Модифицирование системы управления

Введение

Бухгалтерскую информационную систему (БУИС) рассматривают как один из ключевых инструментов управления работой предприятий в условиях рынка. БУИС является звеном, связывающим хозяйственную деятельностью организации и людей, принимающих управленческие решения. С помощью БУИС осуществляют сбор, регистрацию сведений о деятельности организации, их обработку, хранение, передачу пользователям для исследования и принятия решений. В связи с этим, можно сказать, что входными данными БУИС являются сведения о хозяйственной деятельности организации, а выходными данными являются полезные, для принимающих решения лиц, сведения. Основное назначение БУИС организации заключается в обеспечении руководства организации финансовыми сведениями для принятия аргументированных решений при подборе вариантов употребления ограниченных ресурсов.
Система предоставляет бухгалтерские сведения, в которых отражается полная картина хозяйственной деятельности предприятия.
БУИС в системе управления предприятием

Основу процесса управления на сегодняшний день составляют две задачи:
финансовый учет организации;
основанный на финансовом учете анализ динамики роста организации.
Поскольку, бухгалтерский учет, по сути, является информационно-математической моделью хозяйственной деятельности, то обе указанные задачи решаются при помощи анализа хозяйственной деятельности. Основываясь на специально организованном анализе можно получить сведения, которые необходимы для качественного управления производственной и хозяйственной деятельностью. Как правило, организации заинтересованы в осуществлении регулярного анализа на основе одних и тех же унифицированных критериев. Процесс формирования учетных сведений является весьма трудоемким процессом, но использование современных информационных технологий позволяет существенно снизить его сложность.
Именно трудоемкость учетного процесса обусловила создание в организациях БУИС, которые, являясь организованными средствами ввода, обработки и хранения учетных данных, позволяют сформировать экономические и финансовые показатели отчетов, основываясь на первичных бухгалтерских документах; с целью последующей передачи пользователю для анализа и принятия решения [1].
В рыночных условиях, БУИС представляют собой мощный инструмент для управления организацией. С их помощью осуществляют:
сбор и регистрацию первичной документации, представляющей собой сведения о хозяйственной деятельности;
обработка и накопление таких сведений.
С применением БУИС становится возможным обеспечение оперативности получения финансовых отчетов организации, с целью принятия решений.
С учетом выше сказанного, можно определить БУИС как инструмент регулирования хозяйственной деятельности фирмы, который способствует формированию управляющих решений в соответствии с поставленными целями и реальной ситуацией.

1.1 Основные пользователи бухгалтерской информации
Направленность бухгалтерской информации сменилась с вводом международных стандартов осуществления учета. До недавнего времени, бухгалтерская информация, в основном использовалась органами государственного управления, но сегодня ее можно назвать базисом принятия управленческих решений, направленных как на внутреннюю политику организации, так и на внешнюю. С учетом данного факта, имеет место разделение всех пользователей на две группы: внешних и внутренних. В связи с существенными различиями в задачах обеих групп, БУИС должна обеспечивать возможность предоставления различным категориям пользователей разные сведения.
Главными внутренними пользователями считаются руководители организации и менеджеры ее служб. Получаемая ими бухгалтерская информация является основой для оценивания[2]:
объема чистой прибыли организации за предшествующий отчетный период;
соответствия нормы прибыли ожидаемой величине;
наличия денежных ресурсов;
соотношения чистых активов и уставного капитала;
наиболее прибыльных направлений деятельности;
- определяется себестоимость производимой продукции.
Внешними пользователями могут являться акционеры, инвесторы, инспекторы налоговых служб, кредиторы, клиенты и аудиторы. В связи с этим, бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и бизнес-планированием при привлечении инвестиций.

1.2. Цели функционирования БУИС
Одной из ключевых задач БУИС является предоставление количественных данных для следующих функций управления производственной и коммерческой деятельностью организации:
планирование;
контроль;
анализ.
Целью является принятие решений по модифицированию системы управления исходя из результатов.
Некоторые из организаций используют также нефинансовые сведения. В таком случае, на предприятии необходимо создание автоматизированной системы управления, состоящей из взаимосвязанных подсистем. Подсистемы предоставляют сведения, которые необходимы для управления предприятием. Бухгалтерская же подсистема является самой важной из всех, поскольку играет ключевую роль в управлении потоком данных, направлении их во все отделы организации, и заинтересованным лицам за ее пределами. Бухгалтерская информация дает возможность руководству не только понимать и анализировать итоговые данные, но также строить прогнозы результатов деятельности организации при принятии всевозможных решений. Принятие решений требует учитывать тот факт, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В связи с этим, ответственность за верное понимание и правильное применение сведений возлагается как на лицо, принимающее само решение, так и на бухгалтера. Говоря проще, бухгалтер должен предоставить полезные сведения, а пользователю необходимо верное ее истолковать и использовать при генерации решений.
Если рассматривать БУИС с точки зрения системы поддержки принятия решений для руководства, то следует сказать, что целью БУИС является обеспечение функций планирования, учета, контроля и анализа в системе управления организации[1].

1.3 Свойства бухгалтерской информации
Задачей БУИС является предоставление полезных сведений для принятия решений. Для того, чтобы поставляемые сведения были полезными, они должны быть достоверными и значимыми[3].
Достоверными сведениями, в данном контексте, являются сведения, которые:
полностью отражают хозяйственные процессы организации,
являются легко проверяемыми,
не отражают интересы конкретных лиц.
Значимые сведения в обязательном порядке должны быть:
полезны при разработке планов;
основаны на обратной связи (здесь, под обратной связью предполагается знание того, насколько достоверными являлись предыдущие ожидания);
поступающими к пользователю своевременно.
В обязательном порядке, нужно учитывать тот факт, что польза, полученная от применения сведений, должна быть выше произведенных затрат, связанных с их применением. Под пользой, здесь разумеется, понимается материальная выгода. Если говорить короче, то использование учетной информации должно быть рентабельным.
Описанные выше свойства, достоверность, значимость и рентабельность - это именно то, чем определяется целесообразность использования бухгалтерской информации.

