Роль и функции науки в инновационной экономике

Введение

Эффективное функционирование предприятия в современной рыночной среде, прежде всего, зависит от управления им, от способности менеджмента организовать выпуск конкурентоспособной продукции на основе развития и обеспечения эффективного использования его производственного потенциала.
Принятия управленческих решений в значительной степени определяется своевременностью, актуальностью, достоверностью этой информации, а также созданными на предприятии информационными системами и технологиями. Формирование и развитие современной экономики, непосредственно связанно с информатизацией всех сфер человеческой деятельности.
Кроме того, для достижения успеха руководителям организаций необходимо постоянно повышать эффективность - свою и своих подчиненных. Добиться этого можно с помощью управления временем. Его философия заключается не в том, чтобы работать как можно больше, успешно справляться со всеми профессиональными и личными задачами, все успевать и таким образом делать свою жизнь гармоничной, а наоборот суметь распределить свой процесс работы так, чтобы потрачено было как можно меньше времени, но при этом выполнена работа оценивалась на самый максимум.
Неумение управлять собственным временем, расставлять приоритеты и четко определять цели, может стать на пути к успешной карьере менеджера. Именно поэтому, проблематика рациональной организации деятельности сейчас и требует активного изучения и применения, прежде всего, освоения методов, принципов, функций и правил эффективного использования технологий управления временем.
Проблематика исследования заключается в том, что какое-либо предприятие желает эффективно использовать рабочее время, чтобы максимизировать объемы производства продукции и таким образом сформировать предпосылки для приумножения своих доходов. Поэтому многогранное изучение потерь рабочего времени должно проводиться постоянно, с учетом предыдущих ошибок.
Анализ последних научных исследований и публикаций. Многие отечественные и зарубежных авторов обращали внимание на эту тему. Среди них, в частности, стоит отметить: Кунегин С. В., Гаранин М.В., Титоренко Г. А., Сытник В.Ф., Тришаков Л. В., Зайдман С. А.
Исследованию вопросам управления временем посвятили свои научные труды такие ученые, как, например, Г.А. Архангельский, А. В. Вацковский, Х. Велтье, В.М. Деревянко, И. Евтушенко, Л. Зайверт, А.С. Колесов, Д.К. Клеменс, И. Кноблаух, С. Прентис, Б. Трейси, А.В. Холодницкая и другие. Данные исследования не учитывают специфики предприятия, которая должна быть учтена при решении задач по эффективному управлению рабочим временем работников, а также не уделено должного внимания информационной среде организации.
Основной целью данной работы является повышение эффективности работы системы информации предприятия, путем применения новейших средств обработки, хранения и передачи информации, а также совершенствования теоретических подходов и практических рекомендаций по внедрению технологий управление временем в практику современных организаций.
Достижение поставленной цели обусловило необходимость решения таких теоретико-методологических и практических задач:
- проанализировать исторические этапы развития системы информации и основные этапы управления временем в организации;
- раскрыть особенности управления информационной деятельностью организации;
- обосновать роль времени в управлении организации;
Объектом исследования является информация и время в управлении организации.
Предмет исследования - теоретико-методологические основы относительно внедрение технологий управления временем и информацией как элементов системы управления организации.


1 Исторические этапы развития системы информации

Начальный этап характерен тем, что в 60-е годы проходило накопления базового опыта использования компьютеров, выявление основных направлений и их применение. Главная цель этого этапа заключалась в уменьшении управленческого аппарата и расходов на его содержание. Сначала проводились работы по автоматизации отдельных операций бухгалтерского учета, финансовых расчетов, материально-технического снабжения.
Этап установления контроля над внедрением новой информационной технологии относится к 70-м годам. Этому этапу присущи следующие признаки:
- поиск новых сфер применения компьютеров в управлении;
- создание организационных систем управления техникой, выявление ее влияния на процессы управления в целом;
- изолированность и, как правило, несовместимость отдельных видов информационных систем организации;
- направленность на использование информационных технологий узким кругом пользователей, как правило, руководящим составом организации;
- выработка предложений по интеграции информационного обеспечения управленческого персонала;
- создание в организациях единой информационной службы, которая должна подчиняться вице-президенту по административным вопросам.
Интеграция системы информации с восьмидесятых годов. Этому этапу присущи следующие черты:
- пройдены технические трудности в области компьютерных технологий и коммуникационных средств;
- внедряются мощные компьютерные сети, которые объединяются с внутренней системой информации т.д.;
- выдвигается концепция «управление информационными ресурсами», в которой информация рассматривается, как еще один важный ресурс такого же порядка, как финансы, материалы, оборудование и персонал;
- формируется новый эталон работников, которые уже естественно относятся к применению новых информационных технологий;
- проводятся попытки на единой технической, организационной, методологической основе провести интеграцию автоматизированных информационных систем;
- растет статус информационных служб, которые в настоящее время становятся службами управления системой информации организации.
Таким образом, в восьмидесятые годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой системы сбора, обработки, хранения и представления информации. Прошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководства на всех уровнях управления. В связи с этим главное внимание стало уделяться точному формулированию вопросов, возникающих в сфере управления, и получении информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания нужной информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации, в которых задействуется «ресурс времени».


