Системы стандартов по управлению информацией

Введение

Информация является неотъемлемой частью ведения дел в процессе деловой деятельности любой организации. Все услуги, которые предоставляются различным организациям, компаниям и гражданам основаны на информации. Важно обеспечить свободный поток информации между заинтересованными организациями, компаниями и гражданами. Грамотное управление информацией играет главнейшую роль во всех видах деятельности.
Структура управления информацией обеспечивает интегрированное, авторизированное и практическое руководство для управления информацией путем создания стандартов и рекомендаций. Такое руководство отображает требования информационного законодательства и правил, а также знания и практическое их применение, относительно которых существует общее согласие на основе ценности и полезности.
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 - Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Стандарт утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

1 Область применения
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования .
Все общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам.
Настоящий стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.
Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях и предназначен для:
- руководителей (менеджеров) организаций,
- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями,
- сотрудников (персонала) организаций,
- других частных лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

2. Преимущества управления документами
Управление документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами, так и любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе их деловой деятельности.
Управление документами в организации включает:
а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
в) установление и распространение процедур и руководящих указаний;
г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и
отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.
Документы позволяют организациям:
− осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
− предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;
− обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
− обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
− повышать эффективность деятельности всей организации;
− обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
− соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
− обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
− защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
− обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;
− предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
− обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;
− сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

3. Регулирующая среда
Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.
Регулирующая среда включает:
а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
б) стандарты, относящиеся к практической деятельности;
в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;
Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, позволяют определить, какие из этих элементов регулирующей среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы к требованиям по управлению документами в конкретной организации.

5. Политика и ответственность
Организации, стремящиеся к соблюдению требований настоящего стандарта, должны принять, документально зафиксировать, поддерживать и распространять политику, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для работы свидетельства, отчетность и информацию о своей деятельности.
Организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечить информирование об этой политике и ее применение на всех организационных уровнях.
Политика должна быть принята и одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений и распространена во всей организации. Также следует распределить ответственность за ее соблюдение.
Политика должна разрабатываться на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Политика должна регулярно пересматриваться с тем, чтобы обеспечить отражение ею текущих потребностей деловой деятельности.
Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и объявлены во всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе: управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.
Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации

. Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом.
Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:
а) Специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности.
б) Ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации.
в) Системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации.
г) Все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами могут принимать участие архивные органы.

5. Требования к управлению документами
Документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.
Для этого организации должны принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую:
а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;
б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;
в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;
г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;
д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;
е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации;
и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;
л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
Правила создания документов и данных о документах и их включения в систему должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.
Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.
Документ должен правильно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое действие. Он должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.
Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:
а) структура документа, то есть его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной;
б) в документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);
в) должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.
Политика, процедуры и практика управления документами должны обеспечить создание надежных документов
Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это и был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия .
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.
Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте — контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

6 Проектирование и внедрение документной системы
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии политики, процедур и практики, а также проектировании и внедрении документных систем в соответствии с оперативными потребностями организации и регулирующей средой.
Принятая организацией стратегия документирования собственной деловой деятельности должна определять, какие документы требуются, когда, как и где они должны быть включены в документные системы.
Стратегия внедрения соответствующих документных систем может включать:
а) проектирование документных систем;
б) документирование процессов функционирования документных систем;
в) подготовка сотрудников, работающих с документами;
г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;
д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документах (при соблюдении соответствия регулирующей среде).
Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав плановой документации организации.
Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов, как составной части документной системы.
Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
Документная система должна:
а) в соответствии с установленным порядком включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности;
б) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя документов;
в) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
г) в соответствии с установленным порядком функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
д) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным