Описание сервиса логистических услуг на примере компании малого бизнеса

В результате анализа были выделены следующие бизнес-процессы транспортно-экспедиционной компании:
получение заказа, сбор информации по заказу, принятие решения о выполнении заказа;
поиск перевозчика;
оформление документов с заказчиком;
оформление документов с перевозчиком
выполнение заказа (перевозка);
обработка выполненного заказа.
В таблице 1представлено описание бизнес процессов транспортно-экспедиционной компании.
Таблица 1 — Описание бизнес процессов транспортно-экспедиционной компании
Наименование функции Входные данные Выходные данные Описание функции
Поиск клиентов Информация о потенциальных клиентах Формирование коммерческого предложения Процесс описывает поиск новых клиентов посредством «холодных звонков» и личных встреч
Организация работы с заказчиком Заявка на грузоперевозку от клиента Договор на грузоперевозку Подготовительный процесс к процессу перевозки включает обработку заявки ,согласование
стоимости и оформление договора
Организация грузоперевозки Заказ клиента, груз на перевозку, информация о грузе на перевозку Комплект документов (ТН,ТТН,ТОРГ 12),Груз Планирование маршрута, составление сопроводительной документации
Организация работы с грузополучателем Груз Перевезенный груз, оплата от клиента, счет-фактура, акт выполненных работ Сдача груза грузополучателю и проверка целостности груза
Сбор и систематизация информации о потенциальных клиентах Информация о потенциальных клиентах Списки потенциальных клиентов Определение возможных клиентов
Составление плана обзвона и встреч Списки потенциальных клиентов План обзвона и встреч Планирование процесса привлечения новых клиентов
Работа с клиентами Списки потенциальных клиентов, план обзвона и встреч Формирование КП, заключенные договора Процесс заключения договорных отношений с клиентом
Составление отчетов о работе Заключенные договора Отчетность Количественное определение заинтересовавшихся клиентов
Обработка заявки от грузоотправителя Заявка на перевозку от клиента Конечный и начальный пункты доставки, заказ клиента Обработка информации о грузоперевозке
Поиск и подбор ТС Реестр перевозчиков Информация о перевозчике, договор подряда Определение вида транспорта исходя из характеристик груза
Подсчет цены заказа Конечный и начальный пункты доставки, договор подряда Цена грузоперевозки Определение цены грузоперевозки исходя из тарифа перевозчика
Начисление агентских вознаграждений Цена грузоперевозки Счет на оплату Начисление суммы вознаграждения экспедитору
Планирование перевозки Заказ клиента, груз на перевозку Путевой лист Определение оптимального маршрута и условий перевозки груза
Составление документов на грузоперевозку Поручение экспедитору Комплект документов для грузополучателя Формирование комплекта документов, необходимых для отправки груза
Отправка груза Путевой лист, Экспедиторская расписка Груз, Комплект документов ТН,ТТН,ТОРГ 12 Процесс подготовки к отправке груза грузополучателю
Контроль погрузки на ТС Груз Информация о статусе груза Проверка условий погрузки груза
Доставка груза Информация о статусе груза Проверка целостности груза Непосредственный процесс перевозки груза
Подтверждение доставки груза Проверка целостности груза Перевезенный груз, оплата от клиента, счет-фактура, акт выполненных работ Процесс подтверждения выполнения условий договора
Экспедитор по России и предоставление склада транспортной компании – АО «РЖД Логистика», подвижной состав, оборудование и терминальные услуги для обработки груза предоставило ПАО «Трансконтейнер», МЧ-1 – погрузо-разгрузочные работы с применением как ручного, так и механизированного способа погрузки и разгрузки.
Обработка заявки клиента на перевозку происходит на основе заказа клиента на перевозку груза. В компании заявка принимается в основном через электронную почту и телефонный звонок. При обработке заявки от клиента, осуществляется: поиск и подбор транспортных средств, подходящих под параметры груза Менеджер по логистике уточняет такие детали заказа как: маршрут перевозки (начальный и конечный пункт), массу, объем груза, характеристики груза.
На основе полученных данных менеджер по логистике оформляет заявку и отправляет оформленный заказ на подсчет стоимости перевозки бухгалтеру. В компании формирование заявки происходит в БД ACCESS. Бухгалтер подсчитывает стоимость доставки согласно тарифам компании, далее бухгалтер передает данные о стоимости заявки на перевозку менеджеру по логистике. Менеджер по логистике связывается с клиентом и объявляет стоимость доставки. Клиент принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с клиентом.
Если потенциального клиента устраивают все параметры предлагаемых услуг, то менеджер по логистике заключает договор на транспортно-экспедиционное обслуживание с клиентом в двух экземплярах, который подписывает директор компании, и скан документа высылается клиенту для его подписания. После подписания договора директором, менеджер по логистике оформляет заявку на экспедирование груза, в которой указывает условия перевозки каждой партии груза, пункт отправления и пункт назначения, наименование Грузоотправителя, Грузополучателя
При решении о сотрудничестве с компанией клиент должен оплатить перевозку. После оплаты менеджер по логистике формирует автомашину или вагон с грузом. Менеджер по логистике выбирает автомашины подходящие по критериям грузоподъемности и доступного грузового объема.
Далее происходит согласование условий гарантии с клиентом (такие как сроки оплаты, а также условия при возникновений спорных ситуаций) и далее производит оформление и отправка договора на грузоперевозку

.
Стоимость перевозки грузов зависит от общего веса груза, объема, габаритов, дальности перевозки, паковки груза.
В компании применяется система автоматизированного расчета тарифа на перевозку грузов железнодорожным транспортом «Rail-Тариф». Программа рассчитывает стоимость сборной отправки; перевозки негабаритного груза с возможностью определения степени негабаритности, совместного расчета груженого и порожнего рейсов, сбора за сопровождение и охрану груза.
Поиск перевозчиков осуществляется с помощью интернет-биржы АТИ и с помощью наработки базы данных с помощью «холодных» звонков перевозчикам. С постоянными перевозчиками установлены договорные отношения по тарифам. Согласование деталей заказа с постоянными перевозчиками происходит через телефонный звонок.
Выбирается самая оптимальная и безопасная схема движения и решаются прочие проблем, возникающие на пути следования. Далее составляются необходимые сопроводительные документы экспедитором и происходит отправка груза с комплектом необходимых документов.
После того, как заявка сформирована, менеджер по логистике составляет поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку, договор на оказание услуг. Также формируется счет фактура и заявка на вывоз товара. Составив сопроводительные документы, менеджер по логистике определяет тип вагона, контейнера для погрузки товара, составляет. Всю составленную документацию менеджер по логистике отправляет руководителя погрузочных работ в пункт отправки товара. Компания оказывает качественный сервис по оформлению сопроводительных документов.
После того, как руководитель погрузочных работ в пункте отправления получает сопроводительную документацию, он принимает груз к перевозке от клиента. Проверяет его на наличие упаковки, если упаковка груза отсутствует, то под его руководством грузчики упаковывают надлежащим образом перевозимую продукцию, а если груз упакован Грузоотправителем самостоятельно, то сразу переходят к его обмеру, взвешиванию, маркировке.
Менеджер по автомобильным и железнодорожным перевозкам перед началом работы обеспечить охранную зону в местах производства работ, проверить внешним осмотром исправность грузоподъемных механизмов, такелажного и другого погрузочно-разгрузочного инвентаря.
Затем распределяют груз в вагоне, рисуют схему раскладки. Руководитель погрузочных работ и клиент подписывают ТТН и экспедиторскую расписку, а также другие сопроводительные документы, включая доверенность на транспортно-экспедиторские услуги. Затем часть подписанных документов передает вместе с грузом водителю экспедитору для Грузополучателя, а остальные подписанные документы отправляет менеджеру по логистике. В процессе механизированной и ручной погрузки участвуют подрядные организации МЧ-1 и РЖД-Логистика.
Компания осуществляет перегрузку грузов с одного вида транспорта на другой, из фуры в фуру. При необходимости предлагаются складские услуги. Компания обладает специально оборудованной территорией, где производится перегрузка из фуры в фуру. На территории компании имеются выделенные подъездные пути, а также оборудование и спецтехника для организации услуги: перегрузка грузов. Технология перегрузки грузов или товара, осуществляется «с колес на колеса». Особенно, в случае прямой перегрузки грузов. Данный процесс ни на минуту не задерживается и отвечает всем требованиям и условиям комплектующегося заказа. Полная перегрузка грузов производится по отработанной программе и в высоком челночном темпе. 
Пакет документации, предназначенный для Грузополучателя, а также подписанную доверенность на транспортно-экспедиционную услугу передается водителю-экспедитору. После того, как погрузят вагон/контейнер для отправки, водитель сортирует вагоны по месту назначения, развозит вагоны, доставляет вагон до места назначения и оповещает менеджера по логистике о прибытии груза.
Факт доставки подтверждается путевым листом, но желательно оформить и ТТН, как подтверждение передачи товара своему водителю.
Стоимость погрузо-разгрузочных работ рассчитывается индивидуально. Дополнительная услуга, заказ которой возможен только при оформлении услуг «Забор груза» и/или «Доставка груза».До 10 кг – услуга оказывается бесплатно.
Механизированная погрузка и разгрузка осуществляется при помощи таких устройств, как электропогрузчики, краны-штабелеры, кран-балки, мостовые краны и всевозможные электрокары.Компания использует доставку груза без перетаривания. Контейнер не вскрывают на промежуточных пунктах — только переставляют на железнодорожную или автомобильную платформу. После приезда в пункт назначения грузы сразу развозят по складам заказчиков.
На этапе логистических работ подбирается подходящий способ погрузки фуры. Выбор способа зависит от характеристик груза: размеров, количества, индивидуальных особенностей. К примеру, погрузка техники крупных габаритов проводится при помощи спецоборудования, а вот для погрузки мебели или тарно-штучных грузов подойдет и ручной труд. Этот вид  погрузки фур выгоден, т.к. специальная техника не способна рационально использовать пространство фуры или контейнера.
После выбора способа обеспечивают технические приспособления: такелажное оборудование, тару, средства для крепления