Основы культуры деловой письменной коммуникации

Введение

Актуальность. На сегодняшний день деловая как устная, так и письменная речь занимают весьма значимое место в обществе и нет предпосылок к тому, что актуальность этих явлений будет снижаться. Подобная ситуация связана в первую очередь с тем, что мы являемся свидетелями постоянного расширения разнообразных деловых контактов людей как в своем государстве, так и в мире ради достижения ими определенного успеха в своей деятельности.
Если деловая устная коммуникация всегда находится как бы на виду – каждый день в любом из городов нашей страны и мира проходят многочисленные деловые встречи, на которых проходит прямое обсуждение важных для сторон вопросов. То письменную деловую коммуникацию многие пока всерьез не воспринимают. Однако она является весьма мощным инструментом достижения поставленных целей.
Цель работы: выявить основные моменты культуры деловой письменной коммуникации.
Задачи, которые необходимо решить для достижения поставленной цели:
- представить определения письменной коммуникации и деловой письменной коммуникации;
- отразить основы культуры деловой письменной коммуникации.
Структура работы. Реферат состоит из введения, двух глав, заключения, а также списка литературы.


1. Письменная коммуникация и деловая письменная коммуникация

Начиная исследовать понятия письменной коммуникации и деловой письменной коммуникации можно предположить, что они тесно связаны с понятием письменной речи. Такое предположение оправданно, если обратить свое внимание на определение письменной речи: особая форма речи, которая связана с выражением и восприятием мыслей исключительно в графической форме. Таким образом, именно письменная речь сделала возможной письменную коммуникацию как процесс.
Как и в случае любого другого массового явления, письменной речи присущи свои собственные характеристики, которые и составляют суть этого явления. Представим здесь таковые характеристики по Е.И. Бреусовой:
- свой собственный набор речевых средств. Таковой, к примеру, значительно отличается от набора средств выражения смыслов в устной речи, поскольку последняя чаще всего весьма упрощена;
- структурная сложность. Она становится более заметна также при сравнении письменной речи с устной;
- автор письменного сообщения всегда больше внимания уделяет оформлению, поскольку у пишущего часто больше возможностей критически осмыслить то, что он написал, чем у говорящего;
- развернутость и полнота сообщения из-за отсутствия прямой обратной связи с собеседником и отсутствия привязки к конкретной разговорной ситуации;
- особые интонации (однако, письменная речь всегда менее выразительна, нежели устная), свой порядок слов, который чаще всего направлен на лучшее понимание написанного.
Все эти особенности присущи и письменной коммуникации. Однако все же следует привести определение этого понятия. Толковый переводческий словарь определяет письменную коммуникацию как процесс создания, передачи, а также восприятия человеком и людьми письменных высказываний. Таким образом, письменная коммуникация - это, в отличие от письменной речи, всегда процесс графического создания смыслов, суть которого - текст - имеет значение как минимум для двух сторон.
Примерно такое же определение письменной коммуникации представил Н.Д. Голев и И.А. Вальдман. Подобное наблюдение позволяет предположить, что определение Толкового переводоведческого словаря исследуемого нами понятия можно считать общепринятым

. Также оно важно для нас и потому, что является кратким, но максимально понятным.
Теперь перейдем к определению деловой письменной коммуникации. Под таковой, по мнению Б. Гарнера, в общем смысле должно пониматься особое средство создания и поддержания профессионального имиджа, а также важный инструмент установления и поддержания контактов в деловой среде.
Примерно такое же определение исследуемого понятия приводят и Н.Л. Варшамова и Е.В. Яшина. Правда, они пишут, что особое внимание при изучении такой коммуникации стоит придавать особенностям ее культуры как крайне специфическим особенностям. Рассмотрим их далее.

2. Культура деловой письменной коммуникации

Исследователи Н.Л. Варшамова и Е.В. Яшина представляют следующие характеристики деловой письменной коммуникации, которые и формируют ее культуру:
- стереотипность. Под этим следует понимать частое присутствие в речи большого количества речевых шаблонов, к примеру, «Уведомляем вас» и прочих;
- официальность. Это строгий тон обращения (без ярко выраженных эмоциональных и стилевых моментов), обращение к адресату на «вы» и так далее;
- лаконичность и точность. Данные характеристики обеспечивают максимальную информативность речи. Так автор послания должен использовать такие формулировки, которые трактовались бы читающим максимально конкретно и корректно, не допускать двусмысленных и расплывчатых формулировок в своем тексте.
Но исследователи Ю.В. Таратухина и З.К. Авдеева обращают наше внимание на немного другой набор характеристик деловой письменной коммуникации:
- лаконизм и информационная достаточность текста. К примеру, если в документе содержится какая-либо просьба, то она должна быть выражена как можно более четко. Однако следует избегать при этом избыточности, поскольку из-за нее текст может плохо восприниматься читающим;
- достоверность информации в документе. Текст должен отражать фактическое состояние дел, информация в нем должна быть аргументированно убедительна;
- композиция текста. Она должна быть жесткой и однозначной. Все просьбы, сообщения, предложения и так далее выделются в отдельные блоки. Для лучшей информативности текста в нем выделяются новая мысль, тема, новый поворот темы и прочее. Более того, текст часто состоит из двух частей: из информации об имевших место фактах, событиях и информации о желаемых, предполагаемых событиях (просьбы, предложения и так далее);
- стандартизация и унификация. Эти характеристики обозначают композиционную соотносимость и закрепленность частей текста;
- важно придерживаться одного способа изложения в документе, а именно формально-логического. В нем предмет рассматривается с позиции социальных, экономико-правовых и прочих отношений, но никак не с позиции межличностных;
- ясность, недвусмысленность и точность изложения в документе. Эти характеристики достигаются предметной (точность факта, соответствие обозначаемому) и коммуникативной (точность реализации замысла пишущего, соотношение слов, контекста и так далее и соотношение частей) точностью;
- использование языковых моделей. Широкое применение шаблонных (стандартных) языковых моделей, языковых оборотов;
- этика письменного делового общения. Здесь актуализируются речевые этикетные формулы обращения и прощания, соблюдение общей тональности послания