Роль презентаций в деятельности современных организаций

Введение

Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного нового вида продукции. Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта. презентация деловой этикет речь. Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию. Цель нашей работы состоит в том, чтоб разобраться, на сколько важна роль презентаций в деловом общении и для современных организаций в целом. Для реализации данной цели мы выполним следующие задачи:- ознакомится с понятием презентация; - выявить структурные компоненты презентации, какие существуют виды презентаций; - изучить какие современные методы существуют для презентаций и их роль.


1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1.Презентация как часть делового общения
Презентация – это в значительной степени персональная выставка. Одно из назначений презентаций – публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного: книги, кинофильма, организации, нового вида продукции. Роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель – убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта. Если презентация терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию. Презентация становится неотъемлемым атрибутом профессиональной деятельности современного специалиста. Особое значение презентация имеет в области сотрудничества компаний и некоммерческих организаций, где распространяется информация о том или ином продукте, услуге или проекте [1, ]. Можно смело сказать, что в наше время такой вид делового общения принадлежит к числу тех профессиональных умений, которые составляют основу общей культуры специалиста.Основная функция презентации как средства общения заключается в передаче определенной информации партнерам по деловому контакту с учетом конкретных обстоятельств ситуации. Таковыми могут быть: время и место проведения, характеристика реципиентов и, в значительной степени, специфика объекта презентации.Работа по подготовке презентации составляет важную часть образовательной деятельности в рамках освоения учебных дисциплин, формирующих профессиональные компетенции. Применение презентаций преподавателями способствует облегчению восприятия предлагаемого материала посредством визуализации и структуризации представляемой информации. Использование презентаций обучающимися должно осуществляться на этапе, когда студенты уже адекватно ориентируются в понятийном аппарате своей специальности, а в случае подготовки презентаций на иностранных языках — когда у них созданы речевые автоматизмы, необходимые для коммуникативно-достаточного общения по профессиональной тематике.С методической точки зрения в организации обучения искусству презентации должны быть предусмотрены следующие виды учебной деятельности.1. Работа с образцами текстов презентаций. Обучаемые овладевают структурно-смысловой организацией текста и определяют стратегию коммуникации.2. Работа с отдельными структурными составляющими презентации. Могут быть предложены профессионально ориентированные задания, направленные на формирование у обучающихся умений и навыков реализации отдельных компонентов презентации.3. Практика проведения презентаций. Предлагаются задания по сбору, анализу и структурированию материала презентации, а также различные ролевые и деловые игры, имитирующие ситуации профессиональной деятельности. Реализация задач модернизации процесса подготовки высококвалифицированных кадров России характеризуется на современном этапе особой значимостью профессиональных компетенций. Для успешного выполнения поставленных задач на современном этапе появилась потребность в специалистах, свободно владеющих одним, а иногда двумя и более иностранных языков. Презентация помогает углубить фоновые знания по специальности и формирует у обучающихся навыки самостоятельного синтеза целостной картины предмета, которая не только отражает его содержание, но и организована в соответствии с научно разработанным соотношением видов образовательной деятельности.Презентация затрагивает многообразные области формирования умений, что позволяет будущим специалистам ориентироваться в новой ситуации глобализации, а именно такие аспекты, как: личностная компетенция, т. е. отражение личного опыта получения знаний, что предполагает умение специалиста работать самостоятельно. При подготовке материала, его структуризации и представлении аудитории развивается и укрепляется связь между профессиональными знаниями и психологическими аспектами делового общения; социальная компетенция и социальная ответственность — умение нивелировать различие взглядов и суждений, а также толерантно и уважительно вести диалог с теми, кто думает иначе; инструментальная компетенция — знание общих базовых техник работы с информацией; в настоящее время во всех странах без исключения такими основными техниками получения актуальных знаний являются компьютерные, мультимедийные и коммуникативные средства.Разнообразие профессиональных задач специалистов конкретного профиля, продолжительный срок обучения, а в случае подготовки презентации на иностранном языке — достаточный стартовый уровень языковой подготовки обучающихся являются основополагающими компонентами для определения структуры и содержания любой презентации.Иностранному языку отводится далеко не последняя роль, поскольку мобильность населения планеты и профессиональное и личное общение просто немыслимы без языка-посредника. В отдельных случаях иноязычная компетенция оказывается более важной и эффективной, нежели умение работать с компьютерными программами.Иноязычная компетенция специалистов активно участвует в приобретении и углублении профессиональных и социально-культурных знаний. Она не может формироваться в отрыве от других важных компетенций, которые предусматривает профессиональная деятельность.Эффективность подготовки любого специалиста достигается лишь в том случае, если учитываются особенности его профессиональной деятельности, используются активность, инициатива, мотивация, а также творческий потенциал, которые и раскрываются при подготовке презентаций. Поэтому в основу подбора материала для презентации должен быть положен принцип тематичности с внедрением современной педагогики перспективы.Презентация – это публичное преподнесение новой информации людям, которым она интересна. Также под презентацией понимают представление определенных, не известных публике продуктов и их производителей либо описание какого-либо нового сервиса.Презентация является одним из способов коммуникации и требует тщательной проработки

. Для создания эффективной презентации необходимо изучить предмет, планируемый к представлению публике, подготовить информацию, которая будет сообщаться аудитории. После этого, в зависимости от вида проекта, следует проработать его вербальное и визуальное оформление.


1.2. Виды презентаций и специфика их проведения
Как и другие виды делового общения, презентация представляет собой далеко не простое явление. Существуют различные виды презентаций. В литературе делаются попытки классификации презентации по разным основаниям. Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации) [6].Л. А. Введенская и Л. Г. Павлова рассматривают презентации с точки зрения размера аудиторий, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру они выделяют три типа презентаций, называя их условно публичные, камерные и приватные [1].Публичная презентация рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Четкой границы между этими видами провести невозможно, так как поведение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором чётко определены роли всех участников, содержание и по­рядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5 – 2 часов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00 – 16.00 часов. После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00 – 19.00).Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты.При проведении публичной презентаций очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. С людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах: они объединяются и солидаризируются; они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.Большое внимание необходимо уделить подготовке презентационной речи. Количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью.Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т. п.) и четкое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта.Камерная презентация – довольно распространенный тип презентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений. Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и другие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.Приватная презентация – неофициальная презентация, предназначенная для 1 – 2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец – покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор-распространитель – потенциальный покупатель, клиент) и т. п.По форме представления информации презентации подразделяют.1. Презентации в виде последовательности слайдов. Слайды могут содержать рисунки, графики, небольшой по объему текст. Слайды, как правило, сопровождают устное выступление, проходящее в аудитории или конференц-зале при достаточно большом количестве слушателей.2. Настольные презентации. По сути это информация на бумажном носителе, содержащая иллюстративный материал – небольшие по объему тексты, графики, рисунки, таблицы. Чаще всего требуется как раздаточный материал для справки при обсуждении проблемных вопросов на совещаниях с небольшим количеством участников. Может также использоваться и в других случаях, например, при отсутствии возможности организовать презентацию в виде слайдов.2. Презентации в виде видео-ролика. Чаще всего они имеют назначение рекламного ролика. Обычно в них используются отснятые на видеокамеру небольшие сюжеты, а так же трехмерная компьютерная графика.3. Интерактивные презентации. Это самый популярный вид презентаций. Обычно они создаются с помощью программы Flash. Преимуществом данных презентаций является то, что пользователь может самостоятельно управлять выводом информации, щелкая по управляющим элементам (кнопкам, иконкам). Информация во флеш-презентациях структурирована по разделам, как на сайте и в то же время в ней анимированы отдельные элементы, которые вносят разнообразие и радуют глаз пользователя, т.е. презентация перестает быть скучной