Организация работы с документами в организации

Введение

Хранение документов – одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Организация хранения документов представляет собой сложный процесс, основанный на современных требованиях, знание и исполнение которых является обязательным условием обеспечения сохранности документов, выполняющих не только историческую, практическую, но и важнейшую социальную функцию.
Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.
В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов.
В современных условиях, архивный фонд организации, включающий документы, отражающие все стороны деятельности юридического лица, имеющие длительное правовое, информационное применение, составляющие основу его деятельности, является важнейшим информационным ресурсом организации.
Исследование сложившейся практики и выявление особенностей организации хранения документов проведено на примере коммерческой организации – общества с ограниченной ответственностью «Парус» (ООО «Парус»). В деятельности Общества образуются документы, содержащие информацию о различных сторонах деятельности Общества как самостоятельного юридического лица, многие из которых приобретают статус архивных, которые должны храниться организацией в силу их правовой, финансовой, экономической, социальной значимости.
Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой, однако это поверхностный взгляд. Руководство ООО «Парус» придерживается иного мнения, в связи с чем, проводятся мероприятия по совершенствованию процесса текущего и архивного хранения документов в компании.
Основой исследования организации хранения документов в Обществе послужили: – законодательные акты в сфере документации, архивного дела; – общегосударственные нормативные документы, регламентирующие организацию и отдельные аспекты хранения документов; – методические документы, в области организации работы архивов; – локальные (внутренние) нормативные документы, устанавливающие правовые основы деятельности Общества, закрепляющие организацию делопроизводства, обеспечения сохранности, хранения документов, процедуры создания документального и архивного фонда, которые включены с список использованных источников.


1. Направления деятельности и структура ООО «Парус»

Общество с ограниченной ответственностью «Парус» (ООО «Парус») является негосударственной коммерческой организацией, созданной, с момента образования 17 мая 2000 года, в форме общества с ограниченной ответственностью. Общество является самостоятельным юридическим лицом, действует в соответствии с законодательством Российской Федерации и учредительным документом – уставом организации.
Основным видом деятельности компании является розничная торговля товарами бытовой химии. В настоящее время организация динамично развивается, занимает определенный сегмент рынка, предлагая, через сеть специализированных магазинов в столичном регионе, средства бытовой химии, различных групп и ценовых категорий.
ООО «Парус» является самостоятельным участником гражданских правоотношений, поэтому имеет определенную внутреннюю систему органов управления, структура, состав и порядок формирования которой влияет на деятельность Общества. Высшим органом управления компании является ее единственный участник (учредитель). Руководство текущей деятельностью организации осуществляет единоличный исполнительный орган, в лице генерального директора, который назначается единственным участником (учредителем) и подотчетен ему.
На момент создания в структуру Общества, согласно штатному расписанию, входили следующие подразделения: руководство, секретариат, бухгалтерия, отдел закупок, отдел продаж, отдел логистики. Общее количество сотрудников –10 штатных единиц. В 2006 году, в связи с развитием компании, произошло увеличение сотрудников до 21 штатной единицы, структура организации не менялась до 2017 года.
Существенные изменения в организационной структуре, должностном и численном составе ООО «Парус», произошедшие в январе 2017 года, закреплены штатным расписанием компании. По состоянию на сентябрь 2018 года, общая численность работников Общества составляет 89 штатных единиц. В структуру организации введен отдел кадров, в составе начальника отдела и специалиста по кадрам, отдел маркетинга, административно-хозяйственный отдел, склад, введены должности коммерческого директора, юрисконсульта, увеличено число работников других подразделений.
Таким образом, в настоящее время, в структуру Общества входят следующие обособленные подразделения: руководство, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров, отдел закупок, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел логистики, административно-хозяйственный отдел, склад.
Все работники Общества подчиняются, непосредственно или опосредованно, генеральному директору, который действует в пределах полномочий, представленных ему уставом организации и трудовым договором. Непосредственно генеральному директору подчиняется коммерческий директор, главный бухгалтер, юрисконсульт, сотрудники секретариата (секретарь руководителя, делопроизводитель), начальники отдела кадров, отдела логистики и административно-хозяйственного отдела. В соответствии со структурой управления, коммерческий директор, руководит деятельностью отдела закупок, отдела маркетинга, отдела продаж, склада.
Организационная структура Общества отличается стройной иерархией подчинения, закрепленной локальными организационно-правовыми документами (уставом, штатным расписанием, положениями о подразделениях, должностными инструкциями сотрудников).

2. Организация текущего хранения документов в ООО «Парус»

В процессе своей деятельности, общество с ограниченной ответственностью «Парус», как и любое юридическое лицо, получает и создает документы, которые составляют его документальный и архивный фонд.
Составление и оформление номенклатуры дел
Хранение документов, быстрый поиск информации и использование документов, возможны при их четкой классификации. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Ответственность за составление и оформление номенклатуры дел в ООО «Парус» возлагается на начальника отдела кадров. В процедуре составления номенклатуры дел принимают участие руководители отделов, юрисконсульт, специалист по кадрам, секретарь руководителя, делопроизводитель.
Действующая сводная номенклатура дел компании разработана на основе номенклатуры дел на 2017 год, без существенных изменений, т.к. структура Общества, его функции и направления деятельности не претерпели изменений с января 2017 года. Разделами сводной номенклатуры дел служат названия структурных подразделений, наименования должностных лиц («Юрисконсульт»); основой определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание Общества.
Сводная номенклатура дел ООО «Парус» составляется по унифицированной форме, закрепленной в общегосударственном нормативном документе – Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) – Приложение № 25. Следует отметить, что номенклатуры дел структурных подразделений, как отдельные, самостоятельные документы, не разрабатываются, а представляют собой копии соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Общества, что является ошибочным.
Индекс дела, присваиваемый каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел компании, состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. В номенклатуре дел Общества, данное требование не соблюдается, так, например, заголовок дела «Приказы по основной деятельности», имеющие в разделе «Руководство» индекс 01-05, в разделе «Бухгалтерия» имеют индекс 03-04.
Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Формулировки заголовков дел включают название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (договоры, протоколы и др.), наименование автора документа, даты, к которым относятся документы дела, указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле

. Использование таких формулировок заголовков дел, как «Общая переписка», «Разные материалы», в номенклатуре дел ООО «Парус», не выявлено.
Срок хранения дела указывается со ссылкой на типовые перечни (например, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016), которые являются основными нормативными документами для определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Сроки хранения дел (документов), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией.
Сводная номенклатура дел Общества утверждена генеральным директором, подписана начальником отдела кадров, согласована с экспертной комиссией компании. Гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения не оформляется, т.к. Общество не заключало договор на передачу документов в государственный или муниципальный архив, следовательно, не является источником комплектования архивных учреждений.
Формирование дел
В соответствии с номенклатурой дел осуществляется группировка исполненных документов в дело и их систематизация внутри дела, т.е. формирование дел. Формирование дел включает: распределение и раскладку исполненных документов по папкам; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
В связи с тем, что в ООО «Парус» сложилась смешанная форма организации работы с документами, формирование дел и их текущее хранение осуществляется должностными лицами в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.
Изучение технологии формирования дел в ООО «Парус», позволило сделать вывод, что действующие нормы формирования дел соблюдаются юрисконсультом, сотрудниками секретариата, в отделе кадров, в бухгалтерии: – в дело помещаются только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре; – отдельно группируются документы постоянного и временного сроков хранения; – в дело помещаются документы одного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируются в течение ряда лет; – приложения к документам и дополнительные материалы, возникшие в ходе решения вопроса, подшиваются в дела вместе с ними; – на обложке заведенного дела указываются все данные, а именно: наименование организации, индекс дела и заголовок дела по номенклатуре, срок хранения; – распорядительные документы внутри дела располагаются по видам и в хронологической последовательности; – переписка систематизируется в хронологической последовательности.
Должностные лица, ответственные за формирование и хранение дел в отделе закупок, продаж, отделе маркетинга, логистики, административно-хозяйственном отделе, склада, данные требования нарушают, например, в дело могут поместить несколько экземпляров исполненных документов, могут отсутствовать необходимые приложения к документам и др.
Хранение дел
Сформированные, ответственными должностными лицами подразделений компании, дела, за исключением административно-хозяйственного отдела и склада, хранятся на их рабочем месте, размещаются в запирающихся шкафах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. На полках дела располагаются вертикально; на внутренней дверце шкафа прикреплен соответствующий раздел (разделы) номенклатуры дел, на корешке каждого дела указан его индекс по номенклатуре. В административно-хозяйственном отделе, на складе, дела хранятся в запирающихся шкафах, на корешке дела указан индекс по номенклатуре дел, однако, выявлено, что разделы номенклатуры на внутренних дверцах шкафов отсутствует.
Для дел, сложных по содержанию, внутренняя опись по установленной форме, составляется ответственными лицами всех структурных подразделений (при необходимости, с помощью делопроизводителя, специалиста по кадрам), под контролем начальника отдела кадров.
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику Общества. В этих случаях документы из дела вынимаются только лицом ответственным за формирование и хранение дел. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не осуществляется, что контролируется делопроизводителем компании и начальником отдела кадров. При необходимости, во временное пользование, может быть выдано дело целиком.
Учет выдачи дел сотрудникам во временное пользование осуществляется на основании расписок, которые хранятся в отдельной папке у сотрудника подразделения, ответственного за хранение. Карта-заместитель, на выданные дела, заполняется только в секретариате, бухгалтерии и отделе кадров, что является недостатком в организации текущего хранения дел в ООО «Парус».

3. Подготовка дел к последующему хранению и организация архивного хранения документов в ООО «Парус»

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования. Документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года, в этот период к ним часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.
Обработка дел для последующего хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) представляет собой процесс изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов, является обязательной процедурой при передаче документов на архивное хранение.
До 2017 года, работу по организации и проведению экспертизы ценности документов в Обществе выполняла экспертная комиссия (ЭК), которая действовала на временной основе. Персональный состав комиссии утверждался приказом генерального директора организации, ежегодно.
В марте 2017 года, в компании, приказом генерального директора, создана экспертная комиссия Общества, действующая на основании Положения об ЭК, на постоянной основе, утвержден состав комиссии. Секретарем экспертной комиссии Общества является делопроизводитель, председателем назначен начальник отдела кадров.
Положение об экспертной комиссии компании разработано на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), которое на данный момент отменено. Следовательно, необходимо разработать новое положение об ЭК Общества, на основе действующего нормативного акта – Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.
В 2017 году, сотрудниками отделов компании, за исключением отделов, созданных в этом году, под руководством экспертной комиссии, осуществлен отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; проведено выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.
Несмотря на то, что отдел кадров, как самостоятельное структурное подразделение был создан в 2017 году, кадровые документы были обработаны для последующего хранения и уничтожения сотрудниками подразделения, т.к. созданные и хранящиеся документы по личному составу Общества, были переданы в отдел кадров из секретариата по акту, в апреле 2017 года.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводился путем полистного просмотра дел, сформированных в структурных подразделениях. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, были изъяты, выявленные дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению, производились после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу. Описи и акт были рассмотрены на заседании экспертной комиссии организации, что зафиксировано в протоколе заседания ЭК.
Оформление дел
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию для их последующего хранения.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в архив, проводится работниками отделов ООО «Парус», ответственными за текущее хранение документов в структурном подразделении компании.
Дела временного хранения обрабатываются упрощенно (частично) – остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются