Принципы и правила планирования рабочего времени

Введение

Время – это особый специфический ресурс, который является необратимым. Время уходит безвозвратно, поэтому его эффективное использование актуально, особенно при современном темпе жизни.
Рабочее время многих современных руководителей уплотнено максимально, рабочий день не нормирован, и даже, несмотря на это часто не удается окончить все намеченные дела к определенному сроку. При этом растет такое ощущение беспомощности перед массой проблем, срочно требующих вмешательства и чувство того, что недостаток времени как к тому, что проблемы скоро задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, которое еще больше усугубляет положение.
Актуальность темы исследования связана с тем, что для любой организации в настоящее время использование рабочего времени является важнейшей составляющей производства. Это обусловлено тем, что время служит одним из основных ресурсов, требуемых для производства. Его четкое распределение и структуризация увеличивает эффективность производства и успешность компании.
Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди топ-менеджеров и руководителей.
С информационным развитием и ускорением ритма жизни общества, а также с ростом требований в особенностях работы, от работников требуется выполнение больших объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.
Основной причиной возникновения тайм-менеджмента сдужит повышение уровня дефицита времени. Причинами возникновения дефицита времени считается отсутствие четкого плана работы, слабый уровень контроля над личными потребностями и недостаточный уровень мотивации.
Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, который начинается с ежедневного анализа на какие-либо действия, что дает возможность составить более подходящий план.
Целью данной работы является изучяение принципов и правил планирования рабочего времени.
Для достижения цели в работе будут решены такие задачи:
Изучить понятие рабочего времени и его планирования
Рассмотреть понятие и сущность тайм-менеджмента
Проанализировать причины недостатка рабочего времени и способы его устранения
В работе использованы такие методы научного исследования как: анализ, сравнительный анализ, и синтез.


1 Рабочее время и его планирование
Продолжительность рабочего времени в нашей стране на любом предприятии регламентируется Российской Федерации. Она гласит, что для каждого наемного работника нормой продолжительности работы в неделю является 40 часов. В законе указывается, что распределение выработки и установление графика работы производится каждым предприятием отдельно.
Законодательство Российской Федерации указывает, что основным актом в отдельно взятой организации будет внутренний трудовой распорядок предприятия, то есть те локальные правила, на основании которых регламентируется работа сотрудников.
Отдельным актом для этих целей может служить трудовой договор. Однако в трудовом договоре график работы закрепляется лишь, когда он отличается от общих предписаний. Например, была заключена индивидуальная договоренность о других временных рамках (переработка).
Планирование рабочего времени на предприятии многие рассматривают как установление графика рабочего дня. Однако данное определение включает в себя более широкое значение. Зачастую применяется такое понятие как тайм-менеджмент, но оно не совсем верное. На практике время не такой ресурс, которым управляют. Его можно лишь отрегулировать и повлиять на его использование.
Несомненно, основная цель планирования рабочего времени — это распределение работы каждого работника в установленный срок таким так, чтобы эффективность его труда была максимальной.
Не секрет, что на эффективность работы предприятия не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных методов и приемов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что сложности в налаживании работы такого коллектива становятся невозможными. Компоненты, которые определяют, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его умения, навыки, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее, не стоит отказываться от проведения анализа причинно-следственных факторов, которые вызывают трудности и проблемы, а также стремление к их преодолению и увеличению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, иначе говоря, его планирование. Ведь именно планирование рабочего времени призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.
Программа для планирования рабочего времени — это перечень пошаговых задач, каждая из которых нацелена на достижение основной цели. В программу планирования включаются следующие действия:
стремление к повышению эффективности труда — может рассматриваться как в общем порядке по организации в целом, так и индивидуально для каждого сотрудника;
осуществление контроля над работой и затрат времени на ее выполнение;
оптимизация процессов, исключение ненужных действий и неэффективных аспектов, отрицательно влияющих на производительность;
анализ и оценка имеющейся ситуации и деятельность по улучшению планирования и применяемых методов;
установление порядка действий с указанием приоритетов, которые определят уровень важности тех или иных задач;
разграничение между личным и рабочим временем.
Последний пункт нацелен на то, чтобы минимизировать потери рабочего времени на производстве.
Эффективность планирования рабочего времени основывается на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая база управления не требует дополнительных усилий, так как все обозначенные мероприятия и действия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации. У целей, поставленных руководителем, существует две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкую задачу, его действия обретают сознательность в его осуществлении.
Нацеленность представляет собой некоторую движущую силу, заряжающую руководителя энергией вплоть до самого достижения результата. Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю следует использовать тактику «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: квартал, неделя, месяц, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого промежутка времени, что подразумевает формирование отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной промежуток.
Следовательно, главным положительным акцентом целесообразного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель получит возможность плодотворного и эффективного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени потратит при этом минимально.
В организации индивидуальной работы менеджеров роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для выполнения тех или иных задач.
Работоспособность человека в течение 24 часов обычно изменяется по физиологически обусловленной М-образной кривой, где имеется два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в промежутки времени между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная работоспособность, обычно, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается спад деловой активности человека.
Но это общие тенденции, которые можно наблюдать у большинства людей, однако каждый человек индивидуален и имеет свою кривую работоспособности.
Более того, всем известно, что практически все люди могут быть отнесены к таким двум категориям как "жаворонки", либо к "совы". "Жаворонки" просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют себя энергичными и бодрыми. Работоспособность этой категории людей в этот промежуток времени у них высокая, но во второй половине дня падает, затем проявляется сонливость, и они рано ложатся спать. "Утро вечера мудренее" — это их главное правило.
"Совы" засыпают, обычно, достаточно поздно и просыпаются, несомненно, поздно. Они с трудом встают, так как стадия глубокого сна у них наступает именно утром. Работоспособность этой категории нарастает постепенно начиная со второй половины дня.
Ученые выделяют и третью категорию людей — это аритмики, работоспособность которых фактически одинакова в течение всего дня. К этой категории в основном относятся люди, которые занимаются преимущественно физическим трудом.
Индивидуальный ритм может существенно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в компании. Поэтому следует разработать программу исследования личных биоритмов, которая дает возможность выяснить, как изменяются производительность, работоспособность, внимание в течение рабочего дня, по дням в неделю и по месяцам. Самым легким способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. После проведения недельных замеров построить свою кривую М. Сравнить индивидуальные результаты с той зависимостью, которая наблюдается у большинства людей.
Полученные результаты очень важны, так как теперь можно адаптироваться к режиму работы производства или компании. Некоторые руководители подстраивали или подстраивают работу подчиненных под свой биологический ритм.
Рассмотрим основные правила планирования рабочего времени.
Равномерность загрузки по часам. Зная общие законы движения в природе, в том числе и исполнения запланированных дел, правильно работать равномерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля. Усилия, физические или творческие, будут иметь максимальную эффективность, если в течение дня трудиться в среднем темпе, то есть без "ускорений" и "торможений". Поэтому практической рекомендацией будет по возможности равномерная загрузка по часам.
"Уплотнение" расписания. Когда создается план работ, то, возможно, а скорее всего наверняка, остается часть дел, которые не попадут в расписание. В этих случаях рекомендуется дополнить расписание необходимыми делами.
Рекомендуется рассмотреть варианты совмещения двух и более дел. К примеру, во время наведения порядка, и т. п. прослушивать курс иностранного языка. Однако если в течение каждого дня выполнять несколько дел одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому рекомендуется не злоупотреблять этим приемом.
Составляя расписание на ближайший день, целесообразно учитывать накопленный опыт многих руководителей, топ-менеджеров и руководителей среднего звена

. К примеру, нельзя планировать больше 3-4 встреч в день, можно провести максимум 10-15 телефонных разговоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каждую беседу).


2 Понятие и сущность тайм-менеджмента
Управление временем, тайм-менеджмент, организация рабочего времени, (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это процесс или действие тренировки сознательного контроля над временем, затраченным на определенные виды деятельности, когда специально увеличиваются продуктивность и эффективность.
Управление временем может помочь получить ряд навыков, методов и инструментов, применяемых при выполнении определенных задач, проектов и целей. Этот комплекс включает в себя широкий спектр деятельности, а именно:
планирование,
распределение,
постановка целей,
делегирование полномочий,
анализ временных затрат,
мониторинг,
организация,
составление списков
расстановка приоритетов.
Первоначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание инструментов, процессов, методов и техник. Зачастую управление временем считается необходимостью в развитии любого проекта, так как определяет время завершения проекта и масштаб.
Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи примененными, в своей совокупности дают существенное сокращение времени, которое необходимо для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель при использовании тайм-менеджмента, анализ использования рабочего времени, планирование рабочего времени, выработка разнообразных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно строгу систему тайм-менеджмента не стоит воспринимать его как аксиому, так как, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени самым оптимальным образом и поэтому самым эффективным будет личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно использовать указанные выше элементы тайм-менеджмента.
Анализ – это такой процесс, который дает возможность определить нерациональное использование рабочего времени, его основные причины, а также выделить из всех причин главные, которые оказывают самое негативное влияние на использование рабочего времени.
Постановка целей – обязательный этап в тайм-менеджменте, в ходе которого следует ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для того или иного человека или на определенном предприятии. Постановка целей дает возможность в будущем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.
Планирование – это такой процесс, при котором осуществляется составление перечня задач, которые стоит выполнить за определенный период времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.
Разработка методов борьбы с причинами потерь времени предусматривает, что в ходе предварительного анализа такие причины были четко определены, и необходимо ликвидировать их. Для классических причин существуют разные типичные способы борьбы с ними, но стоит помнить, что каждый отдельный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине.
Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и использовать его необходимо не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предусматривает, что человек будет творчески подходить к его использованию.
Рассмотрим основные методы планирования рабочего времени.
Принцип Парето.
Вильфред Парето сформулировал принцип, по которому в рамках определенной группы людей объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе.
Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая сегодня стала использоваться повсеместно.
От 20 % реализованных товаров можно получить 80 % прибыли.
80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.
Не обошли стороной этот принцип и основоположники тайм-менеджмента при планировании рабочего времени.
Если спроецировать этот метод на работу топ-менеджера, то итог будет таким: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.
На языке трудового процесса это будет значить, что приятная и легкая работа, на которую затрачивается минимум усилий, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность нужно с максимальным учетом важности каждой отдельно взятой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.
Для полноценного применения принципа Парето в задачах рационального планирования и учета рабочего времени необходимо проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.
АВС-планирование.
В основе ABC-анализа лежит опыт, который демонстрирует, что доли дел меньшей и большей степени важности часто примерно одинаковые. Буквы А, В и С применяются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса.
Этот принцип популярен для многих ведущих менеджеров в России на сегодняшний день. Главное при использовании данного принципа помнить, что распределять рабочее время необходимо относительно важности задач, а не их веса и трудоемкости в общем плане деятельности.
АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.
Задачи категории А (самые важные) получают 15 % от общей массы задач топ-менеджера. Несмотря на невысокий удельный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
Задачи категории В (важные) составляют примерно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается также в 20 %.
Задачи категории С (минимально важные): им отводится около 65 % от общей доли, однако их важность минимальная — всего 15 % относительного веса.
Таким образом, при планировании рабочего времени АВС-анализ акцентирует свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, так как большую часть эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят задачи из группы В, вкладом которых в итоговый результат тоже не стоит пренебрегать. И в конце уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать полномочия.
Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени
Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила массовое признание в виде инструмента планирования рабочего и личного времени. Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория вопросов. Категории строятся на основании двух принципов: срочности и важности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Рисунок 1 - Матрица Эйзенхауэра
Поля заполняются лишь в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному квадранту. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, необходимо определиться с задачами, которые отвечают каждому отдельному полю.
Следует отметить, что матрица будет эффективна лишь для задач на протяжении дня или другого небольшого периода времени.
Поле №1: Важное и срочное
Центром матрицы является именно первое поле, так как заключает в себе главный секрет — его оставляют пустым. Это будет свидетельствовать о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения поставленных целей. Наличие дел, претендующих на первое поле, говорит о постоянных спешках в жизни и работе такого человека.
Несомненно, человек не привык к распределению своих обязанностей и дел, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, берется за работу. Естественно, лучше всего предотвратить такие ситуации, если обдумать все заранее. Ведь существует общеизвестный принцип, по которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все вероятные неприятности. Когда такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.
Поле №2: Важное и неcрочное
В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял самыми важными делами задачи именно из второго поля. Если исполнитель поэтапно выполняет своевременно помещенную в данное поле задачу, то он может себе позволить затратить на нее столько времени, сколько потребуется. Его не будут преследовать спешка, суета и прочие возможные отрицательные последствия.
Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр стоматолога предотвратит более серьезные проблемы с зубами и деснами, так и правильно выбранное время для работы над отчетом поможет избежать срочных ночных переработок.
Планирование и учет рабочего времени в рамках второго поля матрицы составляют таким образом, чтобы достичь личных целей работника. И хотя над сотрудниками не стоит дедлайн, что дает возможность сосредоточиться на качестве труда, стоит помнить, что сроки все же имеются, и за ними необходимо постоянно следить, так как неудача с исполнением задачи второго поля автоматически переносит ее в первый. А этот исход будет чреват последствиями для планирования личного времени.
Поле №3: Срочное и неважное
Тип задач, соответствующий третьему полю, не дает возможности сконцентрировать внимание на самых важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого поля. Но необходимо провести границу между важным и срочным, так как эти понятия не являются равнозначными.
Есть простой метод такого определения: стоит задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к исполнению заданной цели. Обычно дела из третьего поля получают отрицательный ответ. Зачастую в это поле вносят бытовые вопросы: помощь соседям в срочном деле, химчистка одежды в конце сезона, не важные переговоры и встречи.
Есть и второй пример — ремонт бытовой техники, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта бытовая или компьютерная техника необходима для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого поля), а если применяется не часто или только для развлечения, то место этой проблеме в третьем поле.
Дела данного поля не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от основных целей и отбирают драгоценное время