Порядок передачи дел и документов при смене исполнителей.

Введение

Передача дел и документов от одного исполнителя к другому происходит нередко, но внутренние документы компании почти никогда не освещают данный вопрос на своих страницах. Если обратиться за информацией к нормативным правовым актам, можно заметить, что данный вопрос освещен достаточно скудно. Таким образом, процесс передачи дел от одного исполнителя к другому может стать проблемой.
В связи с тем, что информации по этому вопросу мало, тема этой работы очень актуальна. Цель работы – наиболее полно осветить вопрос касательно процедуры передачи дел и документов. Таким образом, объектом работы является сам процесс, а объектом – порядок процесса передачи.
По ходу написания работы были поставлены к решению следующие задачи:
1. Определить, в каких случаях происходит передача дел и документов.
2. Выяснить, кто является участниками данного процесса.
3. Изучить, какие документы содержат в себе информацию о порядке передачи дел и документов.
4. Проследить этапы передачи дел и документов.
5. Выяснить, каким оформлением сопровождается процедура.
Структура работы содержит в себе введение, основную часть, текст которой опирается на изученные материалы, среди которых нормативные документы и государственные стандарты; а также заключение и список литературы.

1. Дела и документы. Передача новому исполнителю
Для того, чтобы рассмотреть процедуру передачи дел, нужно вначале определить, что они из себя представляют. [1]
Так, документом является информация, которая зафиксирована на материальном носителе. Такая информация содержит реквизиты, чтобы ее можно было идентифицировать.
Дело содержит в себе один или несколько документов, которые имеют отношение к какому-то одному вопросу либо территории. Как правило, эти документы подшиты в отдельную обложку.
Есть ряд причин, по которым производится передача дел и документов:
1. Для непрерывного рабочего процесса.
2. Для выполнения трудовых обязанностей в связи с отсутствием сотрудника.
3. Для оценки объема работников исполнителем, принимающем дела и документы.
4. Для определения зоны ответственности. [9]
Как правило, передача происходит в случае, если исполнитель вынужден временно или постоянно отсутствовать на данном рабочем месте:
отпуск,
командировка,
нетрудоспособность,
увольнение.
Обычно передача дел и документов осуществляется только по факту, никак не отражаясь документально. Например, при уходе исполнителя в отпуск, приказом руководителя его обязанности переходят другому исполнителю или нескольким исполнителям

. Если временно отсутствующий исполнитель не единственный в своей должности в данной компании, его обязанности исполняет другой исполнитель, находящийся на той же должности, но если другого такого нет, то передача дел и документов просто необходима, чтобы новый в этой области человек смог в полной мере оценить возложенную на него ответственность. [10]
В идеале дела и документы передает старый исполнитель либо руководитель отдела, а принимает – новый исполнитель, но бывают случаи, когда старый исполнитель не может или отказывается участвовать в данном процессе. При таком раскладе всё должно быть зафиксировано в акте и описи – это нужно, чтобы оградить возможные недочеты в работе старого исполнителя и не перекладывать их на нового. Составляемая опись содержит в себе (рисунок 1):
наименование передаваемых дел и документов,
их реквизиты,
количество листов,
наличие в электронном виде,
при необходимости примечание. [4, 5]
В дополнении к описи перечисляются документы, которые не были переданы в связи с их отсутствием.

Рисунок 1 – Опись принимаемых дел и документов
Передача дел и документов происходит, как правило, в последний день, когда исполнитель еще выполняет свои обязанности, хотя бывали случаи, когда этот процесс производился заранее либо разбивался на этапы и проходил в несколько дней. В зависимости от обстоятельств, исполнитель может передать дела и документы своему руководству, которое впоследствии передаст их новому исполнителю. Очень важно, чтобы момент передачи дел и документов происходил в рабочий день как для старого, так и нового исполнителя. [11]

2. Этапы процесса передачи дел и документов. Акт приема-передачи
Несмотря на то, что процесс передачи дел и документов не регламентирован, некоторые рекомендации все же прописаны в документации. Так, в них указано, что исполнитель при временном или полном отсутствии на рабочем месте обязан передать свои дела и документы другому исполнителю или руководителю. При передаче документов и дел в обязательном порядке составляется акт. [3]
Нюансы процесса передачи дел и документов устанавливаются в рамках организации и, если сотрудник ознакомлен под роспись с правилами, установленными в организации, не выполнить их он не может. Факторы, которая организация решит урегулировать, могут быть отражены в следующей документации:
инструкция по делопроизводству,
положение о персонале,
правила внутреннего трудового распорядка
другие документы, включая должностную инструкцию и трудовой договор с конкретным исполнителем