Организация времени в деловом взаимодействии

Введение

Деловое взаимодействие – весьма распространенная форма межличностного общения. Собственно, к деловому взаимодействию можно отнести очень большое количество человеческих контактов как таковых. Казалось бы, при таком огромном опыте, накопленной информации о проблемах построения и поддержания межличностных связей, по определению не может быть каких-либо трудностей в достижении положительного результата. Вместе с тем, повсеместные сложности в построении таких отношений, небольшая их продуктивность наталкивают на вывод о том, что правила оптимальной организации времени соблюдают далеко не все. Актуальность правильной организации времени при деловом взаимодействии состоит в том, что она является одним из важнейших и наиболее действенных механизмов по повышению эффективности процесса делового взаимодействия как такового. При грамотном распределении этапов делового общения, можно добиться как повышения вероятности благополучного исхода данного процесса, так и экономии времени на сам процесс. В данном реферате рассмотрены основные подходы к организации времени при деловом взаимодействии, его составляющие и этапы.

1. Эффективность делового взаимодействия и временной фактор его организации

Деловое взаимодействие, в отличии от других видов межличностных отношений, имеет множество характеристик, которые усложняют и отягощают взаимодействие между сотрудниками, партнерами. Такими чертами можно назвать их неустойчивость, изменчивость, а также неопределённость. С научной точки зрения деловое взаимодействие мало поддаться какой-либо систематизации, поскольку является не достаточно четко структурированным объектом. К тому же, в контексте темы реферата важно, что деловое взаимодействие, - это процесс, которые развеяться во времени, и имеет относительно времени выраженную структуру. Характеристиками, которые описывают временное течение делового взаимодействия, являются: протяжённость общения, завершенность (или же наоборот, незавершенность), а также интенсивность общения и ее распределение во отведенный период времени .
Среди исследователей, которые рассматривают деловое взаимодействие предметно, существует несколько точек зрения на то, как вообще построено данное общение. Наиболее распространенной является следующая градация (разделение процесса делового взаимодействия на отдельные фазы): 1) установление контакта; 2) ориентация в ситуации; 3) предметное обсуждение актуального вопроса (вопросов); 4) принятие решения (или же наоборот, отказ от принятия решения); 5) выход из контакта.
Взаимосвязь между этапами поострена так же весьма интересно: каждый этап в деловом взаимодействии является подготовительным по отношению к последующему. Нужно сказать, что содержательное напыление делового взаимодействия определяется той проблемной областью, касательно которой видеться дискуссия. То есть, деловое взаимодействие, общение между партнерами может разворачиваться вокруг самых различных типов отношений, и самого широкого круга проблем, - технических, финансовых, производственных, и т.д. Деловое взаимодействие в большой степени зависит от подготовительных стадий. Естественно, чем лучше проведены подготовительные стадии, тем эффективнее будет и само деловое взаимодействие. Недопустимо, что бы деловое взаимодействие строилось на скоропалительных решениях, а также на интуитивных выводах, игнорировании требований стратегии и тактики. Близость (небольшая физическая и психологическая дистанция), которая сама по себе возникает между участниками делового взаимодействия, очень обманчива. Для достижения результата деловое взаимодействие должно строиться на квалифицированном, профессиональном расчёте всех обстоятельств, учете всех значимых факторов.
Теперь касательно самой постановки вопроса. Деловое взаимодействие охватывает очень широкий перечень вопросов, в т.ч. деловую переписку, поэтому в данном реферате внимание сфокусировано именно на межличностном общении в рамках делового взаимодействия, то есть организации времени при личных встречах. В деловом общении принято, что бы какое-либо совместное решение закреплялось в устном или же письменном виде. В последнем случае речь идет о документальном подтверждении договоренностей. Те же средства, которые используются для обмена информацией, принято называть коммуникативными. Непосредственное общение при деловом взаимодействии принято назвать неформальными коммуникациями; задокументированное общение, соответственно, - формальными коммуникациями. На практике же наиболее распространенными являются комбинированные коммуникации, - соединение формальных и неформальных.
Устная и посменная формы делового взаимодействия связанны довольно сложным способом. Естественно, что на устную форму приходиться основная часть всего общения. Многие виды деловой коммуникации имеют как устный, так и письменный форматы. К примеру, такие составляющие делового общения, как «приглашение», «заявление», «предложение», «запрос», «обращение», а также «доклад», «распоряжение» существуют как в устном, так и в письменном общении. В тоже время, есть формы, которые существуют только в документальном виде: «протокол», «стенограмма», «акт», «контракт». В российской культуре делового общения сложилась двоякая ситуация. С одно стороны, согласно действующему законодательству, все договоренности, что бы они имели юридическую силу, должны быль зафиксированы в документальном виде. С другой стороны, практика делового общения сформировала особенную этику устных договоренностей. Обязательства, взятые сторонами на себя в устной форме, так же обязательны к исполнению. В этом случае «гарантией» служит деловая репутация сторон.
В силу распространения электронных коммуникаций, - интенсивного использования электронной почты, интернет – телефонии, а также разнообразных мессенджеров, часть неформальной коммуникации теперь имеет и «квази» документальную форму. С одной стороны, при помощи мессенджера люди могу общаться так же интенсивно и непринужденно, как и при личной встрече, но, с другой стороны, существует очень чёткая фиксация всего содержания такого общения, что может быть позже использовано как подтверждение некоторых договоренностей .
Сейчас пересылка документов возможна и в электронной форме. И если в рамках российского законодательного поля принципиальной является именно «бумажная» форма документа, то у западных партнеров взаимодействие теперь возможно полностью в электронной форме, при помощи электронной подписи.
Деловое взаимодействие располагает большим перечнем документальных и неформальных средств общения. Практика показывает, что деловое взаимодействие может быть эффективным в том случае, если оно имеет правильную организацию (в том числе организацию времени). Это придает самому процессу общения устойчивый характер. Именно на разработку четкой регламентации направлена работа на подготовительных этапах делового взаимодействия. При этом на начальном и заключительном этапе делового взаимодействия важную роль играют именно документальные формы общения, а на основном, - неформальные (устные). Другими словами, изначально стороны договариваться о формате взаимодействия, фиксируя подробности в соответствующем протоколе (или же каким-либо другим документальным способом). В ходе собственно общения происходит устное обсуждение самого предмета. Затем, при достижении договоренностей, они фиксируются в документальном виде.
Теперь касательно пространственной организации делового взаимодействия. В данный момент все больше деловых контактов происходит дистанционно. Благодаря современным средствам коммуникации теперь нет необходимости физического присутствия всех участников переговоров в одном помещении. Но, не смотря на это, все еще важным является правильная организация пространства самой встречи. Другими словами, существенным является взаимное расположение в пространстве договаривающихся сторон, а также административная подчиненность каждой из них. Традиционно в деловом взаимодействии выделяют вертикальные и горизонтальные связи.
Горизонтальные между договаривающимися сторонами – это их непосредственное взаимное расположение на территории. К примеру, нахождение двух договаривающихся сторон в одном административном округе – это проявление горизонтальных связей. Естественно, что горизонтальные связи имеют свою градацию, - в зависимости от дистанции между договаривающимися сторонами. При этом важна не только физическая дистанция между ними, но и ее временное измерение. Скажем, в случае, если между участниками делового взаимодействия находиться небольшой участок пути, но прямых рейсов нет, и по времени для организации встречи нужно довольно много. Так же очень сильно усложняет контакт необходимость пересекать государственную границу. Вертикальные связи представлены, как правило, отношениями подчинения в рамках одной структуры. То есть это деловое взаимодействие между главным офисом компании и его региональным представительством, например.
Временная составляющая и в горизонтальных связях, и в вертикальных очень важна

. Ее суть в том, что любое расстояние можно мерять как в единицах длинны, так и во времени, необходимом для его преодоления. В этом отношении именно планирование и анализ пространственного взаимного расположения участников делового взаимодействия – это, в первую очередь, анализ того количества времени, которое необходимо для организации взаимодействия именно при таком конкретном взаимном расположении.
