Номенклатуры дел проекта. Анализ номенклатуры дел проекта

Введение

Сегодня модернизация форм управления и экономической деятельности создает новые виды документов, связанных с предпринимательством, растет распространение электронных документов, и на первый план выходят вопросы оптимизации работы с документами, в частности их систематизация и классификация. Одним из давно установившихся и эффективных инструментов систематизации и классификации больших комплексов документов, возникающих в организациях, является создание тематических номенклатур.
Номенклатура дел проекта - это систематический список заголовков дел, который должен быть установлен в соответствии со структурой, функциями и задачами организации, а также сроками хранения дел в следующем году в рабочем процессе организации. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Для организаций, учреждений, предприятий и компаний (назовем их юридическими лицами), которые являются членами таких объединений и образований, которые имеют обширную по своей структуре структуру, является необходимым и фундаментальным методическим руководством по организации работы с документами при создании индивида. (конкретная) номенклатура дел примерный круг дел.
Целью данной работы является рассмотрение номенклатуры дел проекта: характер, роль и значение.


1.Номенклатуры дел проекта
Организация эффективного офисного управления компанией немыслима без создания соответствующих условий. Одним из таких условий является, в частности, развитие тематической номенклатуры.
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований (заголовков) дел, созданный компанией (организацией, учреждением) в ходе осуществления своей деятельности, созданный в соответствии с указанной формой, с указанием условий его хранения[2].
Номенклатура дел - это систематический список имен дел, поданных в управление файлами, с указанием периодов хранения, которые были разрешены в установленном порядке.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по типу и содержанию. Качество работы с документами зависит от их качества. Номенклатура дел требуется для распределения и группировки выполненных документов для дел, для индексации дел, для установления периодов хранения и для создания справочных файлов для готовых документов, а также служит архивной записью для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Предметная номенклатура готовит структурную единицу. В то же время ответственность за разработку номенклатуры дел лежит на канцелярии или секретариате (секретаре).
При создании номенклатуры следует учитывать следующее:
- единообразие в организации бухгалтерского учета, систематизация,
Описание, хранение и поиск документов;
- применять индексирование документов для обеспечения соответствующие разделы номенклатуры изменений, дополнений и исправлений;
- следить за стабильностью показателей.
Номенклатура может быть индивидуальной, приблизительной и типичной.
Индивидуальная номенклатура случаев отражает документы конкретной организации.
Для стандартизации группировки документов определенной категории организаций с одинаковым видом деятельности и составом документов разработана примерная или типовая номенклатура случаев.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, типичная - обязательна. Типичная номенклатура обычно определяет индексирование в одном случае для организаций по всей системе.
Примерная или типичная номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является основой для создания отдельных номенклатур в подведомственных организациях

. Поэтому он должен быть согласован с архивными учреждениями[1].
При разработке индивидуальной номенклатуры на основе типовой или примерной модели необходимо учитывать специфику конкретной организации.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется с помощью ведущих экспертов и согласовывается с офисом и архивом организации.
Каждая организация должна иметь свой собственный список дел, независимо от того, существует ли приблизительная или типичная номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры, состоящая из номенклатуры всех отделов. Сводная номенклатура дел составляется Управлением на основе номенклатуры подразделений и согласовывается с компетентным архивным учреждением.
После утверждения сводной номенклатуры руководителем организации структурные подразделения получат выдержки из соответствующих разделов для использования в своей работе.
Утвержденные номенклатурные случаи действительны в течение многих лет. Изменения будут вноситься в конце каждого года, а номенклатура дел будет вновь введена с 1 января следующего года.
Номенклатура дел должна быть переоценена и утверждена только в случае фундаментального изменения функций и структуры организации.
Прежде чем создавать номенклатуру дел, вы должны внимательно просмотреть состав, содержание и количество документов, распространяемых в организации. В нем используются положения (уставы) организации, штатное расписание, действительные списки документов, классификаторы, список дел за прошлый год, список корреспондентов, перечни постоянного и временного хранения (более 10 лет), справочные файлы.
Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции[3].
Номенклатура должна включать все случаи и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включены в номенклатуру организации, в которой они были созданы. Номенклатура также включает незаконченные контракты, полученные от другой организации для разрешения, а также все справочные файлы документов.
Номенклатура не содержит печатных публикаций (сборников государственных постановлений, справочников, бюллетеней, брошюр, каталогов, реферативных журналов, экспресс-информации и т. д.), а также алфавитов и других вспомогательных материалов, не отражающих основную деятельность организации.
Каждый случай, включенный в номенклатуру, должен иметь индекс. В течение срока действия номенклатуры для продолжения должны быть предоставлены своевременные записи о возбуждении дел, их передаче в архивы, распределении дел об уничтожении, лицах, ответственных за формирование дел и передаче дел в другую организацию.
В номенклатуре приведены названия разделов и подразделов схемы классификации, а также названия (заголовки) случаев.
Каждый документ характеризуется рядом признаков.
Принято выделять шесть таких признаков2:
1.Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
2.Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т