2 Основные этапы управления временем в организации

Управление временем не существует в природе, можно управлять деньгами, другими материальными ресурсами, людьми, своим здоровьем, в какой-то степени, собственной судьбой - всем тем, на что мы можем направлять свое влияние. Влиять на время невозможно.
«Время - деньги». Так, еще до недавнего прошлого века можно было считать, что это хорошо известна каждому человеку аксиома, но XXI век изменил приоритеты, поставив под сомнение эту истину. Сегодня мы считаем, что время уже не деньги - оно значительно дороже. Время, в отличие от денег, нельзя накопить, а тем более - использовать дважды.
Об управлении временем, как об отдельном направлении в науке впервые заявлено в Голландии в семидесятых годах ХХ века, где появились специализированные курсы для служащих и бизнесменов по обучению планирования времени, затем, проблема управления временем привлекла внимание специалистов в США, Германии, Финляндии и других стран.
Эволюция изучения системы эффективной организации времени проявилась, в частности, в теории рационального выбора, которую предложил американский социолог Дж. Коулмен. Он отрицает понятие системы, совместно с М. Крозье, Дж. Коулмен разработал теорию социального действия в рамках организации и подчеркивал значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса решения и выявления их эффективности.
Более близок к современной интерпретации функций и целей теории организации времени был французский ученый Анри Файоль, который в 1916 г. в своей работе «Общее и промышленное управление» отмечал значимость последовательности в выполнении функций рабочего процесса в любом объекте - национальной экономике, отрасли или предприятии

. А. Файоль одним из первых ввел такие понятия, как «стратегическое планирование», «оперативное планирование» и «ресурс времени».
Сьюзен Уорд определяет «ресурс времени» как набор принципов, навыков, инструментов и систем, которые работают вместе, чтобы помочь получить больше пользы от времени с целью улучшения качества жизни. Это также управления временем для того, чтобы тратить его меньше на дела, которые мы обязаны сделать так, чтобы у нас появилось больше времени на дела, которые мы хотим сделать.
Опираясь на существующие определения можно сформулировать следующее. Управления временем - это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля растущего числа задач; это также умение ставить задачи и выполнять их. В определенной степени «ресурс времени», представляет собой стиль жизни и философию ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
Управление временем - это не одно направление работы, а определенный процесс, «круг правил», соблюдение которого ведет к успешным результатам.
Первым этапом процесса управления временем является самооценка. Самооценка играет очень важную роль. Для проведения самооценки целесообразно, провести инвентаризацию своего времени, например за неделю, для того, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и определить причины дефицита времени. Самооценка необходима для определения своего места в личной и профессиональной жизни. Ее суть заключается в том, чтобы определить свои сильные и слабые стороны, возможности и ограничения, оценить уровень компетентности, ролевые функции с целью определения путей и методов повышение эффективности управления временем и достижения поставленных целей.
Вторым этапом процесса управления временем является постановка целей. Ведь постановка целей требует четкой формулировки наших потребностей, интересов, задач и направления всех усилий для их реализации.
Правильно поставленная цель мотивирует человека, заставляет его принимать конкретные решения и выполнять конкретные шаги к достижения цели.
Следующим этапом является планирование времени. Для эффективного планирования времени следует четко определить причины, которые создают проблемы в этом процессе.
Основным правилом планирования времени является соотношение «60: 20: 20» то есть 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время (резерв времени и незапланированные действия), 20% - спонтанная активность (творчество). Это соотношение может меняться в зависимости от рода деятельности, затрат времени, «воров» времени и тому подобное. Кроме того, планирование должно быть систематическим, последовательным, гибким, реалистичным, с обязательным установлением временных норм и в письменной форме.
Таким образом, управление временем, является совокупностью способов планирования и организации работы сотрудников предприятия, которые используются руководителем для повышения эффективности использования рабочего времени и подконтрольности растущего объема задач с помощью постановки приоритетов, разбивке больших задач и проектов. Это обусловливает необходимость создания эффективной информационной системы - комплекса связанных между собой элементов по приему, накопления, обработки, сохранения, передачи информации, способной своевременно обеспечить управление необходимыми актуальными и достоверными данными в определенной сфере функционирования организации.


3 Информационное обеспечение в управлении организации

Информатизация, как и «ресурс времени», является важным фактором формирования и развития информационного потенциала предприятия - важнейшей составляющей технико-технологической и управленческой базы современных предприятий.
Эффективное развитие предприятия на основе рационального использования инновационного производства, невозможно без адекватного современным требованиям, информационного обеспечения и информационного потенциала - совокупности организационно-технических и информационных возможностей, обеспечивающих подготовку и принятие управленческих решений.
Совокупность внутренней и внешней информации, необходимой для управления, составляют информационные ресурсы предприятия, которые рассматриваются как благоустроена совокупность документированных данных, которые предназначенные для удовлетворения информационных потребностей пользователей и могут быть использованы для принятия решений.
Информационные ресурсы играют двоякую роль в управлении организации:
- с увеличением их объема растут возможности совершенствования процесса управления производством, поскольку информация является основой для анализа хозяйственной деятельности;
- постоянный рост потока информационных ресурсов с развитием предприятия влечет трудности в управлении ими, что снижает оперативность управления производством.
Основными задачами информационной поддержки управления является обеспечение четкой регламентации объемов, качества и времени поступления информации, поддержание ее в актуальном режиме, отбор и управление информационными потоками, а также сопровождение комплексом нормативных, методических, справочных, программных и технологических средств, необходимых для анализа и принятия управленческих решений.
Информационная поддержка управления реализуется и через организацию контроллинга, роль которого - получение информации о состоянии и деятельности предприятия.
Управление современным предприятием требует его информационного обеспечения, как в целом, так и по отдельным функциям. Это предполагает создание соответствующих специализированных информационных систем. Для этого нужен большой массив информации. Прежде всего, это:
- информационный массив, построенный на основе отчетной и плановой документации предприятия (годовые, квартальные, месячные отчеты, бухгалтерские отчеты и балансы, статистические отчеты, прогнозы и стратегия развития предприятия и воспроизведения его потенциала и т.д.);
- данные хозяйственного учета (оперативного, статистического, бухгалтерского, управленческого);
- анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия, финансовой отчетности.
Создаваемые на предприятиях информационные системы функционируют на основе совокупности взаимосвязанных информационных технологий - комплекса методов и процедур, с помощью которых реализуются функции сбора, передачи, обработки, хранения и доведения до пользователя информации в организационно-управленческих системах с использованием выбранного комплекса технологических средств.
Информационная технология рассматривается как целенаправленная совокупность информационных процессов с применением средств вычислительной техники, обеспечивающих высокую скорость обработки данных, быстрый поиск информации, доступ к источникам информации независимо от места их расположения.
Эффективность использования информационных ресурсов на предприятии определяется уровнем механизации, автоматизации и интеллектуализации имеющихся информационных технологий, которые должны постоянно развиваться на основе современных научных разработок. Современные высокоэффективные информационные технологии формируются на базе новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники. Их применение, как указано в ряде публикаций, предусматривает радикальные изменения в процессах управления, его содержании, кадровом потенциале, документировании, фиксации, передаче информации, создает основу для инновационного развития экономики и повышения уровня ее конкурентоспособности.
От этого зависят возможности отечественных предприятий относительно выходу на новые экономические рынки, доступу к новым технологиям, а также уровень конкурентоспособности экономики страны в целом.
Таким образом, информация в современных условиях рассматривается как стратегический ресурс времени, который способствует экономии всех видов ресурсов, а информатизация производства - как фактор, обеспечивающий повышение его эффективности, роста производительности труда, создает реальные возможности для выявления инновационных предложений и интеллектуализации труда. Создание информационного обеспечения является главным элементом в системе выработки и принятия управленческих решений.
Создаваемые на предприятиях информационные системы с использованием новейших прогрессивных информационно-коммуникационных технологий обеспечивают радикальные изменения в процессах управления, их кадровом обеспечении и характере труда, существенно расширяют диапазон их возможностей в формировании оптимальных управленческих решений.


4 «Ресурс времени» и его роль в эффективном управлении организации

Основными целями управления временем является рациональная организация самодеятельности и экономия времени