Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов

Введение
Оптимизация бизнес процессов — основа совершенствования фактических бизнес процессов компании или организации. Их преобразование происходит благодаря минимизации слабых сторон, например, таких как дублирование функций и информационные петли.
Документальное оформление оптимизации бизнес процессов —закрепление правил ведения бизнеса в нормативных и организационно – директивных документах. Такая оптимизация используется для улучшения продуктивности работы предприятия, например, для снижения финансовых вложений, уменьшения производственного цикла, принятия качественных мер, которые дадут возможность бороться с кризисом или с управленческими ошибками.
Оптимизация направлена на ключевые бизнес процессы, именно в этом случае можно добиться максимальной эффективности. Ее часто сравнивают с реинжирингом бизнес процессов, который проводится одновременно с включением нововведенной информационной системы.
Оптимизация процессов осуществляется без перерывов, и охватывает узкую область на уровне целей. Она характеризуется сдержанными рисками и для его осуществления необходимо значительно меньше времени. Также стоит отметить, что в процессе оптимизации бизнес процессов достаточно часто происходят перемены. Преобразуется организационная структура фирмы, так как в период деятельности в отношении оптимизации процессов выполняется деление функций разных подразделений, например, возникает потребность в создании новых или устранении уже существующих подразделений.

Глава 1. Сущность и особенности бизнес-процессов и её оптимизации
1.1Процессный подход в управлении
Международная организация по стандартизации обозначила факт, что всякая работа выполняется в виде процесса. Бизнес-процесс – это объединение взаимосвязанных или взаимодействующих типов деятельности, которые преобразуют входы в выходы. К такой деятельности относится любая работа, например, планирование, производство, торговля, исследование или администрирование.
Кибернетик Н. Винер еще в прошлом веке предложил представить процесс в виде своеобразной схемы, которая имеет вход и выход, которую можно изобразить в образе модели «черного ящика. Под входами понимается исходные материалы, которые нужны для работы, это могут быть сырье и исполнители в промышленном производстве или документация и информация в рамках офиса. Выходами же считается конечная произведенная продукция, оказанные услуги или принятые решения.
Профессиональное определение «процессная ориентация» впервые описал М. Портером. Изначально он полагал, что взаимодействие между звеньями одной цепи, в которой в процессе некой деятельности создается конечная ценность — главный принцип работы организации. Э. Деминг также внес свой аналогичный вклад в процессную ориентацию. Им было введено понятие «поточной диаграммы», Ее цель - отражать взаимосвязи внутри структуры компании, которые включают диапазон работы от сотрудничества с поставщиками до поставки товара клиентам.
М. Хаммер ввел новый термин «реинжиниринг», который используется для полного описания развития организации, базирующейся на стратегических бизнес-процессах. Он предполагал, что процессная ориентация — возможность организации преодолеть проблемы перехода от функциональной к перекрестно-функциональной деятельности. Ученый также считал, что своя внутрифирменная культура, которая целенаправлена на бизнес-процессы, базируется на системном мышлении и переделывает процессы организации на клиента и перекрестно-функциональную работу.
Такая система имеет конкретные преимущества:
сотрудники получают возможность совершенствоваться и работать в избранной ими направлении для повышения профессиональных качеств;
из-за централизации функций издержек компании значительно снизятся;
труд будет более безопасным, поскольку каждый сотрудник занят своим делом на своем рабочем месте;
проще формировать организационную структуру предприятия.
Отрицательные стороны функционального подхода приводят к переходу работы компании с функционального системой управления на процессный подход к процессу управлению предприятия.
Есть много методов разделения на виды бизнес-процессов. Многие лидирующие компании, применяя процессную ориентацию, самостоятельно провели анализ своей деятельности и определили базу своих основных бизнес-процессов. Такие базы отражают конкретные цели и задачи, которые решаются отдельными компаниями.
Моделирование работы компаний и определение пунктов бизнес-процессов — индивидуальная, независящая область исследования, которой занимаются ученые и сегодня. Например, исследователи из Плимутского университета самостоятельно спроектировали иерархию бизнес-процессов, которая по их видению должна включать пять уровней. Основные процессы делятся всего на три группы: производство, управление и поддержка.
В ситуации сегодняшнего развития экономики РФ в базе эффективного управления каждой компанией включается планирование, контроль и анализ итогов профессиональной деятельности организации

