Особенности делового этикета

Введение

Актуальность темы исследования. Каждый служащий компании, а тем более ее руководитель обязан знать правила делового этикета. В западных странах их, видимо, впитывают с раннего детства, у нас же даже крупные начальники (особенно пожилого возраста) временами могут допустить промахи.
Главным правилом делового этикета является строгое соблюдение правил о рангах. Положение на служебной лестнице является приоритетным во всех ситуациях. Если в гражданском этикете мужчина всегда сопровождает даму, то в деловом – подчиненный помогает начальнику дойти до дому, вне зависимости от их половой принадлежности.
Однако деловой этикет служит не только фактором карьерного роста и созданию благоприятной межличностной атмосферы в фирме. Это и важнейший показатель корпоративной культуры предприятия. Любой клиент предпочтет фирму, где сотрудники сдержанно-элегантно одеты, радушны и предупредительны к посетителям, помогают друг другу, а не выясняют отношения. Таким образом, именно бизнес-этикет и помогает компаниям одерживать верх в конкурентной борьбе.
Проблемой исследования является то, что в отечественной практике правила делового этикета зачастую игнорируются офис-менеджерами, клиентами и руководством, что негативно сказывается на результатах деятельности компании.
Степень изученности исследуемой проблемы довольно высока. Источники можно разделить на касающиеся непосредственно проблемы делового этикета в целом для персонала в сфере бизнеса, а также в частности для офис-менеджеров. Среди авторов стоит отметить вклад следующих: И. В. Волгиной, А.В. Дроздкова, О. А. Энговатовой, Ф. Кузина, Б. В. Макарова, А. В. Непогоды, В. В. Усова, В. С. Кукушина, Е. Баженовой и др.
Целью реферата являлось изучение аспектов делового этикета офис- влияние на деятельность компании.
Для достижения поставленной цели нами были решены следующие задачи:
изучить понятие делового этикета и выявить основные функции;
представить общие правила делового этикета для офис-менеджера;
определить аспекты техники ведения общения по телефону офис-менеджером;
определить порядок организации совещаний в компании;
представить правила делового этикета офис-менеджера при приеме различных групп посетителей;
сделать выводы.
Объектом исследования являлась деятельность офис-менеджера в компании.
Предметом исследования являлся деловой этикет офис-менеджера в компании.
Теоретико-методологическая основа. В качестве теоретического материала были использованы публикации, научные статьи, материалы сети Интернет по исследуемой проблеме. В качестве методов: анализ литературы, сравнительный, логический.
Теоретическая значимость исследования заключается в том, что в материал, изложенный в нем, может являться информативной базой для проведения более подробных исследований, а также при построении правил поведения офис-менеджера в компании.
1 Теоретические основы категории делового этикета на современном этапе

Понятие делового этикета и его функции
Деловой этикет является неотъемлемой частью профессии, которая так или иначе связана с имиджем. По своей сети деловой этикет определяет порядок поведения при деловых контактах, да и в бизнесе в целом. Являясь лицом компании, сотрудник должен обладать рядом качеств, благодаря которым он будет с честью представлять свое руководство, а также организацию в целом. Среди них можно выделить самостоятельность, услужливость, непреклонность, доброжелательность, профессионализм. Офис менеджер должен быть привлекательным, а на его лице должна быть улыбка.
Правила делового этикета помогают в улаживании конфликтов, а также в определенной степени сокращают риск их возникновения различными общепринятыми способами. В особенности риск возникновения конфликтов возрастает в межнациональном (межкультурном) общении. По этой причине важно знать не только общепринятые нормы, но и особенности поведения делового человека определенной профессии в разных странах. Набор требований к деловому этикету существует общий, а также специфический для каждой отдельной профессии.
Современный деловой этикет – это объемное знание правил приличий, с также умение находиться в коллективе таким образом, чтобы окружающие отвечали уважением и не были оскорблены какими-либо действиями, жестами, словами и т.п.
Умение сотрудника компании общаться с клиентом, а также его поведение позволяет судить о коллективе этой фирмы в целом. Таким образом, было выявлено, что главной функцией делового этикета является создание таких правил, которые будут способствовать взаимопониманию людей при общении.
Не менее важной по значению является еще одна функция делового этикета, а именно функция удобства, т.е. практичность и целесообразность. По своей сути деловой этикет, как в общих правилах, так и в тонкостях, присущих определенной обстановке или профессии, представляет собой систему, приближенную к повседневной жизни.
Наиболее важным принципом делового этикета является то, что поступать по нему необходимо не по причине того, что так принято, а потому что это более удобно, целесообразно, уважительно по отношению к обществу, да и самому себе. Придерживаясь данного принципа можно достичь и благоприятной обстановки в коллективе.
Деловая этика также выступает инструментом формирования имиджа в компании, т.к. сотрудник – это прямое отражение того, как она функционирует.
Представитель компании, будь то офис-менеджер, руководитель, инженер или сотрудник другой профессии, занимает важнейшую роль в современном бизнесе. Если он соблюдает деловой этикет, то компания приобретает партнеров, инвесторов, в нее повторно обращаются клиенты за оказанием услуг, либо предоставлением продукции. Однако, если это игнорируется, то последствия негативны.
Деловой этикет способствует получению лучших результатов при реализации основной деятельности, а также повышает производительность труда, т.к

. действия сотрудника строго ограничены правилами. В отечественной практике правила делового этикета не столь полно соблюдаются, в соотношении с зарубежными компаниями. Сравнивая результаты, можно констатировать, что когда действия сотрудника строго определены, у него реже возникают проблемы, нет излишней суетливости, формируется взаимное уважение и понимание.
Обобщая можно отметить, что предприниматели всего мира считают, что знание делового этикета является прибыльным, а также что это признак профессионализма.

1.2 Общие правила делового этикета офис-менеджера
Работа офис менеджера сопряжена с выполнением множества должностных обязанностей. Это делает его незаменимым для любой компании. В должностные обязанности входит нередко кадровое делопроизводство, владение первичной бухгалтерией, менеджмент и многое другое. Работа наделена функциями администратора, завхоза, секретаря.
Помимо того, что она должна быть исполнена безукоризненно, важно отметить, что именно сотрудник этой профессии первый встречает посетителе, таким образом, именно по его поведению складывается первое впечатление о компании. К тому же не только визуализация способствует оценке, но и умение общаться по телефону, прямой контакт. Важно все от внешнего вида, до поведения . Офис-менеджер, соблюдая деловой этикет, одновременно служит положительным примером и для сотрудников, и для посетителей. Так, например, если офис менеджер отсутствует, то посетитель в рабочее время не должен стучать в дверь руководителя. Это объясняется тем, что предполагает безделье руководителя, что может его скомпрометировать. Правила этикета предъявляют просто открытие двери, таким образом, возникает две типичные ситуации:
1) В случае если руководитель занят, т.е. не один, либо разговаривает по телефону, необходимо закрыть дверь и дождаться момента, когда он будет свободен;
2) В случае если руководитель свободен – попросить разрешения войти.
Также посетителю не рекомендуется приводить себя в порядок в приемной, на это есть специально отведенное место – туалетная комната. По правилам этикета офис менеджер должен по просьбе посетителя подсказать, где она расположена.
Посетитель может быть приглашен офис-менеджером в кабинет на несколько минут ранее, нежели ему было назначено (до 5 минут), в случае если руководитель уже освободился. По этой причине офис-менеджер должен при предварительной договоренности о встрече предупредить, что стороннему посетителю желательно приходить в приемную не позднее, чем за 10 минут до обозначенного времени встречи, т.к. этого периода будет достаточно, чтобы привести себя в порядок, а также исключить возможность небольших расхождений в часах.
Общими правилами этикета, предъявляемыми к офис-менеджеру является приветствие и представление. Данные функции способствуют образованию благоприятного восприятия посетителем.
Приветствовать офис-менеджер посетителей приемной должен доброжелательной улыбкой. Данный жест считается правилом хорошего тона и воспринимается заходящими в приемную положительно, создавая благоприятную обстановку. Особым правилом приветствия офис-менеджером является то, что если оно направлено на почетных гостей, а также собственного руководителя, либо руководителя высшего ранга, следует при условии что он их видит впервые встать из-за рабочего места.
Правила этикета также определяют требование, согласно которому офис-менеджеру не следует первым подавать руку для рукопожатия, однако если оно направлено к нему, то следует ответить взаимностью. При этом его рука должна быть уверенной и на лице улыбка. Вялое, безжизненное рукопожатие будет являться признаком неуважения к оппоненту.
Помимо процесса приветствия не менее важным является процесс представления офис-менеджером. При реализации данных функций необходимо учитывать не гендерные различия, а ранг собеседника, что четко определено в правилах делового этикета.
Деловой этикет предполагает представление офис-менеджером руководителем, за исключением вышестоящего руководства, всех посетителей. При выполнении деловых поручений в обязанности офис-менеджера также входит и собственное представление.
В ситуации, если ему необходимо обратиться к посетителю, которого он видит впервые, следует использовать следующие типовые фразы: «Будьте любезны, представьтесь. По какому вы вопросу?» и т.п.
Правилом хорошего тона является то, что если в период прохождения деловой встречи кто-либо чихнул, что он должен негромко извиниться. Все остальные при этом участники деловой встречи должны сделать вид, что ничего не произошло. Однако стоит отметить, что если со стороны офис-менеджера произошло данное действие, то это не является нормой. Деловой этикет предполагает представленные меры только в ситуации, если это по той или иной причине нельзя не допустить. Наилучшим является незаметно потереть пазухи носа, чтобы предотвратить предполагаемое чихание.
В обязанность офис-менеджера также входит обслуживание посетителей необходимыми напитками. Если руководитель дал прямое поручение по исполнению данного действия, то офис-менеджер должен поинтересоваться, какой напиток предпочитает посетитель и в каком исполнении (наличие сахара, молока, лимона и т.п.).
При подаче угощения гостям офис-менеджер должен им улыбнуться, тем самым создавая благоприятное впечатление. Если произошел следующий сценарий: посетитель уронил ложечку, то не принято, чтобы он ее поднимал. Деловой этикет говорит о том, что эту функцию должен выполнить офис-менеджер и только после того, как посетители покинут встречу.
Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что деловой этикет способствует восприятию не только непосредственно офис-менеджера, но и компании в целом. От того насколько точно исполнены правила зависит благоприятное оно будет или негативное