1.4 Требования к продукту БУИС
Любая информация, включая бухгалтерскую, должна соответствовать некоторым требованиям. К бухгалтерской информации предъявляются следующие требования:
сравнения и постоянства,
существенности,
консервативности,
полноты.
Несоблюдение любого из перечисленных требований ведет к отторжению БУИС организацией. Обеспечение соблюдения данных требований достигается применением специальных мер при создании и использовании БУИС. И, разумеется, поддержание полезности информации, как уже говорилось выше, требует определенных затрат.
Когда говорится о том, что необходимо соблюдение требований сравнения и постоянства, это означает, что в учетный период запрещается использование разных форм и методов бухгалтерского учета. При несоблюдении данного требования сравнение данных не представляется возможным. Но это вовсе не значит, что необходимо бесконечно долго использовать один и тот же метод учета, даже если он устарел или попросту является следствием неудачного выбора методики

. При наличии веских оснований для смены используемой формы или метода учета, изменения можно вносить в начале нового учетного периода [4].
Требование существенности означает, что в случаях, когда затраты на учет сопоставимы со стоимостью учитываемых средств, учет должен быть упрощен. Каждое предприятие выбирает уровень существенности учета самостоятельно. Так, в зависимости от значения объекта для организации, в некоторых случаях он может относиться к категории основных средств, в то время как в других, может быть отнесен к малоценным быстроизнашивающимся предметам, то есть сразу будет списан на затраты.
Требование консервативности исходит из того, что отражение хозяйственной деятельности не во всех случаях бывает однозначным, и в связи с этим, необходимо выбирать наименее оптимистичную оценку. В частности, это значит, что следует быть готовым к отсутствию прибыли и учитывать вероятные убытки. Данным требованием обеспечивается осторожная оценка активов, и имущества, а также осмотрительность при расчете величины убытков.
И, наконец, требование полноты заключается в том, что в сведениях должен содержаться максимум из того, что требуется пользователю.


Характеристики и отличительные особенности БУИС

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что она является одним из видов экономических информационных систем, а следовательно, имеет общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации [4].

2.1 Основные принципы БУИС
Принцип первого лица – определяющий лицо, принимающее окончательное решение и определяющий порядок ответственности на различных уровнях управления.
Принцип системного подхода, предполагающий в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.
Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается различными способами. Например, дублирование структурных элементов системы или их избыточность.
Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.
Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.
Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в этой системе.
Для БУИС свойственны и специфические черты, связаны они с тем, что, во-первых, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации, во-вторых, слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.
Любая система управления основана на принципе обратной связи, однако только на основе бухгалтерской информации можно осуществить обратную связь, т.е. определить насколько верными оказались предыдущие ожидания. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.
Для БУИС характерной является возможность совмещения традиционных и автоматизированных форм учета, что позволяет использовать преимущества вычислительной техники и гибкость «ручной» обработки исходных данных.
Так же БУИС предоставляет возможность независимой автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета [5].

2.2 Классификация
Проблема автоматизации бухгалтерского учета на организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Объясняется это тем, что в современных условиях стремительной эволюции бизнеса возрастают объемы информации, которую необходимо собрать и переработать, а время, отпущенное на анализ данных и принятие управленческих решений, сокращается.
Каждая организация, использующая в своей деятельности БУИС, в зависимости от технической оснащенности, профессиональной квалификации потребителей ПО и поставленных задач, использует один из основных видов БУИС.

Бухгалтерские комплексы и автоматизированные рабочие места
Самыми первыми из существующих ныне на рынке финансово-экономического программного обеспечения были разработаны БУИС на базе больших вычислительных машин ЕС ЭВМ. Они автоматизировали наиболее трудоемкие участки бухгалтерского учета, такие, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, подсчет себестоимости продукции. Такие информационные системы получили название бухгалтерских комплексов. Особенностью бухгалтерских комплексов является то, что они обеспечивают автоматизацию первичного учета и предоставляют данные для принятия управленческого решения и перспективного планирования [6].
В дальнейшем в связи с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ, бухгалтерские комплексы стали основываться на АРМ. Обработка данных стала вестись децентрализовано, несколькими пользователями, у каждого из которых была своя конкретная задача: собрать информацию, обработать ее и сохранить для передачи.
Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета, и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.
Структура работы бухгалтерского комплекса [7]:
на участках учета АРМ собирается и обрабатывается первичная информация;
сводная программа осуществляет сбор обработанной информации и разноску по счетам;
составление оборотно-сальдового баланса производится либо отдельной программой, либо вручную;
принятие управленческих решений толкование и правильное использование информации ложится на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера.
Очень важным требованием для успешного функционирования бухгалтерского комплекса является сопоставимость информации, поступающей с различных участков в сводную программу. Комплексная автоматизация с помощью бухгалтерских комплексов не осуществляется.
Для пользователей БУИС - квалифицированных бухгалтеров необходима [7]:
автоматизация всех учетных задач;
получение оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления организациями, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли;
получение бухгалтерской отчетности по отчетным периодам.
Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек.
Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии, в организациях, фирмах, и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке
Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета в организации. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они позволяют скорректировать работу каждого сотрудника в соответствии с целью, поставленной перед бухгалтерией.
Одновременно с российскими продуктами на рынке финансово-экономического ПО особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом
Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса ("Scala", "Sun System", "Platinum", "SAP", "Avalon", 'Triton") [8].
Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для Российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета