Совершенствование системы электронного документооборота в органах государственной и муниципальной власти

Введение

Последние несколько лет перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных и муниципальных услуг, снижения затрат на содержание государственного аппарата и повышения эффективности его деятельности с использованием современных информационных технологий.
Таким образом, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы совершенствования делопроизводства в органах местного самоуправления. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объект исследования – местная Администрация муниципального образования город Кронштадт.
В качестве предмета исследования выбраны процессы документирования деятельности местной Администрации МО город Кронштадт на базе использования электронного документооборота.
Цель работы – анализ системы делопроизводства местной Администрации МО город Кронштадт, а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию в условиях внедрения электронного документооборота.
Для достижения намеченной цели требуется решить следующие задачи:
1) дать общую характеристику деятельности отдела контроля и организации работы с документами местной Администрации МО город Кронштадт;
2) провести анализ практики реализации делопроизводства и документооборота в местной Администрации МО город Кронштадт;
3) определить основные направления совершенствования деятельности местной Администрации МО город Кронштадт на основе технологии электронного документооборота.
Теоретико-методологической основой исследования послужили нормативно-правовые акты РФ, работы отечественных исследователей в области изучения организации работы с документами в государственных и муниципальных органах власти.
Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов сети Internet, локальные нормативные акты местной Администрации МО город Кронштадт.
Структура курсовой работы построена в соответствии с целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три главы, список использованных источников.


1 Теоретические аспекты делопроизводства

Муниципальное управление по своей внутренней организации и взаимодействию с населением сегодня выходит на новый уровень – электронный. Причина объективна – рост информационных потоков, связанный с многочисленными обращениями граждан и организаций, сотнями тысяч документов различного назначения [9].
Широкое применение информационных технологий в сфере государственного и муниципального управления позволяет повысить эффективность: межведомственного взаимодействия; предоставления государственных и муниципальных услуг населению и организациям; персональной и коллективной работы сотрудников федеральных органов государственной власти. И самое главное – они позволят перейти на электронный документооборот [7].
Внедрение электронного документооборота является в настоящее время одной из приоритетных задач органов власти, успешная реализация которой позволит обеспечить переход на более качественный уровень работы государственных и муниципальных служащих [12].
Электронный документооборот как составная часть электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру [20].
Электронный документооборот, как правило, включает совершение участниками следующих действий, приведенных на рисунке 1.
Aктуaльнocть внeдpeния элeктpoннoгo дoкумeнтooбopoтa в органах власти oпpeдeляeтcя oбъeктивными требованиями вpeмeни, тaкими кaк pocт инфopмaциoннoгo пoтoкa и динaмичнocть инфopмaциoннoй cpeды [19]. Перед администрациями муниципальных районов и городских округов ставится задача по совершенствованию электронного документооборота, максимальному избавлению от передачи бумажного документа при работе внутри подразделений учреждения и смежными структурами.

Рисунок 1 – Порядок электронного документооборота [8]

Внедрение электронного документооборота в органе государственной власти или местного самоуправления требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:
– средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому программному обечпечению документооборота; обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;
– средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;
– автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
– психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
– служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму [15].
В системе делопроизводства органов власти особое внимание следует уделять работе с обращениями граждан как одному из приоритетных направлений деятельности муниципальных органов, призванное обеспечить соблюдение, защиту, а в необходимых случаях – восстановление нарушенных конституционных прав и законных интересов граждан [16]. Соответственно автоматизация процессов работы с обращениями граждан сегодня также весьма актуальна.
Смешанный документооборот – это движение документов, включаемых в системы традиционного (бумажного) и электронного документооборота государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с использованием технологий конвертации и миграции документов в соответствии с утвержденными правилами [17].
Смешанный документооборот – это реальность сегодняшнего дня.
Однако внедрение электронного документооборота помогает оптимизировать организационные процедуры, сделать их более простыми и логичными. Сегодня к подобным системам, установленным в органах государственной и муниципальной власти, предъявляются еще более высокие требования, так как большую часть их документооборота составляет информация государственного назначения [13].
В заключение параграфа автор считает необходимым выделить несколько проблем документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления, которые требуют незамедлительного решения:
1) отсутствие логически выстроенной нормативно-правовой базы по вопросам организации электронного документооборота;
2) необеспеченность муниципальных органов квалифицированными специалистами, готовыми к работе с электронными документами;
3) низкие темпы внедрения системы электронного документооборота.
2 Организация делопроизводства в местной Администрации муниципального образования город Кронштадт

Местная Администрация муниципального образования город Кронштадт (далее - Администрация) – это исполнительный орган местного самоуправления, наделенный, согласно Уставу муниципального образования город Крондштадт, полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами города Санкт-Петербурга, и не входящий в систему органов государственной власти [2].
Местонахождение Администрации: 197760, г. Кронштадт, ул. Зосимова д. 11 лит. А [14].
Штат администрации на сегодняшний день составляет 120 сотрудников, включая 101 муниципального служащего и 19 обеспечивающих единиц.
Работа со служебными документами, адресованными Администрации, оформление служебных документов местной Администрации осуществляются в порядке, установленном Регламентом работы Администрации и Инструкцией по делопроизводству Администрации [3]. Работу с документами в Администрации организует управляющий делами Администрации. В подчинении Управляющего делами находится отдел контроля и организации работы с документами, а также отдел информационно-аналитической и кадровой работы.
Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – отделе контроля и организации работы с документами.
Документооборот Администрации складывается из совокупности входящей, исходящей (рисунок 2) и внутренней документации (рисунок 3).

