Организационные изменения и внутриорганизационные коммуникации

Введение

Управление – это всегда процесс, который обязан обеспечить выполнение определенных действий, а организация и коммуникации – это основы такого процесса. Как процесс организация и коммуникация имеют свои методы и формы к применению и обеспечению эффективности.
В современных условиях предприятия могут быть доходными и конкурентоспособными при условии постоянной динамики внутренних процессов: технических, экономических, социальных. Все внутренние изменения, направленные на поступательное развитие предприятия называют организационными изменениями. А коммуникации способны быть первичным механизмом для получения творческой отдачи от персонала, а могут стать своеобразной преградой при достижении организационных целей.
При этом при успешных и грамотных организационных изменениях коммуникация является связующим звеном эффективной моральной мотивации персонала и взаимоотношений.
Целью данной работы является изучение основных понятий организационных изменений и внутриорганизационных коммуникаций, выявление методов их исследования и возможных проблем в этой области.
Актуальность вопроса состоит в требованиях современного рынка для выхода предприятий с продуктом на мировой рынок и на местном уровне получения доходности, что повлечет улучшение качества жизни населения страны в целом.




Основные понятия организационных изменений и внутриорганизационных коммуникаций

Организационные изменения предполагают целенаправленную работу менеджеров и персонала для формирования процесса управления и деятельности предприятия, в соответствии с характером внешних изменений. Цель таких новшеств несет создание более комфортных условий для адаптации к внешним изменениям и эффективности поведенческого характера персонала, к ним относят:
• повышение результативности и эффективности работы предприятия;
• рост производительности труда персонала;
• внедрение новых продуктов;
• рост имиджа компании и его места в сегменте рынка
Для более эффективной адаптации применяются и разрабатываются такие технологии, которые максимально гибко и быстро среагируют на внешние факторы и раскроют потенциал персонала и предприятия. Для этого на сегодня разработаны методы организационных изменений:
Технологические, направленные на реструктуризацию процесса производства, рабочей обстановки для персонала и мотивационной составляющей;
Организационные изменения, направленные на реорганизацию функционала и правовых аспектов;
Методы убеждения, которые предполагают беседы, собрания и объяснения персоналу
Административные (приказы, распоряжения);
Экономические изменения, направленные на улучшение мотивационной составляющей
Нельзя забывать, что сам процесс организационных изменений сложен и имеет традиционные этапы. Причем фактор времени является основополагающим. Такой фактор как ответственность влияет на качество изменений, поэтому важна в данном аспекте роль лидера, квалификация и инициативность исполнителей.
Так же важна поддержка организационных изменений со стороны руководства и заинтересованного персонала.
Что касается понятия коммуникация, то определений его множество при этом суть в обмене информацией. Значение коммуникации в налаживании обмена информацией во внутренней среде компании.
В процессе коммуникации на предприятии учувствуют руководители разных уровней и персонал. Руководитель всегда использует информацию, полученную от различных доступных источников внешних и внутренних, и коммуникации позволяют ему эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. Основная роль коммуникации в координации деятельности всех структур организации для получения необходимой информации

.
Для менеджеров высшего звена коммуникация необходима:
потому как 85% их деятельности состоит из коммуникаций, для них важно улучшение ее оперативности
2. коммуникации позволяют достичь оптимальной эффективности управления
3. коммуникации важны в утверждении авторитета и воли
4.выявлена прямо пропорциональная зависимость между эффективностью коммуникации и эффективностью других видов деятельности организации.
Существует 4 функции коммуникации в организации:
контроль,
мотивация,
эмоциональное выражение
передача информации.
Коммуникации различаются:
1) несловесные персональные;
2) словесные устные;
3) письменные персональные;
4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.
На сегодня при помощи компьютерных технологий процесс коммуникации намного упрощен, им проще руководить и корректировать. Он стал занимать меньше времени, при этом эффективность не потерял.
Стал очевидным приоритет в ориентации на получателя при коммуникациях, а не на источнике. При этом если источником информации является руководитель, то ему необходимо учитывать уровень того кому он несет информацию, если ему важен результат и отдача от коммуникации. Это обосновано фактом верности кодирования и расшифровки информации.
Самый эффективный процесс коммуникации, когда существует единство между кодировкой и расшифровкой информации, в случае разнородности коммуникация нарушается. Наблюдается своеобразное распыление, в основном проявляется при различных уровнях квалификаций, знаний, применяемой лексики и т.д. Это является преградой для эффективности от коммуникации и возникновению неточностей.
Различают горизонтальное и вертикальное направления коммуникаций. Вертикальное направление делится: нисходящее и восходящее.
При нисходящем направлении информации снисходит с высших уровней в низший уровень, а восходящее направление действует наоборот. Обычным примером служит приказ руководителя для персонала в применении нисходящего коммуникативного потока, а вопросы от персонала по такому приказу уже будут восходящим потоком. Чем меньше уровней проходит поток, тем более точной будет полученная информация, тем меньше в ней искажений.
Горизонтальное направление в основном применяется при обмене информацией между группой одного уровня. Горизонтальная коммуникация направлена на координацию процесса и может быть:
формальной
спонтанной
Для построения эффективной системы внутренних коммуникаций необходимо:
обеспечить техническую базу, с каналами связи, имеющими безопасность и скорость передачи
обеспечить обмен информацией необходимой для работы
разработать внутрикорпоративные информационные источники
создание внутрикорпоративной культуры
привлечение в компанию квалифицированных и творческих сотрудников и создание положительного имиджа
создание корпоративной базы знаний с периодической оценкой работы корпоративных коммуникаций [1;44]


Методы исследования внутриорганизационных коммуникаций

В некоторых случаях при нехватке времени или при общей перегруженности различной рабочей информацией происходит игнорирование внутриорганизационных коммуникаций. При использовании внутриорганизационных коммуникаций необходимо соблюдать их обязательные характеристики:
ясность и точность;
прозрачность и достоверность фактам;
быть интересными для людей
направлены на уменьшение недоверия
своевременность и адресность
При успешной коммуникации получатель понимает ее абсолютно одинаково отправителю.[2;89]
Для налаживания внутриорганизационных коммуникаций следует использовать такие средства как:
внутренняя система для учета и управления
внутренняя сеть электронная версия
организация внутренней совокупности традиций, событий, стандартов
работа на привлекательный имидж компании для персонала
внутренняя электронная база знаний и программ
Программа внутренних коммуникаций подразумевает при разработке новых стратегий изначальную оценку звеньев управления и организационной структуры