Психологические особенности коммуникации в организации

Введение

Современное общество характеризуется расширением взаимосвязей в межличностном общении и совместной деятельности. Человеческие отношения переходят на новый уровень, изменяются требования к культуре общения, особенно в сфере управления. Повышается спрос на коммуникативные умения и навыки, риторические средства и приёмы, обеспечивающие успех в общении и профессиональной деятельности. Этот спрос вызван необходимостью повысить мастерство профессионального общения, внутренней мотивацией к совершенствованию, стремлению к успеху и публичному признанию.
Главная фигура в организации — это менеджер (руководитель), который определяет деятельность всей компании. В каждой организации совершенно по-разному применяются методы коммуникаций и принятия решений в возникающих ситуациях. Менеджер должен руководить и координировать действия путем создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации. Эффективное руководство способно разделить свое видение на проблему совместно с членами организации, мотивировать на решение той или иной ситуации для достижения поставленной задачи. Нужно управлять вместе с работниками, а не просто управлять ими. Понимание ситуации и знание того, как правильно построить внутреннюю систему организации — важнейшие компоненты эффективного руководства.
Эффективный менеджер уделяет особое внимание созданию и поддержанию коммуникационных каналов. В некоторых организациях решение принимают только на верхнем уровне. Существуют компании, в которых используется делегирование права принятия решений на нижние уровни. Нормы и формы коммуникации оказывают огромное влияние на психологический климат внутри организации.
Конкуренция в условиях интенсивного развития рынка требует повышения коммуникативной компетентности работников торговой сферы и менеджеров организаций. Коммуникативная компетентность положена в основу конструирования методов, ориентированных на клиента. Именно такое название получили методы, которые распознают потребности клиентов для их максимального удовлетворения.
Таким образом, цель данной работы – рассмотреть психологические особенности коммуникации в организации.
Работа структурно содержит введение, 4 главы, заключение и список использованной литературы.

1. Сущность и функции коммуникаций, их место в управлении компанией

Психологическое воздействие есть структурная единица, компонент общения. По своей сущности психологическое воздействие представляет проникновение одной личности в психику другой личности. Целью или результатами этого проникновения является изменение, перестройка индивидуальных или групповых психических явлений. Перестройка психики личности или групповых психических явлений под влиянием психологического воздействия может быть различной как по широте охвата психических явлений, так и по стойкости их изменений.
Коммуникация - это сложное и многогранное явление, необходимое для существования общества. Знание и применение техник взаимодействия, умение строить доверительные отношения с людьми, находить подход к ним, правильно принимать и передавать информацию, оказывать воздействие — является составляющим компонентом профессиональной деятельности любого менеджера.

Рис. 1. Процесс коммуникации
Коммуникация - это безостановочная деятельность всех организаций, которая является важнейшим элементом всех межличностных связей, из которых и возникает жизнь общества в целом. Современная фирма управляет колоссальной коммуникационной системой, поддерживая коммуникации со своими посредниками, потребителями и контактными аудиториями.
В деловой коммуникации происходит обмен деятельностью и ее результатами, формируются взгляды на различные проблемы и вопросы, развивается понимание и уважение между партнёрами. В профессиональной деятельности необходимо взаимодействовать с людьми разных культур и национальностей, нужно учится принимать и понимать друг друга, независимо от своих личных неприязней; использовать различные коммуникативные технологии для достижения эффективного взаимодействия и сформировать коммуникативную компетентность.
Таблица 1
Классификация коммуникаций в организации

Как показывает практика, коммуникационные, координационные технологии играют важную роль в деятельности фирмы. Новые технологии усиливают свою значимость, с целью подготовки персонала к эффективному внедрению и использованию современных информационных технологий относительно:
- внедрения средств автоматизации, которые существенно сокращают непродуктивное время;
- привлечения будущих пользователей для выбора и создания новых автоматизированных систем, с учетом их мнения; отказа от стремления к мгновенному одобрению инновационных средств всеми сотрудниками и соответствующих перемещений персонала, что может привести к значительному снижению уровня вспомогательных служб предприятия;
- внедрения вначале прикладных легких задач и обязательного проведения курса интенсивного обучения для будущих пользователей.
Основные функции коммуникации представлены на рисунке 2.
Рис. 2. Основные функции коммуникации
Определяющим фактором любого вида общения является обратная связь. Когда возникает обратная связь, общение становится двусторонним процессом, позволяет обеим сторонам корректировать свое общение для достижения цели. Опыт многих организаций доказывает, что когда основные понятия этики делового общения активно внедряются в коллектив, члены компании начинают меняться по отношению друг к другу, к руководству и партнерам. Как следствие, вся организация идет по пути улучшения результатов деятельности.
Управление организационными коммуникациями обозначает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления.
В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл

. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.


2. Особенности неформальной коммуникации, коммуникации внутри и за пределами компании

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.
Таблица 2
Виды слухов и их характеристика

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой» [6] (рис. 3), информация в ней часто распространяется с помощью слухов (табл. 2).

Рис. 3. Виды неформальных коммуникаций «виноградная лоза»
На сегодняшний день коммуникации включают в себя различное количество элементов. Ф. Котлер выделяет четыре основных коммуникационных инструмента, остальные же являются, скорее, частными случаями основных видов коммуникаций или составляющими других элементов комплекса маркетинга, чем отдельными их видами.
Постоянное развитие существующих и активное появление новых видов коммуникаций послужило поводом к формированию концепции интегрированных маркетинговых коммуникаций («колесо коммуникаций»), которая применяется на практике для достижения синергетического эффекта и объединяет в своем составе рекламу, систему продвижения, паблик- рилейшнз, прямой маркетинг, выставочный маркетинг, корпоративную узнаваемость, интерактивный маркетинг, спонсорство, упаковку, социотехнологии, электронную систему Internet.
Так же хотелось бы отметить, что идея использования интегрированных маркетинговых коммуникаций совсем не нова, Ф. Котлер в своей книге «Основы маркетинга», которая была опубликована еще в прошлом веке, говорит о коммуникации так: «Современный маркетинг требует гораздо большего, чем просто создать хороший товар, назначить на него привлекательную цену и обеспечить его доступность для целевых потребителей».
Фирмы должны еще осуществлять коммуникации со своими заказчиками. При этом в содержании коммуникаций не должно быть ничего случайного.
На уровне организации маркетинговые коммуникации - это динамичный процесс, включающий не только потоки информации, но и всю гамму психологического взаимодействия внутри трудового коллектива и с внешними партнерами по бизнесу, который при грамотном управлении является инструментом доведения до потребителя необходимой информации.
Процесс управления системой маркетинговых коммуникаций включает следующие направления:
- согласованность с корпоративными целями;
- согласованность с функциональной деятельностью корпоративных блоков;
- интеграция в рамках маркетингового набора, т. е. с учетом товара, цены, распределения, продвижения;
- финансовая интеграция.

3. Психологические особенности деловой коммуникации

Тип личности руководителя и тип взаимоотношений между руководителем и подчиненными возможны в нескольких вариантах с соответствующими последствиями для развития малого бизнеса. Многими исследователями личности предпринимателя, руководителя поддерживается мысль о выраженных лидерских качествах. Согласнословарю-справочнику М. Кордуэлла «лидерство является процессом, при котором один член группы (лидер) организует и направляет других к достижению конкретной общей цели. Эффективные лидеры в бизнесе отличаются от других людей по нескольким характеристикам, включая:
- мотивацию к лидерству: лидер хочет вести за собой и влиять на окружающих; - когнитивные способности: лидеры могут обрабатывать и интерпретировать большой объем информации;
- приспособляемость: лидеры могут адаптироваться к потребностям своих последователей и к изменяющимся требованиям ситуации.
Однако не все лидеры способны к эффективному руководству. Вероятностная теория лидерства гласит, что успешное лидерство обусловлено как характеристиками самого лидера, так и характеристиками ситуации.
Харизматические лидеры могли влиять на людей из-за «особых» отношений между ними и их последователями. Это особое отношение вызывает у последователей специфические реакции, включая:
- более настойчивые усилия и лучшую работоспособность, чем можно ожидать в обычных условиях;
- высокий уровень преданности своему лидеру;
- энтузиазм по отношению к идеям лидера;
- готовность жертвовать собственными интересами ради общего блага» [4].
Основной тип отношений между руководителем и подчиненными (в зависимости от статуса) - комплементарный, подразумевающий «дополнения» роли одного человека ролью другого, а также организационную или социальную иерархию. Традиционно выделяют три стиля руководства: директивный (авторитарный), демократический (коллегиальный) и либеральный (попустительский).
Директивный (авторитарный) стиль управления, проявляемый в единоличном принятии важных решений в компании без учета мнения коллектива с применением категоричных методов управления в резкой форме (приказы, наказания, выговоры, штрафы и пр.) негативно влияет на морально-психологический климат в коллективе, способствует снижению активности, предприимчивости и ответственности работников.
Демократический (коллегиальный) стиль управления наиболее плодотворный стиль взаимодействия руководителя и подчиненных, благоприятно воздействующий на морально-психологический климат в коллективе, стимулирующий ответственность и активность подчиненных. Данный стиль подразумевает информационную открытость, распределение полномочий и ответственности между руководством и подчиненными, согласование принятия важных управленческих и производственных решений, субординационно-доброжелательные взаимоотношения.
Либеральный (попустительский) стиль руководства подразумевает предоставление подчиненным полной свободы действий без особого контроля их деятельности, снижение личной ответственности руководителя, совершенное невмешательство в работу подчиненных