Проблемы и методы осуществления контроля в организации

Введение

В современных условиях рынка многие компании сталкиваются с проблемами в сфере управления внутренними процессами, ресурсами, финансами. Порою фирмы неэффективно используют свой потенциал и имеют повторяющиеся проблемы. Решение этих и других вопросов зачастую сводится к плохой организации контроля на предприятии.
Деятельность любого экономического субъекта нацелена на получение оптимального размера прибыли, прибыль позволяет осуществлять дальнейшую работу и расширять сферы функционирования. Своевременный и эффективный контроль обеспечивает руководителя необходимыми данными о работе фирмы, что имеет прямое отношение к постановке новых задач и принятию решений. Также результаты контроля непосредственно влияют на ранее принятые решения, изменяя планы и нормативы, потому, можно сказать, что контроль выступает элементом обратной связи. Современная экономическая ситуация, когда деятельность организаций сопряжена с немалым риском, диктует административному персоналу необходимость совершенствования системы контроля на предприятии. Этим и объясняется актуальность выбранной темы.
Объект работы: контроль в организации.
Предмет работы: методы и проблемы осуществления контроля в организации.
Цель работы: изучить методы и проблемы осуществления контроля в организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие и сущность контроля в организации;
2. Исследовать методы осуществления контроля в организации;
3. Выявить проблемы осуществления контроля в организации.


1. Понятие и сущность контроля в организации
Контролем называют процесс, который обеспечивает достижения предприятием определённых целей. Контроль заключается в установке определённых стандартов, измерении фактических результатов работы предприятия и проведении изменений при результатах, которые значительно отличаются от установленных стандартов. [1, c.35]
Контроль – базовый элемент, координирующий всю работу организации. Функция контроля осуществляется с помощью наблюдения, учета, анализа и проверки сведений о деятельности предприятия.
Понятие «контроль в управлении» рассматривается в трех основных аспектах:
контроль как систематическая деятельность в ходе реализации одной из основных функций управления;
контроль как завершающая стадия процесса управления;
контроль как составляющая процесса принятия управленческого решения. [5, c.265]
Посредством своевременного и эффективного контроля руководство предприятия обеспечивается полным объёмом необходимых данных относительно работы компании, что имеет непосредственное отношение к постановке новых целей и процессу принятия решений. Помимо этого, результаты контроля оказывают непосредственное влияние на уже принятые решения, изменение планов и нормативов. Именно поэтому, можно утверждать, что контроль выступает как элемент обратной связи. Для обеспечения эффективности деятельности компании контроль становится неотъемлемым элементом, в противном случае, может возникнуть хаос, делающий организацию продуктивной работы предприятия невозможным.
Основные требования для организации системы эффективного контроля на предприятии представлены далее:
1. Ориентированность системы контроля на достижение установленных целей организации.
2. Исключение влияния контроля на действия сотрудников.
3. Необходимость создания условий, обеспечивающих выполнение основных задач контроля.
4. Установление пределов контроля обязано принимать во внимание эффективность и экономичность. [2, c. 86]
Необходимость контроля связана с необходимостью предупреждать появление кризисных ситуаций, уменьшать неопределенность в процессе управления и поддержания эффективности деятельности предприятия. Определив в процессе контроля положительные и отрицательные аспекты деятельности организации, руководство получает возможность оперативно вносить корректировки в ход деятельности организации во всех функциональных областях так, чтобы обеспечивался требуемый темп продвижения к цели.
Таким обозом, контроль является неотъемлемой частью процесса управления

. Планирование, формирование организационной структуры, выполнение работы и мотивация сотрудников требуют обязательного проведения контроля для того, чтобы обеспечивалось минимальное отклонение фактически получаемых результатов от разработанных нормативов и стандартов.
Эффективная система контроля всегда должна носить стратегический характер. Иными словами, в ней должно найти отражение общих приоритетов организации и их поддержка. Относительная сложность оценки какого–либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты – эффект» никогда не должна служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля. [5, с. 266]


2. Методы осуществления контроля в организации
Методы контроля – это способы проверки состояния дел, определения эффективности хода работы, выполнения решений, соблюдения требований законодательства, норм морали. В качестве примера, можно привести инспекцию, ревизию производственной и хозяйственной деятельности, комплексную проверку, выборочную проверку, устный или письменный отчёт, заслушивание доклада, опрос общественного мнения, контрольные записи в журнале, взаимный контроль и др. С помощью осуществления этих мероприятий, руководители реализуют функцию контроля в организации. В зависимости от уровня управления, контролируемой сферы деятельности, методы контроля могут быть различны, но, по сути, контроль является вариантом обратной связи в сложной системе.
Среди общих методов контроля можно выделить следующие:
Метод предварительного контроля. Использовать его следует задолго до начала какого-либо целеустремленного действия. Задачей контроля в данном случае является выяснение целесообразности осуществления действия для того, чтобы избежать неверных или не обоснованных действий. Данный метод позволяет выявить кризис на самых ранних этапах развития. [6, с.21]
Метод направляющего контроля. Данный метод следует применять последовательно и регулярно на протяжении всего хода действия. При этом непрерывно измеряется состояние и поведение объекта контроля, изменяются его характеристики. Данный метод должен обладать достаточной гибкостью, чтобы подстраиваться к этим изменениям. В случае несоответствия характеристик объекта контроля нормам, процессам, которые обеспечивают функционирование организации, существует необходимость их корректировки. Это является проявлением обратной связи, порождаемой направляющим контролем.
Метод фильтрующего контроля. В его основе лежит жесткий контроль соответствия объекта установленным параметрам. Его можно сравнить с фильтром, по мере прохождения через который, действия могут быть остановлены или продолжены. В случае несоответствия хода процесса имеющимся нормам контроля, он не пропускается фильтром до тех пор, пока характеристики объекта контроля не будут приведены в соответствие с установленными требованиями.
Метод последующего контроля (метод контроля по результатам) проводят по завершению действия на основании сравнения результатов с предварительно разработанными нормами и оценочными критериями.
Для того, чтобы деятельность организации была наиболее эффективна, вышеуказанные методы следует применять комплексно. В настоящий момент, контрольные процедуры в организациях обычно ограничиваются лишь последующим контролем.
Наиболее распространенными средствами контроля являются:
распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
внутренние и внешние сверки расчетов;
встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;
проверка правильности осуществления документооборота;
плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств экономического субъекта в соответствии с установленным порядком и др.
Важнейший элемент управления – это система внутреннего контроля в организации