Организация системы электронного документооборота

Введение

Начнем с того, что скорость развития информационных технологий и современных тенденций позволяют уже сегодня говорить о том, что именно уровень обеспеченности предприятия информационными системами управления бизнес-процессами определяет показатели эффективности роста каждого предприятия.
Сегодня, когда экономика нашей страны переживает достаточно сложные времена, автоматизация бизнес-процессов и их защита становится одним из главных способов повышения эффективности принятия управленческих решений любого предприятия, повышения уровня конкурентоспособности, основой для оптимизации расходов в целом.
Кроме этого, в условиях современной экономики бумажный документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия. Таким образом, бумажный документооборот становится большим препятствием на пути эффективной работы предприятия.
Актуальность работы состоит в том, что лучшим способом решения этой проблемы может стать автоматизация документооборота, которая является важным шагом в повышении конкурентоспособности предприятия, позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступностью и хранением документов.
Для этого на предприятии внедряют автоматизированные системы электронного документооборота. Такая система призвана значительно облегчить работу с документами, правильно организовать движение документов, облегчить управление ими, что позволяет снизить время для поиска, повышает своевременность и точность информации, устраняет ее избыточность.
Разработка систем электронного документооборота (СЭД) приняла широкие масштабы, когда появился более-менее доступный интернет. Первоначальным предназначением СЭД была частичная автоматизация работы с различными документами. После того, как системы электронного документооборота доказали свою эффективность для автоматизации обычного делопроизводства, они нашли свое применение не только в частных организациях, но и в государственных структурах.
Как результат, вскоре СЭД стали дополняться усовершенствованными функциями, становясь, таким образом, комплексным решением, которое позволяет любой организации максимально просто и эффективно автоматизировать свои бизнес-процессы.
Объектом исследования выступают системы электронного документооборота. Предметом исследования являются особенности организации системы электронного документооборота.
Цель работы – исследование организации системы электронного документооборота. Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
рассмотреть понятие и особенности систем электронного документооборота;
исследовать разновидности систем электронного документооборота;
провести сравнительный анализ существующих систем электронного документооборота.
При написании работы использовались такие методы, как изучение научных статей и литературы, а также их сравнительный анализ.


1 Понятие и особенности систем электронного документооборота
Начнем с того, что официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД позволяет управлять документами на протяжении всего их жизненного цикла: от создания до уничтожения.
На рисунке 1 представлен стандартный набор элементов в современной СЭД.

Рисунок 1 - Стандартный набор элементов в современной СЭД
Отметим, что переход на систему электронного документооборота дает возможность решения широкого круга производственных и административных задач благодаря эффективной интеграции со множеством информационных систем и охвату самых разных деловых процессов [5, с. 109]. При этом электронный документооборот базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы.
Для современных компании, которые сегодня стоят на пути выбора системы электронного документооборота, достаточно актуальным является вопрос об объемах внедрения такой системы. Как правило, сегодняшний рынок СЭД предоставляет заказчикам два варианта: первый – внедрение стандартного решения с уже определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация системы электронного документооборота под специфичные требования компании.
В настоящее время количество систем электронного документооборота (СЭД) просто огромно, из которых можно выделить следующие наиболее распространенные в России [6, c. 135]: Directum; DocsVision; Globus Proffesional; PayDox; 1C: Документооборот; Босс-референт; ДЕЛО; Евфрат; МОТИВ.
При выборе СЭД необходимо определить какие характеристики являются наиболее значимыми для организации

. В обзоре It-weekly 2017 были выделены критерии, характеризующие выбранные решения с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:
регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач. В таблице 1 приведена сравнительная характеристика функциональных возможностей СЭД.


Таблица 1 - Сравнительная характеристика функциональных возможностей СЭД [6]
Итоговая оценка функциональных возможностей Directium
Docs Vision Globus Professional Pay Dox
1С: Документооборот Босс-реферат ДЕЛО ЕВФРАТ МОТВ
Регистрация и ввод документов 9,5 10,5 7,5 7 7,5 9 9 13,5 12
Работа с документами 15,5 16,5 12 11,5 12 15,5 16,5 18 18,5
Управление потоками работ (Workflow) и контроль 14 16 10 12 6,5 13 11 12,5 15
Поиск и анализ информации 8 9,5 8,5 8,5 7 9 8,5 9,5 10
Информационная безопасность 12,5 13,5 11,5 12,5 11 13 12,5 13 11,5
Поддержка бумажного документооборота 3 3 3 2 3 2 4 4 4
Стандартные средства настройки 8 9 6 7 4,5 7,5 7,5 10 8,5
Итого 70,5 78 58,5 60,5 51,5 69 69,5 80,5 79,5
Отметим, что бизнес-процесс в деятельности компании – это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей.


2 Информационные технологии в системах электронного документооборота. Разновидности СЭД
Прежде всего отметим, что эффективность внедрения СЭД зависит от проявления всевозможных рисков. Недооценка или игнорирование рисков на различных этапах реализации проекта может привести к увеличению временных и материальных затрат, а результат, запланированный автоматизацией, не будет достигнут [4, c. 230]. На рисунке 2 представлена схема взаимодействия СЭД.

Рисунок 2 - Схема взаимодействия СЭД
Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:
Системы делопроизводства.
Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач: упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей; оптимально организовать движение внутренних документов в компании; наладить работу с обращениями клиентов; организовать внутренний электронный архив документов. По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.
Электронные архивы.
Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов - текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива - оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.
Безусловно, благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.
Workflow-системы.
Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow - «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить - все уже закреплено в системе.
Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить.
Отметим, что Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы