Понятие проектного управления и финансовая эффективность деятельности компании

Введение

Строительство является одной из тех областей, в которых применение методов проектного управления дает эффективные результаты. Причем применение такого базового инструмента, как оптимизация сетевого графика работ, обеспечивает значительный эффект. Вместе с тем, этот необходимый инструмент управления не всегда успешно применяется строительными проектами, не говоря о других методах проектного управления, внедрение которых затрагивает многие организационные устои компании.
Международный опыт применения управления проектами в различных сферах, по данный Международной ассоциации управления проектами 2018 года показал, что эффективность управления проектами по сравнению с проектами, осуществляемыми традиционными методами следующая:
- Экономия расходов на проект составляет до 15%.
- Сокращение продолжительности выполнения проекта в среднем от 20 до 30%.
- Общая прибыль от управления проектом превышает в 2-3 раза связанные с ним расходы.
Целью данной выпускной квалификационной работы является совершенствование проектного управления на примере строительной компании.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть основные теоретические аспекты проектного управления.
2. Изучить финансовую эффективность компании.
3. Проанализировать этапы офиса внедрения управления проектами.
4. Рассмотреть влияние ОУП на финансовую эффективность компании.
5. Далее задачи по ходу написания всей дипломной работы.
Объект работы – компания «…».
Предмет работы – элементы внедрения офиса проектного управления в строительной компании.
Информационной базой для написания выпускной квалификационной работы являлись данные финансовой отчетности, уставы и годовые отчеты, научные публикации, методическая литература, интернет-источники, нормативно-правовые акты Российской Федерации.
Выпуская квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложения.
Понятие проектного управления
Зарождение управление проектами в качестве самостоятельной дисциплины приходится на 30-е года XX века и связано с разработкой определенных координационных методов инжиниринга крупных проектов в США – авиационные в US Air Corporation и нефтегазовые в известной компании Exxon. Проектное управление в России связано с индустриализацией 30-х гг. прошлого столетия [3, c. 42]. Развитие производства в сфере строительства дало толчок к возникновению теории и практики реализации строительных проектов. В 30-ое по 60-е года в России были заложены основы управления проектами. За последние 70 лет управление проектами сформировалось в качестве самостоятельной сферы, помогающей реализовывать проекты различного масштаба при помощи специальных методов.
Проект (от анг. «project») – то что задумывается и планируется.
Проект – это любое временное мероприятия, которое создано для производства уникальных товаров и услуг [18, c. 51].
Выделяют несколько признаков проекта:
• Достижение определенных целей.
• Выполнение взаимосвязанных действий.
• Тройственная ограниченность (бюджет, время и качество).
• Работа в команде.
• Уникальность и неповторимость.
Управление проектами включает применение и использование знаний, методов, инструментов и навыков к проектной деятельности с целью удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Главное преимущество инструментами управления проектами состоит в широком применении данных технологий в различных сферах человеческой деятельности и обеспечении эффективного выполнения проектами, а также взаимодействии участников для осуществления поставленных целей.
Управление проектами позволяет решить следующие задачи [11, c. 30]:
• Обоснование целесообразности проекта.
• Разработка плана поставок и финансирования.
• Реализация плана работ с показателями сроков, затрат и ресурсов.
• Исследование рисков.
• Обеспечение взаимодействия участников.
• Выявление отклонения фактического выполнения плана от запланированного и корректировка показателей.
• Принятие обоснованных управленческих решений.
•Введение