Не смотря на то, что современные средства связи сделали возможным общение вовсе без физического присутствия участников делового взаимодействия, личные встречи все еще актуальны в виду нескольких обстоятельств. Так, все ещё (по крайней мере, по требованиям российского законодательства) документировать договоренности именно в бумажном варианте, и поэтому в рамках каждого делового общения необходима хотя бы одна личная встреча. К тому же, весьма остро стоит вопрос секретности. Хотя степень защиты современных средств коммуникации очень высока, но высок и риск утраты частной информации, и поэтому личные встречи снова актуальны, - именно с оглядкой неразглашения данных. Есть еже одно обстоятельство, ввиду которого иногда личной встрече нет альтернативы. В случае, когда идет обсуждение технических деталей какого-либо проекта, и всем участникам обсуждения необходимо воочию убедиться технологических особенностях объекта, вокруг которого поострена дискуссия.
Теперь касательно временного фактора в организации делового взаимодействия. Суть данного фактора такова, что все элементы делового взаимодействия, естественно, имеют временное выражение. И все задачи, которые необходимо решать в течении этого процесса, требуют времени, которого становиться все меньше и меньше. Не в том смысле, что ход времени ускоряется, а в том, что скорость производственных, управленческих процессов постоянно возрастает, и управленцы каждого звена постоянно вынуждены повышать свою эффективность, - нагрузка на каждого из них постоянно возрастает. И тут возникает очень интересная ситуация.
Деловое общение – обоюдный процесс, и, по идее, у каждой стороны для подготовки к взаимодействию и его реализации есть необходимость в осуществлении одного и того же количества процедур. В этой связи, при непосредственном контакте очень хорошо видно, какая из сторон подготовилась к данной встрече лучше. По идее, если подготовка одинаково хороша, то на одни и те же операции должно уходить одинаковое количество времени.
Основная проблема временного фактора в деловом взаимодействии очевидна, - это неоправданно долгая длительность всех фаз взаимодействия, и, как минимум, дополнительные издержки, или же, как максимум, и вовсе отрицательный результат переговоров. Современные производственные процессы на столько быстротечные, что иногда измеряться уже не месяцами, а неделями и днями. Проволочка с принятием решения чревата не только потерями от простоя мощностей, но и вовсе срывом контракта. В нынешних условиях является непозволительной роскошью «растягивать» деловое взаимодействие на несколько встреч, назначать контакты раз в несколько недель. Все это грозит тем, что одна из сторон такого взаимодействия, - которая больше другой ценит собственное время, - может вовсе пойти на разрыв контакта.
Самой же распространенной ошибкой и самым неправильным шагом в данной ситуации является постоянная «отсрочка» в принятии решения, перенос «на потом», и т.д. Организация времени в рамках делового взаимодействия состоит из нескольких основных задач. Самая очевидная из них – это планирование времени на фазы самого делового взаимодействия, достижение оптимального распределения временного ресурса между всеми его фазами для минимизации длительности всего процесса. Однако, есть еще и менее очевидная составляющая – планировка времени у каждой из сторон, которая вовлечена в такое взаимодействие.
Есть специальный раздел в менеджменте, который принято назвать тайм – менеджментом. Именно в эго «компетенции» анализ подобных проблем и поиск их решения. С позиции тайм – менеджмента, время производственных процессов можно и нужно контролировать. При чем это касается как личного рабочего времени, так и временного измерения всех производственных процессов. В том числе и делового взаимодействия. Тайм менеджмент является очень популярной и востребованной дисциплиной вот уже много лет, и в его «рамках» было разработано множество подходов к тому, как именно можно решить все основные проблемы организации управления. Это направление менеджмента располагает несколькими инструментами для оптимизации временной организации чего-либо. К таковым инструментам можно отнести: планирование, распределение, постановка целей и расстановка приоритетов, делегирование, анализ временных затрат .
В рамках же делового взаимодействия принято выделять несколько «классических» подходов в решении проблемы дефицита времени. Всего выделяют пять основных: 1) сокращение числа фаз делового общения; 2) сокращение количества задач, которые решаться в процессе делового взаимодействия; 3) сокращение «дискретности» между фазами делового взаимодействия; 4) сокращение времени, которое тратиться на решение одной задачи; 5) параллельное осуществление независимых друг от друга процессов.
Первый подход, - сокращение количества фаз делового взаимодействия, - уместен в случае, когда сам процесс явно перегружен ненужными формальностями. Не следует «идеализировать» предпринимателей. В бизнес постоянно приходит большое количество новых людей, и, в большинстве своем, они не проходят специальной подготовки. То есть, имеет смысл «подсказать» деловым партнерам, что можно организовать процесс общения и более целесообразными способом.
Второй подход – уменьшение количества решаемых задач, - так же уместен, когда деловое взаимодействие явно перегружено обсуждением сторонних проблем, а также разработкой каких-то решений, которые никак не повлияют на решение основной задачи, ряди которой и началось деловое взаимодействие. Нужно отметить, что нерационально организованное деловое общение невозможно как-либо улучшить. К примеру, если какое-либо общение нацелено на решение одной конкретной задачи, но в ходе делового взаимодействия обсуждаться еще множество второстепенных вопросов, то такое взаимодействие уже никак не ускоришь. Другие методы и подходы могут дать экономию не более чем на 30-35% от общего объема времени. То есть, оптимизировать (в контексте временных затрат) можно только то деловое взаимодействие, которое изначально постоянно грамотно, в котором нет не нужных и неуместных фаз и компонентов. Говоря образно, если пассажирские поезд Москва – Санкт-Петербург будет делать остановку на каждой станции, на которой есть пассажирский перрон, то его по определению никак нельзя будет сделать скорым, какие бы технические средства ускорения не использовались.
Третий подход, - уменьшение «дискретности», - построен на том, что в деловом взаимодействии, как и в каждом процессе, есть ряд операций, которые необходимо выполнять одна за другой. В таком случае паузы между переходами от одной операции к другой могут составить ощутимый объем временных затрат как таковых. Снижение времени перехода, уменьшение количества неоправданных задержек и заминок может стать существенным подспорьем.
Четвертый подход – сокращение времени на каждый этап делового взаимодействия, - кажется уж очень очевидным. Но с другой стороны, именно благодаря ему можно добиться ощутимой экономии временного ресурса. Многое из того, что делается в рамках делового взаимодействия, делается «традиционным» путем. То есть люди, которые вовлечены в это процесс, многое делают механически, особо не задумываясь над тем, каким образом все это можно ускорить. Критическое отношение к поставленным задачам, поиск путей оптимизации может существенно сэкономить время.
В таблице 1 представлен анализ действенности основных подходов по повышению эффективности использования временного ресурса при деловом взаимодействии.
Таблица 1
Направления повышения эффективности делового взаимодействия за счет временного фактора
Способ сокращения затрат Преимущества Недостатки
Сокращение фаз делового взаимодействия Существенная экономия времени без особых вложений Есть риск снизить действенность проекта
Сокращение задач делового взаимодействия Резкое упрощение схемы взаимодействия, и, как результат, временных потерь Разрабатываемый проект может не достичь намеченных целей
Сокращение «дискретности» процесса взаимодействия Действенное и эффективное использование времени Очень трудоемкий в воплощении
Сокращение времени на решение одной задачи Наименее рискованной способ Небольшая экономия времени

Пятый подход, - параллельное выполнение независимых друг от друга процессов, уместно, когда в рамках делового взаимодействия решается несельского задач, одна из которых – основная, а остальные – второстепенные. Эффективность такого подхода наиболее целесообразно показать на примере. Допустим, осуществиться деловое общение между двумя сторонами о проектировании нового товара