Место общения в системе деловых коммуникаций

Введение

Общение в системе деловых коммуникаций - это устный или письменный контакт между собеседниками, которые имеют для этого необходимые полномочия и ставят перед собой задачу - решить конкретные проблемы. Общение следует считать деловым, если его определяющим содержанием выступает социально значимая совместная деятельность. Собеседники являются личностями, значимыми друг для друга, они взаимодействуют по поводу конкретного дела, а основной задачей такого общения является продуктивное сотрудничество.
Принципами общения в системе деловых коммуникаций являются этические нормы и правила деловых взаимоотношений, знания и умения, связанные с обменом информацией, использованием способов и средств взаимовлияния и взаимопонимания.
Профессиональное общение формируется в условиях конкретной деятельности, поэтому в определенной степени впитывает в себя ее особенности, является важной частью, средством этой деятельности.
Общение в системе деловых коммуникаций предполагает выполнение таких задач:
Получить, предоставить необходимую информацию или обменяться ею;
Договориться о вопросе, который интересует собеседников;
Убедить партнера в правильности принимаемого решения, выгоде выбранного способа действия и т.д.;
Установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом соответствующего статуса и роли.
Конечной целью делового общения является взаимопонимание, дело, деятельность, результат и продуктивное сотрудничество.

1. Структура деловых коммуникаций
Процесс коммуникации - это динамичный обмен идеями, мнениями, знаниями и информацией между людьми, происходящий на различных уровнях: формальном или неформальном, интеллектуальном или эмоциональном.
Деловая коммуникация как сложная иерархическая структура имеет следующие подсистемы:
• внешние контакты организации с окружающей средой;
• разноуровневые коммуникации внутри организации.
Актуальность развития коммуникаций первого вида связана с тем, что каждая организация для обеспечения успешного функционирования должна активно взаимодействовать с внешним окружением. Ее деятельность регламентируется определенными государственными законами, постановлениями, соблюдение которых регулярно проверяется соответствующими учреждениями. Внимательное изучение работниками экономической и политической ситуации в стране позволяет работникам правильно спрогнозировать возможные изменения в обществе и наилучшим образом к ним подготовиться.
Эффективность работы каждой организации зависит от своевременности установления необходимых деловых контактов с другими фирмами, способности организовать сотрудничество с ними на взаимовыгодных условиях. Понятно, что выбор ненадежных партнеров может иметь существенные негативные последствия для бизнеса. Для обеспечения конкурентоспособности организации также следует целенаправленно осуществлять комплекс мероприятий по укреплению своей роли на определенном сегменте рынка товаров или охвата его новых сегментов.
Как подчеркивают специалисты по вопросам менеджмента, не менее важное значение, кроме внешних коммуникаций, для организации имеют и внутренние коммуникативные процессы:
• Между различными уровнями управления внутри организации;
• Между различными подразделениями организации;
• Между руководителем и рабочей группой;
• Между руководителем и подчиненными.
Межуровневые (вертикальные) коммуникации обеспечивают передачу информации из высших уровней управления на низшие и наоборот. Именно благодаря этому виду коммуникации передаются распоряжение от руководства фирмы к каждому ее работнику. Каналами обратной связи передается информация о достигнутых результатах работы, а также в случае необходимости предложения работников о внесении определенных изменений в трудовой процесс.
Разновидностями вертикальной коммуникации являются коммуникации между руководителем и рабочей группой, а также между руководителем и подчиненным. По результатам исследований, эти коммуникации составляют две трети от общего количества коммуникативных связей внутри организации, что объясняет их высокую значимость.
Коммуникационные процессы между различными структурными отделами организации обеспечивают горизонтальные связи между работниками. Такие процессы помогают скоординировать действия сотрудников, выполняющих отдельные фрагменты общей задачи.
В процессе обеспечения координации формализованных коммуникативных процессов внутри организации менеджеру любого ранга необходимо также учитывать влияние на работу организации неформальных коммуникаций между работниками, в частности так называемых слухов. Как доказано, слухи влияют не только на взаимоотношения людей, но и на общую эффективность их деятельности.
Некоторые зарубежные специалисты в области менеджмента считают, что слухи можно использовать с пользой для организации. Они рекомендуют руководителям иногда целенаправленно распространять определенные слухи под видом «утечки информации», что позволяет спрогнозировать возможную реакцию работников на определенные изменения в организации. Изучая по каналам обратной связи мнения людей о планируемых изменениях, руководители в таком случае могут всесторонне проанализировать положительные и отрицательные последствия запланированных действий и принять более взвешенное решение.
Впрочем, такой образ действий вряд ли можно считать честным. Более этическим шагом, который позволит предупредить нездоровые слухи среди работников относительно определенного аспекта работы, является организация руководством коллективных обсуждений возникших трудностей, и возможных путей их решения или хотя бы обеспечения своевременного сообщения о возможных изменениях с объяснением их причин.
Важно отметить, что в процессе деловой коммуникации работники имеют дело с различными видами управленческой информации

. В деловом общении предметом общения является дело.
Управленческая информация - совокупность сведений о организационных процессах, происходящих внутри организации и за ее пределами и является основой для принятия управленческих решений.
По разным критериям управленческая информация подразделяется на следующие группы:
• По назначению:
- одноцелевая (связана с решением только одной проблемы);
- многоцелевая (используется для решения различных вопросов);
• По степени готовности к использованию:
- первоначальная информация (совокупность полученных из определенного источника несистематизированных сведений, которые еще не подверглись необходимой обработке);
- промежуточная информация (совокупность данных, на основе предварительной проработки которых уже сформулированы выводы об их дальнейшем использовании);
- конечная информация является основой для принятия обоснованного управленческого решения);
• По времени хранения:
- зафиксированная информация, которая может храниться без изменений некоторое время, а в случае необходимости - практически неограниченный срок;
- незафиксированная информация, которая может храниться без изменений незначительное время (такую информацию обычно используют в момент получения);
• По степени полноты:
- частичная информация (может использоваться лишь в случае сочетания с другой информацией);
- комплексная информация (дает возможность составить целостное представление об объекте и на основании этого принять взвешенное управленческое решение относительно дальнейших действий в отношении него);
• По степени надежности:
- достоверная (точно отражает имеющуюся картину в определенном деле);
- предполагаемая (может иметь большую погрешность из-за невозможности получить более точные данные).
Управленческая информация может быть также классифицирована по:
объему,
источникам,
возрасту,
способам передачи и распространения.
Поскольку информация является чрезвычайно важным ресурсом социального, экономического и технологического развития каждой организации, обеспечение эффективных деловых коммуникаций должно быть в центре внимания всех менеджеров различных уровней. Для профессионалов деловое общение - не отвлеченная наука, а важное и необходимое звено их психологической культуры, способной придать формирующимся рыночным отношениям цивилизованный характер.
Профессиональная сфера связана с решением конкретных деловых вопросов. Через это любое деловое взаимодействие характеризуется наличием следующих обязательных компонентов:
Единого пространства и времени;
Общей цели, общих мотивов у работников, которые направляют их взаимодействие на достижение этой цели;
Жестко регламентированных контактов между ними;
Разделенного на отдельные функции общего рабочего процесса, причем эти функции закреплены за конкретными участниками взаимодействия;
Индивидуальных действий работников, которые координируются и управляются менеджерами определенного ранга;
Знаний участников взаимодействия о нормах, правилах, процедурах осуществления запланированного взаимодействия;
Передачи и обмена информации;
Эффективной обратной связи по вертикали.
2. Характеристика делового общения и требования к его участникам в системе деловых коммуникаций
Среди видов общения особое место занимает деловое общение. Постепенное его выделение как специфического социального феномена в общей структуре коммуникативных связей было связано с промышленной революцией как важнейшим событием Новейшего времени, стимулировало интенсивное развитие предпринимательской деятельности, торговли, банковских операций и тому подобное. В таких условиях профессиональные достижения человека зависели прежде всего от его собственной активности, инициативности, способности быстро устанавливать деловые контакты с другими людьми и результативно вести общие дела и т.п.
В начале XXI века. проблема обеспечения эффективности деловой коммуникации обострилась. Ведь сегодня в развитых странах мира - США, Германии, Англии, Франции, Японии. - большинство трудоспособного населения задействовано в информационных отраслях или тесно связанных с ними, а основная часть валового внутреннего продукта этих стран создается с помощью новейших информационных технологий. В любых других промышленных отраслях также наблюдается динамичный рост объема информации, подлежащей своевременной передачи между партнерами. Современный руководитель от 50% до 90% своего рабочего времени тратит на обмен информацией. Это является жизненной необходимостью.
Повышение важности делового общения объясняется тем, что за последние годы существенно углубилась специализация работников, занятых в различных отраслях профессионального труда, а это, в свою очередь, требует дальнейшего развития их кооперации для достижения общих целей. Деловое общение играет также важную роль в разработке и производстве стратегии продвижения любого товара на рынке, что связано со сферой рекламы и связи с общественностью. Деловое общение всегда имеет целевую направленность. Следовательно, установление эффективных деловых коммуникаций сегодня является одной из необходимых предпосылок успешной работы любой организации.
Существуют такие виды делового общения:
Говорить, в том числе комплименты, хорошо публично выступать, проводить деловые беседы, умело давать устные распоряжения;
Читать, в том числе владеть техникой быстрого чтения;
Писать, в том числе и письма, которые принесут "позитивный результат".
Слушать, владеть искусством эффективного слушания.
Вести переговоры, в том числе "переговоры без поражений".
Знать приемы психотехники в разговоре, в работе с клиентами и конкурентами.
В процессе общения каждый человек вырабатывает свой стиль, то есть совокупность типичных черт поведения в этом процессе