперты, медицинские работники или другие типы клиентов, чтобы определить и затем создать контент (документацию), который отвечает потребностям пользователя. Корпоративные коммуникации включают в себя другие виды письменной документации, которая требуется для большинства компаний.
2 Инструменты для документирования программного обеспечения
Существует много типов программного обеспечения и приложений, используемых для создания документации.
Папка программного обеспечения документации (SDF)
Распространенным типом программного документа, написанного программистами в индустрии моделирования, является SDF. При разработке программного обеспечения для симулятора, которое может варьироваться от встроенных устройств авионики до трехмерных баз данных местности с помощью полнофункциональных систем управления движением, инженер ведет тетрадь с подробным описанием разработки «сборки» проекта или модуля. Документ может быть вики-страницей, документом MS Word или другой средой. Они должны содержать раздел требований, раздел интерфейса, чтобы детализировать интерфейс связи программного обеспечения. Часто раздел примечаний используется для детальной проверки концепции, а затем для отслеживания ошибок и улучшений. Наконец, раздел тестирования, чтобы документировать, как тестировалось программное обеспечение. Это документальное подтверждение соответствия требованиям клиента. Результатом является подробное описание того, как разработано программное обеспечение, как создать и установить программное обеспечение на целевом устройстве, а также все известные дефекты и обходные пути. Этот документ сборки позволяет будущим разработчикам и сопровождающим своевременно освоить программное обеспечение, а также предоставляет план по изменению кода или поиску ошибок.
3.Способы документирования
Исторически первым способом документирования был описательный способ защиты и передачи информации - описательное письмо, то есть письмо, которое использует графические символы (картинки, буквы, цифры) для захвата и передачи аудиоинформации. В своем развитии это письмо прошло несколько этапов, в результате чего были заменены несколько типов букв:
1.пиктографический;
2.идеографический (логографический);
3.слог (слог);
4.буквенно-цифровой (буквенный, фонографический).
Пиктографическое письмо (от лат. «Pictus» - написано красками, написано по-гречески. «Grapho» - пишу я, то есть графическое письмо) - древнейший тип письма. Это выросло из примитивной живописи. Ученые связывают появление пиктографии с эпохой неолита, с 8-6 тысяч лет до н.э. Появление в этот период относительно больших сообществ людей - племен, племенных союзов - создало необходимость консолидировать и передавать информацию на большие расстояния. С помощью картинки (пиктограммы) передавалось любое сообщение в целом.
Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку он не связан с конкретным языком и может быть расшифрован (прочитан) на любом языке.
Однако пиктографическое письмо имеет существенные недостатки. Один и тот же значок можно интерпретировать по-разному. С помощью пиктографии невозможно передать информацию, содержащую абстрактные, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т. Д.).
В идеографическом письме информация пишется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определенные лица и уже передают отдельные слова, то есть здоровую речь

. Высочайшим этапом в развитии идеографии стало иероглифическое письмо (Египет, Месопотамия), появившееся около 4 тыс. До н.э.
Третьим этапом развития буквы был слог или слог письма (от греч. «Sullabe» - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Силлабические системы появились в 2–1 тыс. До н. Самыми древними слоговыми системами были шумерские, критские, майяские письменности. Позже японская слоговая азбука «кана» и корейская письменность.
Из слогового письма в 2 тыс. До н.э. возникла буквенно-цифровая (буквенная) буква. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. «Фонема» - звук), поэтому его часто называют фонемографическим. Буква «звук-звук» подразделяется на согласный звук (передача только согласных) и голосовой звук (передача согласных и гласных).
Греческий алфавит лег в основу славянского алфавита. Его создание во второй половине 9 в. связаны с именами знаменитых просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянская письменность имела две графические разновидности - кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытесняя глаголицу, существовала без каких-либо серьезных изменений до начала 18-го века. Первоначально кирилловский алфавит состоял из 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Более того, составители заимствовали только 24 буквы из греческого алфавита, остальные были специально созданы для передачи звуков славянской речи.
Впоследствии русская письменность постоянно развивалась, в том числе под влиянием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровского (1707-1710) и советского (1917-1918).
Современный русский алфавит состоит из 33 букв. Письменность на основе кирилла в настоящее время используется людьми, которые говорят на шести дюжинах языков и составляют до 10% населения мира.
Таким образом, развитие письменности прошло долгий исторический путь: от рисунков (пиктограмм) до сложных идеографических систем и от них до более простых слоговых и буквенно-цифровых систем. Развитие письма было связано с возросшими социальными потребностями, а также с необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли также материалы и инструменты, которые использовались в разные эпохи для письма. Сегодня описательное письмо остается наиболее важным способом документирования, прежде всего, сбора и хранения информации на естественных языках.
Стенография
Наряду с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произношения слов примерно в 5-6 раз выше, чем у их письменного изображения. В обычном правописании вы можете написать 15-20 слов в минуту, в то время как живая речь может быть доставлена ​​со скоростью около 100 слов в минуту и ​​выше. Не случайно в древние времена предпринимались безуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так появилась стенография (от греч. «Стенус» - узкий, тесный и «графо» - пишу ). Изобретателем латинского буквального письма был Тайрон, раб известного римского оратора Цицерона, который служил его литературным секретарем. В честь изобретателя латинская стенография называется «тироновых нот».
Сначала сокращение было словесным, т. Е. Каждое слово имеет свой собственный знак. Первоначально количество таких знаков составляло около 5 тысяч, а впоследствии достигло 13 тысяч, что очень сложно для практического использования стенографии.
Решение было найдено в изобретении в начале 17 века. Буквальная система, автором которой был англичанин Уиллис. Эта система буквально распространена во многих странах мира. В течение нескольких столетий было создано много разновидностей этой системы. Первая положительная прямая линия основана на точке, окружности и ее частях.
В алфавитной системе сокращения каждая буква соответствует своему собственному сокращенному знаку. В то же время широко используются методы идеографического, слогового, словарного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает фразу или даже целую речь. Таким образом, по-своему, все основные этапы развития письменности.
Изучение стенографии очень трудоемко, требует постоянной практики, работа стенографии очень интенсивна. Кроме того, декодирование текста, написанного условными символами, занимает много времени. Текст должен быть написан в текстовом формате. Попытки перехода в середине 20-го века не дали желаемых результатов. В настоящее время разработка автоматизированных инструментов для документирования стенограммы оказалась почти исчерпывающей в процессе создания офисных документов, хотя она продолжает использоваться в некоторых местах в ограниченных масштабах.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Техническая документация - это способ закрепить техническую мысль на материальном носителе.
Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, которая включает в себя проектирование, строительство, разработку технологических процессов, исследовательскую деятельность, организацию промышленного производства, а также геологоразведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы являются общим названием для графических и текстовых документов, которые отражают техническую мысль.
В технической документации в основном используются графические средства (чертежи, диаграммы, схемы, рисунки, графики), поскольку при использовании буквы часто трудно или невозможно передать точную информацию об объекте, объекте, явлении. Формализованный графический язык - это особая знаковая система передачи информации. Графическое изображение представляет собой «надлежащим образом составленный набор графических элементов, которые имеют условное значение. Графическое изображение включает в себя пять элементов: точки, линии, формы, цвета, текстуры (штриховка)». В то же время словесная форма и тексты также довольно широко используются в технической документации.
Обычно весь спектр технической документации делится на 4 группы:
документы учета информации о средствах производства (проектная документация);
результаты учета трудового процесса (технологическая документация);
записанная информация о природе как объекте человеческой деятельности (документы по геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);
документы, относящиеся к сфере обслуживания и потребления, с использованием технических средств.
Во всех группах технической документации чертежи занимают значительную долю