базы данных выполненных проектов, которая поможет передать опыт с целью введения последующих проектов.
Система управления проектами – это совокупность технологических и организационных методов, помогающих поддерживать управление проектами в организации и увеличить эффективность их реализации (рис. 1 Система управления проектами).
Рисунок 1 – Система управления проектами
Цели системы управления проектами включают:
• Увеличение эффективности работы персонала во время реализации проекта.
• Улучшение качества руководством проекта.
• Рост эффективности управления портфелем проектов в организации.
В зависимости от сферы организации существует большое количество систем управления проектами – в сфере IT, строительстве, системы управления инновационными, инвестиционными и организационными проектами по внедрению и разработке ПО, организационные проекты.
Объект системы управления проектами – проект с небольшим ограничением по времени с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. В качестве объекта управления рассматривают [19, c. 47]:
• Портфель проектов – проекты, находящиеся в компетенции одного центра ответственности.
• Стадии жизненного цикла проектов и программ – набор логических взаимосвязанных программ проекта, в процессе завершения которых достигается один из главных результатов проекта.
• Программа – совокупность различных мероприятий и взаимосвязанных проектов, у которых есть общая цель и условия выполнения.
• Организация, внутри которой реализуется проект.
Субъектами системы управления проектами являются активные участники программы, которые взаимодействуют при принятии и выработке управленческих решений в ходе его осуществления. К главным субъектам можно отнести:
1. Управленческий аппарат заказчика проекта с необходимыми организациями и подразделениями, которые представляют различные роли заказчика (инвестор, генеральный заказчик, функциональный заказчик).
2. Управленческий аппарат исполнителя проекта (генеральный подрядчик, подрядчик, субподрядчик, генеральный системный интегратор).
Предмет управления проектами – инструменты, позволяющие реализовать эффективную управленческую деятельность. Реализация проекта включает действия, направленные на достижение целей проекта. Результат проекта – услуга и созданный продукт, соответствующие требованиям, указанным в проекте.
Управление проектами в качестве управленческой деятельности отличается от традиционного менеджмента. Традиционный менеджмент – совокупность действий, которые ориентированы на достижение целей при экономном расходовании бюджета [11, c. 59]. Традиционный менеджмент включает организацию, планирование, контроль и руководство персонала, а также использование ресурсов для достижения целей организации. Помимо этого, имеет циклический характер.
Управление проектами – уникальная деятельность, которая включает определенные методы и инструменты. В таблице 1 представлены отличия традиционного менеджмента от управления проектами.
Критерий
Традиционный менеджмент
Управление проектами
Направленность на конечные показатели
Ориентирован на события, процесс
Ориентировано на достижение определенных целей
Удовлетворение интересов
Организация с включением процессов управления
Заказчик, которому важен определенный результат проекта
Ограничения
Отсутствие четких ограничений и ресурсов
Имеются четкие ограничения по времени и ресурсам, включая финансовые
Основной объект планирования
Распределение позиций
Используемые ресурсы (деньги, время, персонал)
Оценка результатов
Регулирование процессов в ходе их реализации, корректирующие воздействия
Результаты оцениваются по окончании проекта
Персонал
Персонал, занятый в организации
Проектные команды, состоящие из персонала организации и внешних исполнителей
Характер деятельности
Монотонный
Различные виды деятельности, сопряженные с риском
Развитие управления проектами в качестве профессиональной деятельности связано с развитием международных стандартов, в которых описаны особенности системы управления проектами и даны практические рекомендации.
Стандарты в сфере управления проектами помогают ответить на вопросы о методах и способах управления проектами в организации [25, c

. 64]. Международные стандарты разработаны профессиональными организациями, которые объединяют специалистов в области управления проектами: PMI, OGC, IPMA, ISO и другие. Рассмотрим наиболее популярные методологии:
• PMBOK (управление проектами описано на основе модели жизненного цикла проекта и процессного подхода).
• PRINCE и PRINCE2 (первый стандарт для управляющих проектами, второй описан для спонсоров и членов правления).
• ICB – IPMA (требования к компетенциям персонала в ходе управления проектами).
• The APM Body of knowledge (компетенции менеджеров).
• P3M3 (ключевой стандарт для модели зрелости).
• Другие.
В своем докладе руководитель исследовательских проектов PMI Э. Эндрюс привел результаты исследований в сфере использования стандартизированных практик управления проектами. Результаты исследований представлены в таблице 2.
Использование стандартов
Проекты, завершенные в срок
Проекты, вышедшие за рамки бюджета
Незавершенные проекты
Используют
64%
65%
10%
Не используют
38%
41%
12%
Исходя из представленной таблицы, использование стандартов дает организации преимущество. Почти в два раза больше завершенных проектов в срок по сравнению с компаниями, которые не прибегают к использованию стандартов. На 24% больше закрывается проектов в рамках бюджета. А закрытых, то есть незавершенных проектов, досрочно наблюдается 10%.
Для того чтобы сформировать единый подход к управлению проектами в организации разрабатываются определенные регламенты. Регламенты проектного управления – внутренний документ, описывающий процесс управления проектами взаимодействие персонала и правила работы в проектной деятельности компании. В основном регламенты пишутся на основе мировых стандартов, которые были приведены в таблице. Специфика в бизнес сфере достигается за счет специальных уточнений и приложений для определенной сферы.
Управление проектами – совокупность последовательных и взаимосвязанных процессов, при помощи которых реализуется проект [16, c. 73]. В основе мировых стандартов есть жизненный цикл проекта, состоящий из планирования, инициации, реализации и контроля. Рассмотрим фазы управления проектами:
1. Инициация (начальная стадия). В нее входят разработка устава и определение заинтересованных сторон. Заинтересованные стороны – организации или лица, участвующие в проекте, а, соответственно, их интересы могут быть реализованы в ходе проектной деятельности.
2. Планирование и разработка. Определение эффективного способа действий с целью реализации проекта, включая изменения во внутренней и внешней среде: определение общего содержания работ, разработка последовательности действий для разработки общего плана управления проектом и достижения целей.
3. Реализация. Выполнение работ для достижения проектных целей и контроль соответствия текущих работ по плану управления проектом.
4. Завершение проекта. На данной фазе подтверждается конечный результат проекта.
Для эффективного завершения проекта важно прибегать к управлению финансовыми, людскими и материальными ресурсами. Для этого используют программное обеспечение с комплексом приложений для планирования задач, составления расписания, контроля цен и др. Задачи ПО:
• Планирование.
• Предоставление информации и управление данными.
• Управление коммуникациями команды проекта (обсуждение рабочих вопросов,Введение

рисков проекта, фиксация проблем проекта).
В настоящее время существует большое количество данных, которые раскрывают воздействие управления проектами на результативность организации. Опубликованные данные по организациям, включая Boeing, AT&T, IBM, GM, HawlettPackard, свидетельствует, что основные результаты от внедрения процессов управления проектами являются:
- Снижение времени вывода продукта на 30-65%.
- Уменьшение передок и дефектов на 35-75%.
- Снижение инжиниринговых и содержательных изменений на 45-68%.
- Рост среднего показателя прибыли на 6%.
- Рост рентабельности инвестиций в определенных случаях до 20%.
Таким образом, проект – создание уникального продукта или услуги, при ограниченных ресурсах. Система управления проектами помогает организации реализовать проекты с минимальными затратами, временем и максимальным качеством. Для любых сфер деятельности существуют определенные особенности в сфере управления, которые необходимо учитывать в реализации проектного управления компании.
Американский институт управления проектами разработал руководство, в котором помимо профессионального опыта и этического кодекса, были определены профессиональные знания, известные как Project Management Body of Knowledge (PMBOK), состоящий из различных функций: управление содержанием, сроками, стоимостью, человеческими ресурсами, качеством, коммуникациями, рисками, закупками, проектной интеграции и управления заинтересованными сторонами [9, c. 115].
1. Управление содержанием проекта контролирует проект за счет установления задач и целей. В сферу включаются следующие виды деятельности: планирование управления содержанием, определение содержания, требования, создание ИСР, контроль и подтверждение содержания.
2. Управление сроками проекта включает планирование, составление календарных графиков и их контроль с целью обеспечения выполнения проекта. Также сюда входят расписание, определенные операции и их последовательность, длительность операций и оценка ресурсов, составление и контроль расписания.
3. Управление стоимостью проекта включает финансовый контроль за счет накопления, анализа и составления отчетов по затратам. Сюда входит и планирование управления стоимостью, оценка затрат их контроль и определение бюджета.
4. Управление качеством проекта обеспечивает выполнение стандартов качества, которые установлены для проекта, а также планирование, контроль и обеспечение качества.
Существуют и дополнительные функции:
5. Управление человеческими ресурсами – координация и направление деятельности людей, включенных в проект.
6. Управление коммуникации – накапливает информацию, которая передается членами команды, руководство способствует эффективному завершению проекта.
7. Управление закупками проекта – переговоры, отбор, подписание заказов, контроль за поставками материалов, услуги и оборудование.
8. Управление рисками проекта включает идентификацию, количественный и качественный анализ рисков, планирование реагирования на риски, мониторинг и управление рисками.
9. Проектная координация обеспечивает надлежащую координацию различных функций проекта. Данная область включает разработку плана и Устава проекта, управление и руководство работами проекта, контроль и мониторинг работ.
10. Управление заинтересованными сторонами проекта – общение между командой и заинтересованными лицами проекта, включая управление работами, направленными с целью удовлетворения потребностей заинтересованных лиц и решения проблем, которые могут повлечь за собой изменения в проекте.
Исходя из этого, главные функции PMBOK определены по целям, за достижение которых отвечает менеджер по управлению проектами, а дополнительные – по объектам, на которые направляется деятельность руководителя. Однако все функции включают слово «управление», что предусматривает выполнение таких функций менеджмента, как планирование, организация, мотивация и контроль.
В управлении проектами можно выделить основные компоненты. Следует отметить, что соотношение между этими компонентами управления и их относительная важность существенно зависит, как от условий реализации определенного проекта, так и от его состояния.
Рассмотрим основные функциональные области проектного управления, которые являются главными элементами системы управления проектами в компании. К ним относятся:
1. Интегрированный подход к управлению проектами:
- Разработка плана проектов;
- разработка стандартов и регламентов управления проектами в организации;
- выполнение плана проекта;
- контроль отклонений.
2. Управление средой реализации проекта обеспечивает включение необходимых аспектов в проект для эффективного завершения.
3. Управление циклом реализации проекта гарантирует своевременное завершение проекта и предусматривает:
- Разработку графика работ;
- Управление графиком работ.
4