Организация контроля и исполнения документов

Введение

Контроль над исполнением документов и решений - это важнейшая функция управления, целью которой является своевременное и качественное исполнение распорядительных документов, обеспечение получения оперативной аналитической информации, необходимой для оценки деятельности всего предприятия, его структурных подразделений, филиалов, а также работников. В наше время контроль над исполнением документов и распоряжений руководства имеет большое значение, поскольку в них отражаются, в первую очередь, первостепенные цели предприятия и руководства, а поэтому от своевременного исполнения документов зависит основной результат и эффективность работы любой организации.
Иногда сама организация делопроизводства образована таким образом, что несвоевременное исполнение распоряжений руководства приводит к неэффективному результату работы управленческих структур. Контроль над сроками исполнения документов осуществляется в каждой крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Организация контроля исполнения документов и поручений является сложным процессом, в который вовлекаются различные функциональные структуры предприятия или организации.
Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления, которое оформляется в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).
Вопросы контроля над исполнением документов рассматривали такие авторы как: Быкова Т. А., Варламова Л. Н., Кузнецов С. Л., Кондакова Н. В., Ларин М. В., Храмцовская Н. А., Янковая В. Ф. и др.
Материалы авторов по вопросам организации контроля над исполнением документов можно найти в журналах таких как: «Секретарь-референт», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и СЭД» и др.
Цель исследования - комплексно рассмотреть процесс организации и проведения контроля над исполнением документов в органах государственной власти, а также на примере коммерческого банка. В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:
 проанализировать нормативное регулирование контроля над исполнением документов;
 рассмотреть основные аспекты организации контроля над исполнением документов;
 исследовать особенности организации проведения контроля над исполнением документов в органах государственной власти.
рассмотреть особенности организации, контроля и хранения документов в коммерческом банке.
Предметом исследования является контроль над исполнением документов.
Объектом исследования является организация контроля над исполнением документов на примере коммерческого банка.


1 Теоретические основы и законодательство, действующее в организации процессе контроля над исполнением документов

1 . 1 Нормативно-правовые акты, регулирующие организацию контроля над исполнением документов в государственных органах

В настоящее время регламентация документирования информации в целом ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Контроль над исполнением документов также занимает определенное место и регламентируется нормативными актами.
Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории государства. Документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и требуют качественного и своевременного исполнения.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации. Федеральный закон регулирует:
 права на доступ к информации;
 защиту информации;
 виды информации;
 документирование информации.
Постановление от 15 июня 2009 года N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 7 сентября 2011 года) гласит:
- Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела (п. 14).
Документы, которые необходимо исполнять передаются службой делопроизводства исполнителям в установленные сроки (п. 18).
Исполненные электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 48).
Очень важной составляющей является стандартизация тех терминов и понятий, которые существуют в данной области деятельности.
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела, а также включает понятия контроля над исполнением документов и сроков их исполнения.
Основные положения документа по системе документационного обеспечения включает в себя единые требования к документам и организации работы с ними, а также контроль исполнения документов. Контроль исполнения любых документов включает прямые и обратные связи между руководителем и исполнителем:
 постановка документа на контроль;
 проверка оперативного доведения документа до исполнителя;
 предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
 учет и суммирование результатов контроля исполнения документов;
 информирование руководителя.
Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – ФОИВ) от 23 декабря 2009 г. № 76 описывают порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству, её структуру и содержание.
Из проведенного анализа документов по документообороту можно сделать вывод, что в действующем законодательстве контроль над исполнением документов регламентируется в самых общих чертах. Слабая регламентация не дает возможности осуществлять должный контроль за данным процессом на высоком уровне. Для эффективного ведения контроля необходимо внедрять автоматизированные системы и регламентировать текущий контроль в правилах и инструкциях. ПоэтомуВведение

повсеместного автоматизированного документооборота позволит исправить все ошибки и повторные действия, возникающие при использовании бумажных носителей. В то же время в век глобализации нельзя абстрагироваться от внешних угроз и опасностей, возникающих в связи с действиями мошенников, хакеров и других напастей.
2 Основные принципы организации контроля над исполнением документов в органах государственной власти
Контроль над исполнением документов необходим для успешного функционирования исполнительной власти. Без должного и оперативного контроля начинается беспорядок и хаос, в результате чего и объединить деятельность каких-либо подразделений становится затруднительно, а оценить эффективность выполнения определенных управленческих решений становится практически невозможным.
Главное контрольное управление является самостоятельным структурным подразделением Управления делами Президента Российской Федерации.
Контроль делится по двум направлениям:
 контроль по существу решения вопроса, (производится руководителем организации или структурного подразделения или уполномоченным лицом)

. Данный контроль сводится к оценке правильности и полноты решения вопроса.
 контроль над сроками исполнения поручения (осуществляется в крупной организации самим структурным подразделением или группой контроля, в небольшой организации – секретариатом или секретарем). Контроль над сроками исполнения документов делят на текущий и предупредительный.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» зафиксировано следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».
Основными задачами группы контроля исполнения или сотрудника, осуществляющего контроль, за исполнением полученного распоряжения являются:
 наблюдение за ходом и фиксацией исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих определенное значение, зафиксированных указаний руководства;
 суммирование сведений и результатов, получаемых в ходе отслеживания процесса исполнения и доведение этих сведений до руководства в установленном организацией виде;
 подготовка проектов и предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
1.3 Системы и методы контроля за исполнением документов
По решению руководства организации контроль исполнения документов может поручаться сотруднику, не состоящего в штате службы делопроизводства.
Начало операций по контролю, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства непосредственно при регистрации.
Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем. Руководитель в своей резолюции устанавливает конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле, такая же отметка проставляется в регистрационно-учетной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае задание возможно разделить на этапы и контролировать выполнение поэтапно.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которого, документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, осуществили проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение установленного срока исполнения документа, должны осуществляется предварительные проверки хода исполнения, результаты которых, заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Ответственность за достоверность представленной информации несут исполнители.
Сроки реализации предварительных проверок хода исполнения документов, должны быть закреплены в регламенте организации (при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации, назначавший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа, после чего документ отправляется в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля если:
 выполнены все условия, указанные в содержании документа;
 имеется документированное подтверждение исполнения и сообщение результатов заинтересованным организациям и лицам;
 отсутствуют дополнительные поручения, и материалы не возвращены на доработку.
При передаче документа другому исполнителю, документ не снимается с контроля, и сроки его исполнения остаются неизменными. Если контрольная служба определяет, что документ исполнен некорректно формам и процедура исполнения не соответствует заданию, то документ возвращается на доработку исполнителю, без продления сроков исполнения.
Сведения о результатах контроля исполнения документов необходимо учитывать и анализировать. Материалы о состоянии исполнительской дисциплины ежемесячно суммируются и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
По итогам анализа разрабатываются мероприятия по ускорению исполнения и прохождения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Таким образом, основные принципы организации контроля над исполнением документов в органах государственной власти необходимы для эффективного функционирования исполнительной власти и её структурных подразделений. Процедура контроля состоит из постановки документа на контроль, определения сроков его исполнения и своевременного и качественного исполнения. Для улучшения данной процедуры в организации, следует пользоваться действующим законодательством.
Систему контроля документов составляют автоматизированные системы работы с документами. Одной из существенных задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота - это автоматизация контроля исполнения документов. Переход на автоматизированный контроль обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и сокращение срывов сроков исполнения за счёт введения эффективных методов управления контролем.
Концепция контроля исполнения документов, поручений и заданий является готовым комплексным решением при автоматизации процессов работы с документами в организации. Она позволяет автоматически контролировать сроки исполнения и имеет возможность уведомлять участников процесса о событиях и сроках исполнения при работе с документами путем присвоения документу определенного статуса , например, «передан исполнителю», «выполняется» «выполнено» и т.д.
Важной особенностью системы контроля исполнения поручений является четкая регламентация работы с документами. Например, нельзя удалить задание, находящееся на исполнении, нельзя скорректировать задание, не уведомив об этом исполнителя, задание можно отправить только подчинённому сотруднику, а не кому-либо и т.д.
В российской системе управления контроль над исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению «снизу – вверх» (результаты передавались от руководителей небольших подразделений в крупные).
Делопроизводственный контроль стал первой функцией, которая стала осуществляться в автоматизированном режиме, при этом автоматически при переходе из одного состояния выполнения документа, меняется и статус данного документа в системе.
Внедрение новых информационных технологий повлияло на дальнейшее развитие делопроизводственного контроля. В современных организациях при наличии автоматизированных систем делопроизводства присутствуют функции контроля над сроками исполнения, что высвобождает часть времени, которое требуется на выполнение других важных функций.
Для организации контроля над сроками исполнения в структуре службы документационного обеспечения управлением (далее - ДОУ), должно быть создано специализированное подразделение со штатом 3-4 сотрудника. Оно может носить название: контрольно-инспекторская группа, группа контроля или инспекция по контролю их названия не унифицированы.
В небольших организациях контроль осуществляется сотрудником службы ДОУ, чаще всего ее руководителем. При отсутствии службы ДОУ обязанности контроля выполняют секретари.
Наличие контрольных структур или поручение контрольных функций одному из работников службы ДОУ не освобождает руководителей от непосредственного контроля над исполнением документов, заданий, поручений, а также за повседневной деятельностью подчиненных. Более того, именно от руководителя зависит эффективность контроля и в конечном счете, результат деятельности предприятия в целом.
Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий