Правовая база информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что документированная информация формирует основу управления, его эффективность основана главным образом на производстве и потреблении информации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и рабочую культуру руководителей. Общий успех управленческой деятельности зависит от того, насколько профессиональна документация.
Принцип работы сервисов информации и документации сводится к ряду процессов. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью механизации - в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Однако все эти этапы цикла управления документами при работе с документами аналогичны. Следовательно, компетентный администратор устройства управления должен не только уметь правильно создавать и выполнять сами документы, но и знать, как выполняется работа с этими документами.
К сожалению, многие руководители компаний, сотрудники, отвечающие за сопровождение управленческой документации, не знают основ современной офисной работы и тем более тонкостей документации.
В то же время правильная подготовка и оформление документов в соответствии с новыми стандартами является важнейшей задачей сотрудников делопроизводственных служб.
Предмет работы - нормативно-правовая база информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственной компании.
Объект работы - информационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Цель данной работы: рассмотреть теоретические и практические аспекты нормативно-правовой базы информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственной компании.
В связи с поставленной целью необходимо рассмотреть следующие задачи:
Теоретико-методологические основы информационного и документационного обеспечения.
Анализ нормативно-правовой базы информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственной компании.
При рассмотрении поставленной цели и задач использовались современные методы научного познания. Опираясь на исторические и современные методы, использовались теоретические формы рассмотрения и изложения материала. Исследования проводились на основе логической последовательности: от общего к частному, от предыдущего к современному.

1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1. Информационное обеспечение управленческой деятельностью
Информационное обеспечение управленческой деятельности - это реализация мер по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации руководству (руководителю) через установленные промежутки времени.
Информационное обеспечение функции планирования заключается в реализации следующих процедур:
разработка проектной документации, разработка планов и доведение их до исполнителей;
анализ и получение информации о ходе выполнения планов по организации дальнейшего планирования;
сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материалах, персонале и т. д.) для определения актуальных целей и сроков выполнения планов.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
направление полученной информации ответственным менеджерам для принятия решения о необходимости адаптации их действий;
документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
предоставление необходимой информации для подразделений и менеджеров, которые планируют возможную дальнейшую адаптацию запланированных показателей;
сбор и анализ информации о выполнении планов, состоянии плановых показателей и сроках;
сбор информации об условиях работы компании и их последствиях для реализации плана.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
организацию и оформление документации по выбранному решению;
доведение решения до определенных исполнителей;
сбор информации о результатах выполнения данного решения, анализ и распространение заинтересованным руководителям;
сбор и обработку информации о проблемной ситуации, возникающей в ходе работы, и постановка соответствующих задач;
сбор и обработку информации, необходимой для выполнения задач;
сбор и анализ информации о доступных ресурсах.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
передачу полученной информации руководителям, которые осуществляют надзор за деятельностью этого подразделения или сотрудника;
выполнение документации руководителем на основе полученной информации

.
Целесообразно представить систему бухгалтерского учета организации как систему процедур для выявления, сбора, измерения, регистрации и обработки информации о недвижимости, источниках, финансово-хозяйственной деятельности организации, затратах и результатах хозяйственной деятельности.
Эффективность системы бухгалтерского учета можно оценивать исходя из степени достижения следующих показателей точности учета и осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации:
формальная экономика: общее или конкретное формальное решение получается для каждой операции.
временная безопасность: все транзакции относятся к соответствующему отчетному периоду.
представление и раскрытие данных в отчетах: все данные правильно обобщены и суммированы, соблюдены указанные требования к порядку и объему информации в отчетах;
доступность: отражаются реально существующие процессы;
полнота: все реальные процессы отражены;
арифметическая точность: все операции рассчитаны правильно;
разноска по счетам: все транзакции корректно проводятся по соответствующим счетам.
Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее:
Организационная структура учетных единиц. Вопросы об организационной структуре системы бухгалтерского учета решаются в каждой компании с учетом внешних и внутренних факторов. Общее требование здесь состоит в том, чтобы организационная структура была соразмерна размеру компании, размеру и специфике ее бизнеса.
Обязанности и ответственность сотрудников, которые ведут учет и отчитываются. Во избежание искажения учетной информации для лица, участвующего в учете операций с определенными активами, функции для авторизации операций с этими активами, обеспечения их безопасности и подведения итогов не должны указываться одновременно.
Формально определенные процедуры для одобрения деловых операций. Должно быть обеспечено официальное одобрение всех деловых операций ответственными должностными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение, касающееся общего характера деловых операций или конкретной операции. Официальное одобрение - это особый случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без формальных процедур лицензирования увеличивается вероятность как неправильного использования (растрата или кража активов), так и ошибок.
Организация подготовки, распространения и хранения документов, отражающих деловые операции; порядок отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете, составление периодической финансовой отчетности.
Качественная информационная поддержка.
Таким образом, качественное информационное обеспечение одна из главных задач управленческой деятельности предприятия. Точная и своевременная информация позволяет компании увеличивать прибыль, конкурировать, принимать решения как можно быстрее выполнять свои обязанности.

1.2. Документационное обеспечение управленческой деятельностью
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) представляет собой разновидность обеспечения управления организацией, которая включает в себя запись, передачу и хранение информации о состоянии организации и контроль действий по изменению ее статуса