Международные стандарты по управлению документацией и их российские аналоги.

Введение

Система управления - это набор правил и принципов, упорядоченно связанных друг с другом, чтобы способствовать управлению общими и конкретными организационными процессами. Это позволяет определять политику, цели и достигать этих целей. Стандартизированная система управления - это система, требования которой изложены в отраслевых, национальных или международных стандартах. Организации всех типов и размеров используют стандартизированные системы управления из-за многих преимуществ, полученных от ее работы.
Создание и управление документацией является неотъемлемой частью деятельности организаций, процессов и систем. Управление документацией обеспечивает эффективность, подотчетность, управление рисками и непрерывность бизнеса. Это также позволяет организациям использовать ценность своих информационных ресурсов и превращать их в активы для бизнеса и знаний, способствуя сохранению коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и цифровой среды.
Правила документации по системам управления серии ISO 30300 призваны помочь организациям всех типов и размеров во внедрении, эксплуатации и совершенствовании эффективной системы управления документами (DMS). DMS обеспечивает руководство и контроль организации с целью установления политики и целей и ее реализации.
Цель работы: провести обзор международных стандартов по управлению документацией и выделить российские аналоги.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ISO 15489

Международный стандарт: Информация и документация. Управление документами ISO 15489 получил широкое признание в качестве влиятельного и важного набора руководящих принципов, обеспечивающих соответствие систем управления записями (СУЗ) поставленной цели. Впервые созданная в эпоху, когда менеджеры по ведению записей поддерживали жесткий контроль над большинством методов управления документами и конкретным диапазоном документов, она продолжала направлять движение в сторону электронного учета и встроенного организационного хранения информации, знаний и записей.
Рост систем электронного документооборота, технологий социальных сетей открыл новые возможности для инновационных подходов к СУЗ.
Переход от высокоструктурированной среды учета к более гибкому институционально обусловленному контексту, отражающему потребности и ожидания пользователей, открывает как возможности, так и проблемы для специалистов по управлению записями и информацией.
Влияние изменения организационных ожиданий и практики мало обсуждается в профессиональной литературе – особенно в отношении последствий для стандартов и связанных с ними руководящих принципов. Таким образом, в настоящем документе рассматриваются три ключевых сдвига парадигмы, которые могут привести к изменению сферы охвата и управления организационной документацией, а именно:
–технологические разработки;
–изменение ожиданий пользователей в отношении управления информацией и доступа к ней;
–требования к большей прозрачности, соблюдению и подотчетности со стороны организаций.
Можно утверждать, что эти изменения парадигмы уже бросают вызов традиционным представлениям об обязанностях по ведению учета и имеют более широкие последствия для толкования стандарта ISO 15489 и связанных с ним руководящих принципов . В то время как более широкие принципы остаются актуальными в качестве ориентиров для надлежащей практики, ряд руководящих принципов могли бы извлечь выгоду из нового рассмотрения вопроса о том, как эти изменения парадигмы могут быть лучше приспособлены. Профессиональная практика, связанная с назначением метаданных, разработкой схем классификации, назначением сроков хранения и установлением разрешений безопасности, быстро переходит на новый уровень сложности, который в основном не рассматривается в руководящих принципах. Хотя стандарты ISO15489 не предназначены для обеспечения проскриптивного подхода к внедрению системы СУЗ, в настоящем документе утверждается, что профессия находится на этапе, когда некоторые из основных допущений должны быть пересмотрены.

ISO 15489-обзор

Отраслевой стандарт ISO 15489 части 1 и 2: Информация и документация - управление записями (международная организация по стандартизации, 2001a, b), далее именуемый ISO 15489 или 15489, является добровольным кодексом практики. Он предлагает руководство о том, как принципы и практика СУЗ может быть реализована в организациях. Международный стандарт происходит от австралийского стандарта 4390-1996: управление записями и с тех пор заменил его.
ISO 15489.1-2001, часть 1 управление записями:
обеспечивает структуру высокого уровня для СУЗ, с акцентом на требования к разработке системы СУЗ, преимущества СУЗ для организации, требование соблюдать законодательство и необходимость назначения и принятия на себя ответственности за адекватные политики и процедуры СУЗ . В нем также определены требования к системам обучения и поддержки СУЗ .
ISO 15489.2-2001, управление записями-Часть 2: руководство представляет собой технический отчет, содержащий практические рекомендации по применению этих принципов для внедрения эффективной системы СУЗ с использованием методологии DIRKS (проектирование и внедрение систем учета).
В нем содержатся практические рекомендации по разработке процессов учета и контроля, а также рассматриваются вопросы разработки ключевых инструментов учета, таких как схемы классификации, тезаурусы и графики хранения.
ISO 15489 является широко принятым международным стандартом и обычно используется организациями в качестве эталона при разработке и реализации их режима СУЗ . В нем содержатся рекомендации по управлению бумажными или электронными записями, а также рекомендации по оптимальной практике управления корпоративной памятью и информационными активами. Steemson (2005) сообщила, что все чаще “неанглоязычные страны переводят” стандарт ISO 15489 и “учебные группы по управлению информацией и консультационные службы во всем мире сосредоточивают свое внимание на его распространении”.
На международном уровне ISO 15489 был одобрен Национальным управлением архивов и документации Соединенных Штатов (Nara) и и используется в качестве стандарта передовой практики в США, Великобритании, Франции, Ямайке, Австралии и Новой Зеландии

.
Исследование Cohasset 2009 года показало, что 47% специалистов в области документации и архивов ссылаются на стандарт ISO 15489 в качестве основного источника руководящих указаний для определения требований и практики их организации в области СУЗ .
Тот факт, что ISO 15489 дополняет другие международные стандарты обеспечения качества, такие как ISO серии 9000, и использует простой язык для объяснения сложных принципов СУЗ, способствовал его глобальному признанию. Информация об использовании и принятии ИСО 15489 на международном уровне широко освещается в практических публикациях.
Цель ИСО 15489 заключается в определении стратегических направлений внедрения системы СУЗ путем определения ключевых принципов и наилучшей практики, составляющих хорошую систему СУЗ ; она не должна была быть руководством “как это сделать ". Поэтому она обычно воспринимается и используется в качестве эталона и/или стандарта соответствия организациями, реализующими программу СУЗ . Стандарт ISO 15489 (Часть 2) не содержит руководства по внедрению управления изменениями или по тому, как можно получить поддержку высшего руководства и сотрудников для успешного внедрения СУЗ . Фактически, один из рецензентов этого документа отметил, что методологии, изложенные в руководящих принципах, не имеют большого значения для осуществления, что является убедительным подтверждением того, что настало время пересмотреть подходы к СУЗ.

СТАНДАРТЫ СЕРИИ ISO 30300
В свете последних неудач в области корпоративного управления, два новых стандарта ISO помогут компаниям находить корпоративную информацию быстро и эффективно. Повышенное давление со стороны  контролирующих органов в промышленности обязывает компании предоставлять такую информацию, потому что нарушения в области финансового менеджмента, этических отношениях, раскрытие информации и прозрачность принимаемых решений стали обычным явлением.
ISO 30300:2011 Информация и документация - Системы менеджмента документов - Основные положения и словарь, и ISO 30301:2011 Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования, созданы опытом экспертов 27 стран из пяти континентов.
Эти стандарты были разработаны совместимыми и дополняющими другие стандарты системы менеджмента (MSSS), разработанные ISO, такие как ISO 9001 (менеджмент качества), ISO 14001 (экологический менеджмент) и ISO/IEC 27001 (управление информационной безопасностью).
ISO 30300 является зонтичным стандартом и включает в себя основные положения и словарь, общие для данной серии стандартов, в то время как ISO 30301 устанавливает требования к MSR (система менеджмента документов). Дальнейшие стандарты ISO серии 30300 находятся в разработке.
ИСО 30301:2011 "Информация и документация. Системы управления для документов. Требования" определяет нормы, которым должна соответствовать система управления записями (MSR), чтобы поддержать организацию в достижении ее миссии, стратегии и целей. Он посвящен разработке и внедрению политики и целей в области документации и предоставляет информацию об измерении и мониторинге эффективности.
В недавнем выпуске первого из стандартов серии ISO 30300 (международная организация по стандартизации, 2011a, b) освещаются текущие усилия специалистов по внедрению руководящих принципов требований (ISO 30301) для “системы управления записями” (СУЗ), которая будет включать внедрение (ISO 30302), сертификацию (ISO 30303) и оценку (ISO 30304) компонентов.
Эти стандарты серии 30300 “не заменяют ISO 15489”. Новая серия нацелена на высшее руководство, чтобы позиционировать практику СУЗ на уровне систем управления, чтобы она была стратегически согласована с аналогичными системами управления качеством, безопасности и управления окружающей средой.
Набор стандартов 30300 также предоставляет организациям пути для получения сертификации на соответствие системе управления записями.
Это похоже на то, как организации ищут сертификацию по стандартам серии ISO 9000, чтобы гарантировать клиентам и поставщикам, что их продукция производится в соответствии с указанными процессами обеспечения качества. Следует отметить, что в разделах введения стандартов ISO 30300 и 30301 отмечается, что “стандарт ISO 15489 является основополагающим стандартом, который кодифицирует наилучшую практику ведения документации”.
Серия стандартов MSR ISO 30300 была инициирована для:
–связи управления записями с подотчетностью организации
–обеспечения руководства инструментами для реализации систематического и проверяемого подхода к созданию и контролю записей;
–поддержки требования к управлению записями и документации для организаций, внедряющих другие стандарты систем управления, такие как риск, качество и социальная ответственность.
«Система управления» - это набор взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации для определения политики, целей и процессов для достижения этих целей. Система управления записями - это «система управления, которая направляет и контролирует организацию в отношении записей».
Серия ISO 30300, поддерживаемая соответствующими международными стандартами и техническими отчетами ISO TC46 / SC11, предназначена для улучшения создания и контроля записей и установления контрольных показателей для организаций при оценке адекватности их записей. Эта согласованность с другими стандартами систем менеджмента обеспечивает большую коммуникацию и сотрудничество между дисциплинами, особенно для комплексной реализации и оценки соответствия. 
Продукты серии:
ISO 30300: 2011. Системы управления записями. Основы и словарь   объясняют назначение СУЗ, принципы успешного внедрения СУЗ и предоставляют терминологию для использования стандартов СУЗ, совместимых с другими стандартами систем управления.
 ISO 30301: 2019. Системы управления записями. Требования - это спецификация требований для разработки политики, целей и задач управления записями для реализации усовершенствований в масштабах всей организации. Это делается путем определения ролей и обязанностей, разработки процессов и систем, выделения соответствующих ресурсов, а также измерения и оценки результатов, чтобы обеспечить принятие корректирующих мер и постоянное улучшение