Методика проведения управленческого консалтинга при создании ИСУП.

Введение

Совершенствование управления современной экономикой во многом зависит от эффективности принятых решений и их важности. Современный метод управления основан на допущении функциональных решений в области новых информационных технологий, использующих принципы интерактивного взаимодействия человека с компьютером.
Поиск рационального решения сложной проблемы управления невозможен без полного анализа, разработки и анализа возможных направлений действий. Все это требует адекватной информационной и аналитической поддержки на всех этапах процесса разработки и принятия решений. С развитием современных информационных технологий все больше внимания уделяется созданию и использованию информационных систем и инструментов для управления различными информационными системами и поддержки принятия решений. Знание и применение новых информационных технологий и информационных систем в экономических исследованиях является важной частью работы квалифицированного специалиста.
Актуальность работы состоит в рассмотрении методик проведения управленческого консалтинга при создании информационных систем управления проектами.
Объект исследования: информационная система управления проектами с внедрением управленческого консалтинга.
Предмет исследования: управленческий консалтинг при создании информационных систем управления проектами.
Цель исследования: рассмотреть и выявить методики проведения управленческого консалтинга при создании информационных систем управления проектами.
Задачи исследования:
1. Обобщить понятие «информационная система управления проектами».
2. Рассмотреть классификацию информационных систем управления проектами.
3. Выделить цели и этапы управленческого консалтинга.
4. Определить методики проведения управленческого консалтинга в информационной системе управления проектами.
Структура. Реферативная работа состоит из введения, четырех параграфов, заключения и списка используемых источников.


1. Общее понятие «информационная система управления проектами»

В последние годы значительная часть дискуссий о развитии управления бизнесом прошла в свете практического применения современных информационных технологий. Проблемы, связанные с созданием интегрированных систем управления, стали отдельной отраслью науки управления и привели к развитию всей высокотехнологичной отрасли. Более того, иногда кажется, что вся нынешняя масса информации разрабатывалась и развивалась таким образом, что она могла ввести в заблуждение не только неподготовленных читателей, но и специалистов по управлению. С одной стороны, это не удивительно, если мы подходим к этой проблеме с научной точки зрения, поскольку все дисциплины на начальном этапе развития характеризуются отсутствием единой системы терминов и понятий, наличием принципиально разных школ и научные подходы, а также многие другие недостатки, вызванные недостаточным практическим опытом. Однако если мы примем во внимание интересы всех существующих и потенциальных клиентов информационных систем, чьи компании проводят дорогостоящие и зачастую достойные эксперименты по управлению и адаптации существующих решений, следует обратить внимание от научно-методической области к коммерческой организации [4].
Сотрудники организаций, в которых осуществляется деятельность по проекту, должны управлять этой деятельностью. В то время как отдельные проекты требуют участия определенных лиц и материальных ресурсов, возможно, управлять этой деятельностью фрагментарно и хаотично, но это, как правило, очень неэффективное занятие. В реальной жизни компания одновременно управляет несколькими проектами, в которых участвуют одни и те же сотрудники (общие ресурсы), и необходима единая система планирования и мониторинга проектных мероприятий [10].
Очень важная идея, которую необходимо запомнить, прежде чем продолжить рассмотрение возможностей информационной системы управления проектами, что любая система - это всего лишь инструмент, который будет работать, когда все процессы управления проектами задокументированы и будут работать во всей компании.
Информационная система (ИС) - это полная инфраструктура предприятия, которая управляет всей информацией и потоками документов, включая следующие обязательные элементы:
1. Информационная модель, представляющая собой набор правил и алгоритмов функционирования информационной системы. Информационная модель включает в себя все формы документов, структуру каталогов и данных и т. д.
2. Положение о разработке информационной модели и правила внесения в нее изменений.
3. Кадровые ресурсы (отдел развития, привлеченные консультанты), отвечающие за формирование и развитие информационной модели.
4. Программный пакет, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели (программный пакет является основным контроллером и одновременно механизмом управления проектами). Кроме того, у розничного продавца компьютеров всегда есть требования, которые регулируют техническую поддержку и поддержку пользователей на протяжении всего цикла.
5. Кадровые ресурсы, отвечающие за настройку информационной системы и его соответствие утвержденной информационной модели.
6. Внесение изменений в конфигурацию информационных систем и состав его функциональных модулей.
7. Аппаратно-техническая база, отвечающая требованиям эксплуатации информационных систем (компьютеры рабочих станций, периферия, каналы связи, системное программное обеспечение и СУБД).
8. Эксплуатационные и технические ресурсы, включая персонал, ответственный за техническое обслуживание оборудования и техническую базу.
9. Правила работы с информационными системами и инструкции по эксплуатации, правила обучения пользователей и сертификации [25].
Рассмотрим компоненты информационных систем управления проектами:
- подсистема поддержки организационных процедур.
- подсистема управления проектами.
- информационная подсистема управления проектами.
- технологическая подсистема и методологии.
- подсистема культурной среды.
- подсистема планирования.
- подсистема управления персоналом [13].
Информационная система управления проектами (ИСУП) - это уникальное пространство для хранения и обработки информации. Информационные системы управления проектами не являются компьютерными системами управления. Но все же компьютерные системы могут оказать большую помощь в настройке информационных систем управления проектами, поэтому сегодня существует их большое количество.
Информационная система управления проектами - это инструмент для автоматизации управления проектами с помощью программного обеспечения, специально разработанного для нужд бизнеса [26]. Информационная система управления проектами включает в себя следующие функции:
- автоматизация управления проектами: задачи по планированию и управлению проектами;
- предоставление «единой картины» всех проектов компании для принятия взвешенных управленческих решений;
- инструмент управления проектом, позволяющий сократить время общения участников проекта;
- программа управления ресурсами проекта;
- автоматизация процесса управления проектами;
- ведение архива проектной информации.
Информационная система управления проектом реализуется посредством реализации 9 основных блоков работы:
1. Определение функциональных требований для информационных систем управления.
2. Определение критериев выбора программного обеспечения.
3. Выбор программного обеспечения.
4. Подготовка технической инфраструктуры и установка информационной системы управления проектами.
5. Получение необходимого количества лицензий на программное обеспечение.
6. Конфигурация информационных систем управления проектами в соответствии с утвержденными функциональными требованиями, включая определение ролей и разграничение прав доступа для пользователей ИСУП и организацию управления документами управления проектами, интеграцию с компаниями информационными системами [1].
7. Разработка правил управления проектами и руководств пользователя для ИСУП, включая разработку, координацию и утверждение процедуры ведения электронных файлов и базы знаний в компании.
8. Проверить работоспособность ИСУП, используя правила и руководства пользователя.
9. Переход от информационной системы управления к работе по результатам тестирования и обучение пользователей, которым придется работать с ИСУП.


2. Классификация информационных систем управления проектами

Информационные системы управления информационных систем обычно классифицируются по следующим критериям:
- по типу объекта управления (управление процессом СИ, организационное управление СИ);
- по степени интеграции (локальная, интегрированная);
- в соответствии с уровнем автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-консультационные системы, системы принятия решений, экспертные системы);
- по уровню управления (информационные системы для предприятий, корпораций, отраслевой менеджмент) [11].
В связи с характером протекания технологических процессов в объекте управления (система автоматического управления для дискретного производства, система автоматического управления для непрерывного производства).
В организации выделяются следующие уровни управления:
- эксплуатации;
- уровень знаний;
- тактический уровень;
- стратегический уровень.
Соответственно, шесть основных типов ИТ-систем были разработаны за рубежом [2].
В организации должны существовать системы поддержки исполнительной власти - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне, информационные системы управления (MIS) и системы поддержки принятия решений (DSS) на тактическом (управленческом) уровне; система работы с знаниями (KWS), системы автоматизации делопроизводства (OAS) на уровне знаний и системы обработки транзакций (TPS) на операционном уровне [16].
Мы считаем, что интегрированные информационные системы, которые сочетают в себе функции всех функциональных подсистем и разные уровни управления, являются наиболее эффективными.
Компания использует информационные технологии на трех разных уровнях конкурентной стратегии:
1

. Бизнес уровень.
2. Уровень компании.
3. Уровень промышленности.
Не существует стратегической информационной системы, охватывающей все уровни стратегии. Разные системы используют разные системы. Для каждого уровня бизнес - стратегии существует стратегия использования информационной системы, а для каждого уровня - модель анализа и оценки использования информационной системы [20].
Процедура этапа управленческого консалтинга по внедрению информационной системы начинается с диагностики системы управления, которая выполняется в следующей последовательности:
1. Ознакомление с материалами компании.
2. Встреча с менеджером компании, который уточняет:
• деятельность компании (продукция, рынки)
• проверить состояние системы
• список основных сотрудников, сферы ответственности
• существующие проблемы
• программа интервью с основными сотрудниками компании.
3. Интервью с основным персоналом.
4. Согласование результатов собеседования.
5. Анализ документов существующей системы управления.
6. Подготовка предложений по развитию системы управления.
7. Подготовка предложений для рабочего плана [28].
Таким образом, в процессе настройки ИС и улучшения стандартной функциональности консультант взаимодействует с исполнителями при формировании постановок задач и технических действий, а также в процессе обучения пользователей и запуска ИС в тестовых операциях, консультирует пользователей по вопросам вопросы его компетенции. Поэтому работа консультанта начинается на первом этапе внедрения ПИ и заканчивается только после передачи ИС в производственные операции.

3. Управленческий консалтинг: цели и этапы

Основными задачами развития консалтингового проекта являются:
- представление о деятельности компании и технологиях, которые она приняла, в форме иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
- обучение на основе анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры;
- оптимизировать информационные потоки внутри предприятия;
- разработка рекомендаций по построению рациональных технологий для работы бизнес-единиц и их взаимодействия с внешним миром;
- анализ проектных требований и спецификаций для интеллектуальной собственности предприятия;
- рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих систем управления предприятиями (прежде всего классов MRP – manufacturing resource planning и ERP – enterprise resource planning) [21].
Рассмотрим этапы развития консалтинговых проектов:
- анализ основных требований и планирование работ;
- обследование деятельности предприятия;
- построение моделей деятельности предприятия;
- разработка системного проекта;
- разработка предложений по автоматизации предприятий;
- разработка технического проекта;
- последующие шаги [16].
Анализ основных требований и планирование работ предшествует началу работы над проектом. Его основными задачами являются: анализ основных требований, предварительная экономическая оценка проекта, подготовка плана работы, формирование и подготовка совместной рабочей группы.
В рамках опроса производительности, осуществляется
- предварительная идентификация требований к будущей ИС;
- определение организационных, топологических структур предприятия;
- определение перечня целей (функций) предприятия;
- анализ распределения функций между отделами и работниками;
- определение средств автоматизации, используемых на предприятии.
В этом случае раскрываются функциональные действия каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри и между подразделениями, объекты, внешние по отношению к предприятию, и внешние информационные взаимодействия [29].
Первоначальной информацией в ходе расследования и реализации следующих шагов являются следующие: данные об организационной структуре и персонале компании; информация о принятых технических мерах; стратегические цели и перспективы развития; результаты опроса сотрудников; предложения сотрудников по улучшению бизнес-процессов компании; справочная документация; опыт системных аналитиков в наличии стандартных решений.
Продолжительность исследования составляет 1-2 недели. В конце опроса, предварительная версия функциональной модели предприятия строится и согласовывается с заказчиком, включая идентификацию внешних объектов и информационное взаимодействие с ними, а также детализацию уровня основных видов деятельности предприятия и информационных связей между ними [2].
На этапе построения модели деятельности предприятия выполняется обработка результатов исследования и построение моделей следующих двух типов:
1) Модель «как есть», которая представляет собой «снимок» состояния дел в компании (организационная структура, взаимодействие между департаментами, внедренные технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т. д.). Во время исследования и позволяет понять, что она делает и как компания работает с точки зрения системного анализа, а также на основе автоматической проверки, чтобы выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений для улучшения ситуации;
2) Модель «как должно быть», объединяющая многообещающие предложения от руководства и сотрудников компании, специалистов и системных аналитиков и позволяющая нам сформировать концепцию рациональных новых технологий для компании [17].
Каждая из моделей содержит полную структурно-функциональную модель деятельности (например, в форме иерархии блок-схем с подробными спецификациями, разработанными для всех дочерних процессов на структурированном естественном языке или в виде иерархии диаграмм SADT), информационную модель (обычно используют обозначение «сущность-отношение») и, возможно, модель события (описание поведения) (используя диаграммы перехода состояний).
Переход от модели «как есть» к модели «как должно быть» осуществляется двумя следующими способами:
1) Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. В то же время критериями оценки являются затраты и сроки выполнения бизнес-процессов, дублирование и несогласованность при выполнении отдельных действий бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников («легкая» реинжиниринг).
2) Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов («жесткий» реинжиниринг). Например, вместо того, чтобы пытаться упорядочить бизнес-процесс проверки кредитоспособности клиента. Возможно, стоимость таких проверок для каждого клиента во много раз превышает потери, которые компания может понести в некоторых случаях нечестности [25].
Построенные модели - это не просто реализация начальных этапов разработки системы и техническое задание для последующих этапов. Они представляют собой независимый отделимый результат, имеющий большое практическое значение. Модель «как есть» включает существующие неавтоматизированные технологии, действующие на предприятии. Формальный анализ этой модели поможет выявить узкие места в технологии и даст рекомендации по улучшению (будет ли компания автоматизирована на этом этапе или нет). Это позволяет быстро автоматизировать и обучать новых сотрудников в определенной области бизнеса (поскольку его технология содержится в модели) с помощью диаграмм. С его помощью можно проводить предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов [24].
Этап разработки информационной системы является первым этапом разработки самой системы автоматизации, на которой требования заказчика определяются, формализуются и документируются. Фактически, ответ на вопрос: «Что должна делать будущая система?». Это ключ к успеху всего проекта автоматизации. В практике создания больших программных систем многие примеры неудачных реализаций известны именно из-за неполноты и неоднозначности определения системных требований.
На этом этапе определяется следующее:
1. Архитектура системы, ее функции, внешние условия работы, функциональное распределение между аппаратным и программным обеспечением.
2. Интерфейсы и функциональное распределение между человеком и системой.
3.Требования к программным и информационным компонентам системы, необходимые аппаратные ресурсы, требования к базе данных, физические свойства компонентов системы, их интерфейсы.
4. Состав лиц и работы, связанные с системой.
5. Ограничения в процессе разработки [26].
Системный проект основан на модели «как есть» и содержит функциональную модель будущей системы в соответствии с одним из общих стандартов (например, IDEF0 или IDEF3), например, информационную модель, согласно стандарту IDEF1X, а также спецификациям для создания систем автоматизированных систем (например, по ГОСТ 34.602-89).
По завершении этого этапа (после согласования системного проекта с заказчиком) роль консультанта меняется. Отныне он, похоже, находится на стороне заказчика, и одной из его основных функций на всех последующих этапах работы будет контроль за соблюдением требований, зафиксированных в проекте системы [14].
Следующее преимущество системного дизайна должно быть отмечено. Традиционное развитие характеризуется внедрением начальных этапов неформальных ремесленных приемов. Поэтому клиенты и пользователи могут сначала увидеть систему, когда она уже была внедрена в большей степени. Естественно, эта система отличается от того, что они ожидали. Поэтому они следуют нескольким другим итерациям своего развития или модификации, которые требуют дополнительных (и значительных) затрат денег и времени. Ключом к решению этой проблемы является проект системы, который позволяет:
- описать и настроить будущую систему до ее физического развертывания; снизить стоимость разработки и внедрения системы;
- оценить развитие по времени и результатам; добиться взаимопонимания между всеми участниками работы (клиентами, пользователями, разработчиками, программистами и т. д.);
- улучшить качество разрабатываемой системы (создать оптимальную структуру интегрированной базы данных, выполнить функциональную декомпозицию типовых модулей) [16].
Системный проект полностью независим и отделен от определенных разработчиков, не требует поддержки со стороны его создателей и может быть передан другим людям без серьезных последствий