Особенности формирования системы кадровой документации организации ПАО Сбербанк

Введение

В каждой организации, на каждом предприятии присутствует распорядительно кадровая документация. Такая документация играет не маловажную роль. Ведь все эти документы регулируют работу предприятия.
При оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, создаются документы, все эти документы составляют кадровую документацию. Кадровая документация это - приказы, распоряжения, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значимость этих документов определяется тем, что в них указываются данные, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому тема изучения кадровой документации очень актуальна на сегодняшний день.
Организационная деятельность состоит в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
Систематизировать кадровые документы необходимо не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала.
Локальные акты организации можно условно разделить на следующие виды:
- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;
- акты, наличие которых в организации не обязательно.
Отдельные локальные нормативные акты организации должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации. Другие локальные акты руководитель организации может утвердить самостоятельно.
Цель курсовой работы: Выявить систему кадровой документации организации ПАО Сбербанк.
Объект исследования данной работы - ПАО Сбербанк, а предмет - система кадровой документации.
Поставленные задачи:
- Рассмотреть организационную структуру и систему управления ПАО Сбербанк;
- Рассмотреть информационную характеристику кадровой документации; документации по личному составу; локальных нормативных актов;
- Разработать рекомендации по совершенствованию кадровой документации организации.
1. Теоретические основы формирования системы кадровой документации.

1.1. Понятие и классификация кадровой документации.

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Документированная информация составляет основу управления. В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
В деятельности службы управления персоналом делопроизводство занимает значительный объем: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение. Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
Не все руководители уделяют должное внимание и значимость документационному управлению. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом заключается в создании условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками службы управления персоналом (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
– печатание документов по кадровым вопросам;
– регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
– копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
– контроль за исполнением документов;
– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом.
Автоматизированная информационная технология управления персоналом предприятия представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.
Для установления состава кадровых документов, которые должны быть в организации, необходимо провести анализ трудового законодательства, в основном ТК РФ (рис. 1.1).
В локальных нормативных правовых документах закрепляются основные принципы организации рабочего процесса в организации, например правила внутреннего трудового распорядка; положение о защите персональных данных работников; должностные и профессиональные инструкции, которые разрабатываются на каждую должность и профессию, имеющиеся в штатном расписании организации.
К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя организации. Их условно делят на две категории по содержательному признаку: по основной деятельности и по личному составу. Специалистов по управлению персоналом интересует вторая группа
Информационно-расчетные документы ведутся для удобства учета персональных данных персонала организации. Это: личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков, график сменности, личные дела.
Журналы учета и контроля ведутся для учета конкретных видов кадровых документов, отметки о сроке принятия, порядке выдачи, хранения. Например, журнал учета мероприятий по контролю.

Рис. 1.1. Перечень кадровых документов в организации

Многие документы имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету груда и его оплаты", и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации.
Таким образом, можно констатировать, что современное делопроизводство складывается из двух видов деятельности:
1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
2) организацию работы с документами, включающую в себя получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение документов, их подготовку для сдачи в архив или уничтожение.
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет большое значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, так как она связана не только с деятельностью организации, но и охватывает большинство сфер деятельности общества в целом.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.).
Важность документов, оформленных кадровой службой, объясняется тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой документации. Последствиями нарушения норм трудового законодательства при неверном ведении кадрового делопроизводства могут стать проверки трудовой и налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с работниками.
Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с ротаций кадров, обучением и многим другим.
Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности организации, и включает в себя:
оформление приема и увольнения работников;
оформления отпусков, больничных и командировок;
оформление поощрений и наказаний;
оформление материальной ответственности работников;
обработка, использование и хранение персональных данных
работников;
ведение, учет и хранение трудовых книжек работников, кадровой документации по основной деятельности компании.
К числу разрабатываемых кадровой службой документов относятся:
правила внутреннего трудового распорядка
положение об оплате труда
положение о коммерческой тайне
положение о премировании и иных поощрениях
положение о защите персональных данных
положение о командировках
положение о конфиденциальности
положение об отпусках
положение о порядке пользования мобильной связью
инструкция по ведению кадрового делопроизводства
положение о структурных подразделениях
должностные инструкции и т.д.
Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
1) Подготовку документов для приема на работу: разработку трудовых договоров, должностной инструкции, приказов, заполнение трудовых книжек, карточек Т-2 и пр.
2) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе: Положения об оплате труда, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о материальной ответственности работников, Положения о коммерческой тайне, Положения о персональных данных работника и пр.; организация делопроизводства в области разработки и составления локально-нормативных документов.
3) Разработку и ведение кадровой документации: трудовых договоров, должностных инструкций, штатного расписания и пр.
4) Разработка инструкций и правил по охране труда.
5) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
6) Консультирование по трудовым вопросам при ликвидации или
реорганизации компании
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства – секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам)

. Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке по этапам трудового цикла работника:
• документация, связанная с комплектованием персонала органи- зации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением. Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г N I.
Рассмотрим документы по личному составу, главной задачей которых является учет кадров.

Таблица 1. Перечень форм первичной учетной документации по учету кадров
Номер формы Наименование документа Формат
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу А4
Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А4
Т-2 Личная карточка работника 2А4
Т-2ГС (МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего 2А4
Т-3 Штатное расписание А4
Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника А4
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу А4
Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу А4
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику А4
Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам А4
Т-7 График отпусков А4
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работником (увольнении) А4
Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении) А4
Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку А4
Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку А4
Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении А4
Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника А4
Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников А4

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.
· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей.
· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

1.2. Требования к формированию комплексов кадровой документации.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой документации входят следующие документы:
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
личные заявление работников предприятия;
графики отпусков;
приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются:
в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет;
В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
место работы (с указанием структурного подразделения);
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
режим труда и отдыха;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника:
- наименование организации;
- коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);
- дату прекращения действия трудового договора;
- Ф.И.О. работника;
- табельный номер;
- структурное подразделение;
- должность, специальность, профессия, разряд;
- основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
- основание для издания приказа (заявление работника);
- личная подпись руководителя организации;
- личная подпись работника;
- дата.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводное на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.
Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также уполномоченным лицом не имеет юридической силы.
После подписания, приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.
Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.
В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.


2. Анализ системы кадровой документации организации ПАО Сбербанк.

2.1. Характеристика деятельности ПАО Сбербанк.

История Сбербанка России начинается с именного указа императора Николая I от 1841 года об учреждении сберегательных касс, первая из которых открылась в Санкт-Петербурге в 1842 году. Спустя полтора века - в 1987-м - на базе государственных трудовых сберегательных касс создан специализированный банк трудовых сбережений и кредитования населения - Сбербанк СССР, который также работал и с юридическими лицами. В состав Сбербанка СССР входили 15 республиканских банков, в том числе Российский республиканский банк.
В июле 1990 года постановлением Верховного совета РСФСР Российский республиканский банк Сбербанка СССР был объявлен собственностью РСФСР. В декабре 1990-го он был преобразован в акционерный коммерческий банк, который был юридически учрежден на общем собрании акционеров 22 марта 1991 года. В том же 1991 году Сбербанк перешел в собственность ЦБ РФ и был зарегистрирован как акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации. Во многом благодаря поддержке ЦБ РФ и повышению комиссий за расчетное обслуживание Сбербанку удалось выдержать дефолт по ГКО-ОФЗ 1998 года (в тот момент доля государственных долговых обязательств в активах банка составляла 52%, а на кредитный портфель приходился всего 21% нетто-активов).
В сентябре 2012 года ЦБ РФ продал 7,6% акций Сбербанка частным инвесторам за 159 млрд рублей, или почти за 5 млрд долларов.
В сегодняшнем Сбербанке почти ничего не напоминает о сберегательных кассах, функции которых он выполнял на протяжении значительного периода своей истории. Но удивительно другое: Сбербанк уже мало похож даже на самого себя всего лишь десятилетней давности! Способность к переменам и движению вперед — признак отличной «спортивной» формы, в которой находится сегодня Сбербанк