Роль и значение информации в деятельности организации

Введение

Каждая служба и сотрудник любой организации для выполнения своих функций нуждаются в информации. Организация и управление в организации начинается с получения и восприятия информации, включает принятие решения на ее основе и завершается контролем исполнения этого решения на основе соответствующей информации. Менеджеры могут получать информацию непосредственно от управляющего объекта или поступать в обработанной форме из специальных информационных служб.
Информация характеризуется своим разнообразием, которое определяется как множество аспектов деятельности каждого управляемого объекта, а также наличие различных аспектов управления, что связано с большими масштабами, высокой сложностью и темпами организационных процессов.
На сегодняшний день обработка информации стала самостоятельным полем с широким спектром идей и методов. Некоторые элементы процесса обработки данных достигли высокого уровня организации и взаимосвязи, что, в свою очередь, позволяет нам объединить все средства обработки информационных ресурсов в конкретном экономическом объекте под термином «информационная система организации».
Формирование и эффективное функционирование информационных систем организации стали предпосылкой для обеспечения стабильной работы в современной организации.
Цель данной работы – рассмотреть роль и значение информации в деятельности организации.
Задачи работы:
- рассмотреть сущность, понятие и виды информации;
- рассмотреть виды информационных систем в организации.


Сущность, понятие и виды информации
Сегодня широко используется понятие «информация».
Имеется множество теорий, в которых различные разделы этой категории рассматриваются с позиций различных наук, различных научных школ и даже разных идеологических сред.
Информация (от лат. informatio разъяснение, изложение, осведомление), изначально – сведения, передаваемые людьми в устной, письменной или иной форме (посредством условных сигналов, технических средств и т.д.) [8, с.75].
Общепринятое и интуитивно понятное значение категории информации преобладало до середины двадцатого века и выражало, прежде всего, социальный аспект информации. Эта концепция была связана исключительно с коммуникативной деятельностью в обществе и функционировала как элемент языка повседневного и повседневного общения.
С середины прошлого века информация представляет собой общую научную концепцию, которая включает обмен информацией между людьми, человеком и автоматом, автоматом и машиной; в целом – передача сообщений между системами передатчика и приемника, что приводит к изменению разнообразия состояний последнего. Целью глубоких научных исследований было появление кибернетики. Н. Винер, как основатель этой науки определил, что информация не является энергией и не имеет значения, а обозначает содержание, полученное из внешнего мира в процессе адаптации к нему [7, с. 101].
Основываясь на официальном законодательном определении, информацией также являются «сведения». В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [1]. Однако кажется, что это определение слишком краткое, поскольку оно не определяет все сущностные признаки понятия «информация».
Ввиду вышеизложенного информация представляет собой сведения, уменьшающие степень неопределенности, неполные знания окружающего мира (людей, объектов, объектов, процессов, явлений, событий и т.д.). Независимо от формы ее представления, которые подлежащие трансформации (включая хранение, передачу и т.д.) и представлены в форме, понятной человеческому восприятию и используемой для разработки поведения, принятия решений, управления или обучения. Короче говоря, содержание информации определяется деталями информационных запросов вашего потребителя (пользователя), диапазоном их профессиональных интересов, необходимой степенью эффективности и актуальности, непосредственной причиной обращения к информационной системе и, наконец, ее технические возможности.
Рассматривая виды информации, обратимся также к ФЗ-149, в котором прописано, что «Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа)» (ст. 5, п. 2) и «Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется [1]:
-на информацию, свободно распространяемую;
-информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
-информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
-информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается» (ст. 5, п. 3).
Таким образом, информация в зависимости от категории доступа разбита на два класса: общедоступную информацию и информацию ограниченного доступа, и в зависимости от порядка ее предоставления или распространения – на 4 класса.
В научной литературе существует множество классификаций информации. Представим основные из них:
1. В зависимости от вида информации: правовая, научно-техническая, политическая, статистическая, персональная, экономическая, финансовая и т.д.
2. В зависимости от способа обработки информации: ручная, механическая, автоматизированная.
3. В зависимости от вида носителя информации: бумажная, электронная и т.д.
4. В зависимости от назначения:
- одноцелевая информация, которая связана с решением одной конкретной проблемы;
- многоцелевая информация, которая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем.
5. В зависимости от возможности хранения:
- фиксируемая информация (храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки);
- нефиксируемая информация (используется в момент получения; она также может храниться некоторое час, но при этом постепенно искажается и исчезает).
6. В зависимости от степени готовности для использования:
- первичная информация представляет собой набор данных, полученных непосредственно из несистематизированного источника, содержащих большое количество лишних и ненужных данных;
- промежуточная информация из информации, которая прошла процесс «очистки» и предварительной систематизации, что позволяет решить проблему конкретных адресов и форм их последующего применения;
- конечная информация дает вероятность принятия обоснованных управленческих решений.
7. В зависимости от полноты информации: частичная или комплексная (последняя дает исчерпывающую информацию об объекте и вероятность непосредственного принятия решений; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией).
8. В зависимости от степени надежности: достоверная и вероятностная (вероятностный характер может быть вызван фундаментальной невозможностью получения достоверной информации из существующего источника, поскольку существующие методы не позволяют этого; неизбежные искажения в их передаче, особенно в иерархии структуры управления; преднамеренное распределение изначально ложной информации).
В целом, информация, используемая в организации, может быть разделена на три основных вида: коммерческая, юридическая, специальная информации.
Коммерческая информация включает сведения о состоянии экономической системы, в которой работает предприниматель, о факторах, которые могут положительно или отрицательно повлиять на сферу их деятельности. Наличие негативных условий, при которых имеется реальная угроза для коммерческих организаций, ставит в ряд первоочередных и оперативных задач, проблему обеспечения экономической безопасности информации компании.
Юридическая информация это сведения о действующем законодательстве, законах и правовых актах, регулирующих и защищающих деятельность предпринимателей. Многие коммерческие вопросы регулируются и распространяются на гражданские, административные, трудовые, авторские, уголовные и другие виды законодательства. Правовая информация является открытым потоком информации для любого бизнеса и требует углубленного изучения не только нормативных правовых актов, но и комментариев по ним.
Специальная информация состоит из сведений о методах, силах и средствах обеспечения безопасности коммерческой информации о доступе третьих лиц

. В условиях рыночной экономики существует множество проблем, связанных с обеспечением сохранения деловой информации. Специальные меры используются для защиты потоков деловой информации от различных видов посягательств.
Более подробно следует остановиться на коммерческой информации.
Коммерческая информация представляет собой сбор данных о деятельности компании, ее организационной структуре, внешних и внутренних связях, технологиях производства и ассортименте продукции, а также о других аспектах, связанных с ее деятельностью [2, с.97].
Без систематического и регулярного предоставления организации с различными типами данных ее работа будет невозможна. Информацией в организации называют следующие сведения:
- информация о внешней среде организации (рынок, законодательные положения и деятельность конкурентов);
- внутренняя информация (о видах деятельности, резервах);
- информация о потребителях продукции и услуг организации (их финансовые возможности, а также их возраст, национальный, географический состав и т. д.);
- информация о конкурентах, а именно: диапазон продуктов, методы продаж, а также цены;
- сведения о товарах и услугах, продаваемых на рынке (качество, количество, цена);
- информация об уровне рыночных цен;
- информация о каналах сбыта и сбыта продукции, а также механизмы их передачи конечным поставщикам;
- рекламные материалы, а также информация об их эффективности.
Составляющими информации в организации являются:
- бизнес (относится к работе с контрагентами);
- научно-техническая (описывает инновации и технологии производства);
- производство (плановые и фактические показатели для продукта);
- управление (организация управления бизнесом);
- маркетинг (информация о рынке);
- финансовые (денежные потоки).
Информация коммерческой организации делится на несколько сортов:
- открытые общедоступные данные (регистрационные и контактные данные организации, виды ее деятельности, а также ассортимент продуктов или список предоставляемых услуг и другие моменты, которые руководство не считает необходимыми для скрытия);
- информация, предназначенная для органов контроля (это касается различных форм отчетности);
- доступ к секретной информации – это только непосредственное управление компанией, а также ограниченное число сотрудников (то есть технология производства и используемые материалы, договорные отношения и другая информация, являющаяся коммерческой тайной).
Таким образом, информация как один из ресурсов организационной системы проявляет свою сущность в том смысле, что она не исчезает в процессе обработки, а изменяет ее полезность. Информация характеризуется формой представления, объемом, частотой приема и частотой корректировки, расходами на получение и хранение. Организационная информация понимается как совокупность информации о ситуации и процессах, происходящих внутри организации и ее окружения, которые служат основой для принятия управленческих решений.

Виды информационных систем в организации
Информационные системы занимают важное место в распределении данных из большого потока различных информационных ресурсов об окружающей среде компании, как внутренних, так и внешних, что помогает повысить общую производительность, повысить производительность сотрудников и производственных активов [3, с.616].
Информационная система позволяет гарантировать стабильную работу, предоставляет управленческому персоналу значимую информацию для принятия оптимальных и правильных решений в соответствии с производственным циклом.
Согласно ФЗ-149 «информационная система – это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» [1].
В целом, информационная система – это система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т.д.), которые обеспечивают и распространяют информацию.
Определение «информационных систем» связано с компьютерными технологиями. Другими словами, это тип комплекса, который включает работу людей и компьютеров, в результате чего информация обрабатывается или интерпретируется. Этот термин иногда используется и в более ограниченном смысле: обозначать программное обеспечение, необходимое для запуска компьютерной базы данных, или как определение компьютерного компонента.
Но основное внимание уделяется информационным системам, определение которых включает в себя окончательный поверхностный уровень: пользователи, процессоры, входы, выходы и упомянутые выше коммуникационные сети. Любая конкретная информационная система предназначена для поддержки операций, управления и принятия решений.
Информационная система предназначена для своевременного предоставления адекватной информации нужным людям, то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в конкретной области, в то время как результатом работы информационных систем являются информационные продукты: документы, информационные массивы, информационные услуги и базы данных.
Определение информационной системы может быть сведено к тому, что речь идет об информационных и коммуникационных технологиях (ИКТ), которые используют разные организации, а также о том, как люди взаимодействуют с этими технологиями для поддержки коммерческих процессов. Некоторые исследователи делают четкое различие между информационными и компьютерными системами и бизнес-процессами. Как правило, информационные системы включают в себя такой компонент как компьютер, но напрямую не связаны с ним.
Некоторые ученые утверждают, что преимущества информационных систем являются особым типом рабочего процесса [6]. Тем не менее, это система, в которой люди или машины выполняют определенные функции и действия, используя ресурсы для производства конкретных продуктов или услуг для клиентов. Хотя информационная система, как уже упоминалось, представляет собой интеллектуальный комплекс, деятельность которого посвящена сбору, передаче, хранению, извлечению, обработке и визуализации информации.
Различные типы информационных систем требуют использования ПК в качестве основного технического средства, с помощью которого обрабатывается любая информация. Компьютеры, в которых присутствуют специализированные программы, представляют собой техническую основу и также являются основным инструментом этих систем.
Все типы информационных систем представляют собой комплекс специализированного программного и аппаратного обеспечения, основная цель которого - гарантировать достоверность данных, хранящихся на компьютере, а также реализацию ряда функций, специфичных для конкретной предметной области. Кроме того, такие комплексы обеспечивают пользователю чрезвычайно удобный и простой в освоении интерфейс.
На сегодняшний день несколько видов информационных систем используются практически во всех областях организации.
Чем точнее математическое описание проблемы, тем больше возможностей, которые компьютер должен будет использовать для гарантии полной обработки всей информации, и менее непосредственное участие человека будет задействовано во всех этих процессах. Именно это определяет степень автоматизации различных задач.
Поэтому, по степени автоматизации различных задач информационные системы бывают следующих видов [5, с.99]:
1. Структурированная информационная система
Этот вид информационной системы является задачей, в которой известны все элементы, а также как они взаимосвязаны. В структурированных задачах есть возможность выразить свое содержание в виде математической модели, которая имеет чрезвычайно точный алгоритм решения. Стоит отметить, что в большинстве случаев такие проблемы нужно решать несколько раз, в то время как они носят обычный характер. Основная цель, для которой эти типы информационных систем применяются в организации, заключается в том, чтобы выделить решение структурированных задач, а также гарантировать полную автоматизацию их решений, то есть когда роль человека во всем процессе практически не существует.
2