Рисунок 2 – Динамика входящей и исходящей документации за 2013-2015 гг.


Рисунок 3 – Количество внутренних документов Администрации в 2015 году

Как видно из рисунка 2, количество входящей документации, поступающей в адрес Администрации города, с каждым годом существенно возрастает. Только за последние три года их число увеличилось на 2000 документов. Исходящие документы имеют плавающую динамику: в 2014 году их количество снизилось на 1950 ед. по сравнению с 2013 годом, но в 2015 году их число увеличилось на 10% (850 документов).
Что касается внутренней документации, по здесь следует отметить, что большую долю в структуре занимают постановления – 68%.
Далее приведен порядок работы с входящими и исходящими документами.
Так, прием, первоначальная обработка, регистрация и учет, за исключением секретных документов, шифротелеграмм, других документов ограниченного доступа, поступивших в адрес Администрации, осуществляются специалистами отдела контроля и организации работы с документами. В процессе обработки поступившей корреспонденции отделом проверяются правильность доставки и целостность вложенных в конверт документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации.
После регистрации в тот же день вся корреспонденция передается управляющему делами для предварительного рассмотрения в целях выделения документов, требующих рассмотрения Главой администрации

. Документы, не требующие рассмотрения и визирования Главой администрации, направляются на рассмотрение Первому заместителю Главы администрации, заместителям Главы администрации согласно распределению функциональных обязанностей.
По поступающим документам Глава администрации, Первый заместитель Главы администрации, заместители Главы администрации принимают оперативные решения в виде поручений, указаний, которые учитываются отделом контроля и организации работы с документами.
Для наиболее полного отображения документооборота в местной администрации муниципального образования город Кронштадт в автором разработаны оперограммы движения документов.
Оперограмма прохождения входящих документов в местной администрации муниципального образования город Кронштадт представлена в таблице 1.


Таблица 1 – Оперограмма движения входящих документов в местной Администрации муниципального образования город Кронштадт
-254014224000Кто выполняет

Операции Отдел КОиРД Руковод-ство Специалист территориального отдела Руководство территориального отдела Исполни-тели
1. Прием документов 259080109220004400552139950020193021399500


2. Вскрытие


3. Сортировка


4.Регистрация


5. Передача на рассмотрение руководству


6. Рассмотрение руководством


7. Получение от руководства рассмотренных документов


8. Фиксация резолюции


9. Постановка на контроль


10. Передача в территориальный отдел


11. Получение документа территориальным отделом


12. Регистрация документов


13. Рассмотрение руководством территориального отдела


Примечания:
-184159144000– движение документов, поступающих на имя Главы местной администрации
-196859271000– движение документов, поступающих на имя руководителей территориальных отделов местной администрации
-196858509000– движение нерегистрируемых документов.

Порядок работы с исходящими документами в местной Администрации муниципального образования город Кронштадт схематично представлен ниже в таблице 2.

Таблица 2 – Оперограмма движения исходящих документов местной Администрации муниципального образования город Кронштадт
-5969011366500Кто выполняет

Операции Исполнители Территориальные отделы Юридический отдел Глава Администрации Отдел КиОРД


Специалисты Руководство


1.Составление проекта -15240118745009906016764000 741045-127000


2. Согласование


3. Внесение изменений


4.Печать


5. Визирование


6.Внесение изменений


7. Считка


8. Визирование


9. Передача на подпись


10 Подписание


11 Передача на регистрацию


12. Регистрация


13. Отправка


Примечания:
-184159144000– движение документов, подписываемых главой местной администрации
-196859271000– движение документов, подписываемых руководителями отделов администрации

Кроме того, важную роль в документообороте Администрации играют обращения граждан. Поэтому автор работы считает целесообразным также рассмотреть обращения граждан в местной администрации города в динамике.
Так, за 2014 год в местной Администрации МО г. Кронштадт поступило 6281 обращение граждан, в т.ч. через вышестоящие органы – 1222 обращения. Из всех письменных обращений граждан, поступивших в Администрацию коллективных обращений – 33, жалоб – 71, в т.ч. 6 коллективных жалоб.
Динамика обращений на 2011-2015 гг. приведена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Динамика количества обращений граждан, поступивших в адрес местной Администрации муниципального образования город Кронштадт в 2011-2015 гг. [18]

В целом, из анализа динамики обращений граждан (как и других документов учреждения – входящих и исходящих) видно, что их количество с 2011 года значительно выросло. При том увеличилось число электронных обращений, поступающих в адрес Администрации. Это приводит к необходимости совершенствования автоматизации документирования деятельности данного учреждения.


2 Анализ и оценка эффективности системы электронного документооборота в местной Администрации МО город Кронштадт

При рассмотрении документооборота местной Администрации МО город Кронштадт следует рассмотреть информационную среду учреждения, которая складывается из информационных систем, представленных на рисунке 5.

Рисунок 5 – Информационные системы, используемые в работе документооборота местной Администрации МО город Кронштадт

В рамках данной работы подробно рассмотрена система электронного документооборота «Дело», поскольку именно посредством данной системы реализуется общий электронный документооборот учреждения.
Важно отметить, что до 2012 года все документы (входящая, исходящая корреспонденция, распорядительные акты, обращения граждан и т.д.) в администрации регистрировались в журналах и книгах регистрации документов на бумажном носителе. С ростом объема документооборота в администрации, встала необходимость в создании электронного документооборота. Но реально администрация начала переход от традиционного бумажного документооборота пока что не к электронному, а к смешанному документообороту.
Наглядно смешанный документооборот просматривается при рассмотрении обращений граждан. Как было указано в предыдущем параграфе, за 2015 год в местную Администрацию поступило 6281 письменных обращений граждан, в т.ч. через вышестоящие органы – 1222 обращения. По электронной почте в 2015 году обратилось 573 граждан.
Динамика соотношения письменных и электронных обращений граждан, поступивших в адрес администрации, приведена в таблице 3.

Таблица 3 – Количество письменных обращений граждан в местную Администрацию МО город Кронштадт
Обращения Исследуемый период, год Отклонение, 2015/2011, +/–

2011 2012 2013 2014 2015
Всего обращений, в т.ч.: 2418 4635 7558 6233 6281 3863
по электронной почте, шт. 0 193 497 507 573 573
Доля обращений, поступивших по электронной почте, % 0 4,2 6,6 8,0 9,1 9,1

Из анализа динамики обращений граждан видно, что количество обращений с 2011 года значительно выросло. Как видно из приведенных данных доля обращений, поступивших по электронной почте, увеличивается, и в 2015 году уже составила 9,1%.
В связи с данной динамикой, в 2012 году в администрации было принято решение об установлении системы электронного документооборота «Дело».
На протяжении 2011-2015 годов в администрации города была установлена локальная сеть, объединяющая все структурные подразделения администрации, и все необходимые документы отсылаются специалистами структурных подразделений по сети. На сегодняшний день в системе работает порядка 120 специалистов администрации города.
На рисунке 6 показаны зарегистрированные документы, из которых можно выбрать группу документа, наведя курсор и нажав иконку «выбрать».
Подводя итог рассмотрения смешанного документооборота обращения гражданина в аппарате документооборота местной Администрации МО город Кронштадт, следует отметить, что нельзя определить четкие границы начала и завершения бумажного и электронного документооборота, т.к. обращение гражданина находится в постоянном процессе миграции и конвертации.

Рисунок 6 – Поиск документов в СЭД «Дело»

В целом, для оценки эффективности системы электронного документооборота в местной Администрации МО город Кронштадт было проведено анкетирование 10 сотрудников. Специалистам местной администрации было задано 4 вопроса:
1. Оцените качество внедрения СЭД «Дело» в местной Администрации МО город Кронштадт (отлично, хорошо, удовлетворительно).
2. Что дало внедрение СЭД «Дело» в местной Администрации МО город Кронштадт в делопроизводстве учреждения (выберите 3 ответа):
– упорядочение процессов документооборота;
– обеспечение надлежащего контроля исполнения документов;
– автоматизация работы с входящими/исходящими документами и корреспонденцией;
– сокращение сроков регистрации и прохождения документов;
– переход к единой схеме работы с документами.
3. Необходимо ли дальнейшее совершенствование делопроизводства в местной Администрации МО город Кронштадт.
4. Напишите свои пожелания по совершенствованию документирования в условиях внедрения СЭД «Дело» в местной Администрации МО город Кронштадт.
Результаты анкетирования следующие.
Так, на первый вопрос анкеты были получены следующие ответы: 8 человек – отлично;1 человек – хорошо, 1 человек – удовлетворительно.
В ответе на второй вопрос анкеты были даны следующие ответы:
– 9 ответов – упорядочение процессов документооборота;
– 5 ответов – переход к единой схеме работы с документами;
– 4 ответа – автоматизация работы с входящими и исходящими документами и корреспонденцией;
– 8 – сокращение сроков регистрации и прохождения документов;
– 4 ответа – обеспечение надлежащего контроля исполнения документов.
На третий вопрос анкеты получены следующие ответы: 5 человек – да; 2 человека – нет; 3 человека – не уверен(а).
И, наконец, на последний вопрос были даны следующие ответы:
1) совершенствование регламентации работы в СЭД «Дело»;
2) полная автоматизация структур МО, включая форты и маяк;
3) обучение сотрудников по работе в СЭД «Дело».
В целом, в системе электронного документооборота в местной администрации выявлены следующие проблемные места, требующие улучшения:
1) недостаточно эффективно реализуются процессы по разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию работы в СЭД. Как правило, работа по документированию деятельности основана на устаревших документах или нормативных и методических документах вышестоящих организаций