. Компания внедряет бизнес-процессы по уже стандартным схемам, но они не всегда могут быть оптимальными, что в итоге приводит к уменьшению финансовой эффективности и неиспользованности возможностей для перспективного развития бизнеса предприятия.
Такую проблему важно разрешать комплексно с учетом оптимизации производственных и офисных процессов, которые и состоят в понятии эффективности имеющихся бизнес-процессов, выявлении причин появления лишних затрат и противоречий в организации профессиональной структуры компании, в установлении первостепенных направлений в отношении развития бизнес-процессов и их дальнейшего совершенствования.
Современные обоснования в направлении оптимизации бизнес-процессов базируются на нескольких методиках, таких как:
максимально быстрого анализа решений,
бенчмаркинга бизнес-процессов,
преобразование бизнес-процессов,
реинжиниринга бизнес-процессов
методологии постоянного совершенствования бизнес-процессов.
Механизм образования системы управления бизнес-процессами, который направлен на радикальное преобразование деятельности компании —один из инструментов нового типа. Например, управление бизнес-процессами промышленной организации — не только обеспечение их беспрерывной работы, но и процесс их совершенствования и оптимизации. Оптимизация бизнес-процессов сегодня осуществляется для более эффективного обеспечения целевых ориентиров в отношении производственно-коммерческой деятельности каждой компании.
1.2 Особенности бизнес-процессов и её оптимизации
Оптимизацию бизнес-процессов часто сравнивают с реинжинирингом бизнес-процессов. Но стоит отметить, что реинжиниринг - это ключевая перестройка главных бизнес-процессов компании. Это полноценный отказ от имеющихся принципов предприятия главных бизнес-процессов и замена их на абсолютно новые. Цель реинжиниринга в данном случае – резкое уменьшение стоимости производственных процессов, а также затрат времени на их проведения и числа сотрудников, которые участвуют в них. При реинжиниринге, как правило, меняется и организационная структура предприятия, а также задачи ее главных подразделений.
Анализ практики работы предприятий самых разных отраслей позволило сделать вывод, что реинжиниринг вызывает активный интерес профессионалов в области менеджмента и информационных технологий.
Выбор способа изменения бизнес-процессов, то есть выбор между оптимизацией или реинжинирингом определяется тем, насколько процентов показатели эффективности компании отстают от запланированных. Например, если затраты превышают плановые на 10-15% или затраченное время на обслуживание клиентов на 10-15% больше, чем хотелось бы, то достаточно процесса оптимизации. Реинжиниринг же нужен тогда, когда продолжение работы по имеющимся бизнес-процессам приводит к существенным экономическим потерям, например, значительное уменьшении прибыли из-за конкурентов, которые могут обслуживать клиентов в несколько раз быстрее.
По итогом работы специалистов в области информационных технологий оптимизацию бизнес-процессов необходимо проводить в таких случаях, как:
Фактические числовые значения расходов, качества товара или уровня оперативности обслуживании меньше, чем на 15 % отличается от требуемого;
Анализ работы компании показал, что проблемы предприятия не нуждаются в глубокой перестройке ее организационной структуры и базирующих бизнес-процессов.
Когда бизнес-процессы четко описаны и у каждого сотрудника есть реально действующая инструкция и требуется всего лишь автоматизация деятельности компании.
Проводить реинжиниринг бизнес-процессов необходимо, если:
предприятие замечает, что клиенты уходят к конкурентам;
внутрифирменные проблемы нарастают, производственные процессы не могут нормально функционировать и начинают представлять реальную угрозу активной деятельности бизнеса.
При изучении данной проблематики стоит помнить, что кардинальные изменения дополнительных процессов не приводят к значительным изменениям в самой производственно-хозяйственной деятельности компании, а небольшие изменения главных процессов могут дать положительные изменения.
На практике предлагаются нижеописанные критерии выбора бизнес-процессов для процесса оптимизации:
стратегическая важность данного процесса для предприятия;
финансовая обоснованность бизнес-процесса для предприятия;
обоснованность бизнес-процесса в рамках системы управления бизнесом;
временной промежуток выполнения процесса;
период ожидания потребителей продукции, производимой процессом.
Процедура оптимизация бизнес-процессов в компании выступает главным рычагом повышения эффективности стратегического управления компании и включает следующие алгоритмы:
прогнозного управления, которое может выявить отрицательное воздействие внешней среды;
адаптация, которая нацелена на применение тех оптимизаций, которые подходят по характеру и параметрам внешней и внутрифирменной бизнес-среды;
управления ликвидностью, которая предусматривает синхронизацию входящих и исходящих финансовых потоков;
идентификация максимально эффективного рычага балансировки материальных и финансовых потоков.
По итогам оптимизации бизнес-процессов компания может добиться:
уменьшение времени на решение стандартных проблем;
снижения себестоимости производства;
повышения качества и скорости производства товаров или услуг;
оптимизации методик работы с клиентами;
снижение затрат на обучение персонала;
появление рабочего времени и средств для решения стратегических или нестандартных задач.
Глава 2