Культура письменной речи и административный речевой этикет

Введение

Самый массовый вид общения людей в социуме (обществе) - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.
Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.
«Бизнес - это умение общаться с людьми», «единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность - это общение с ними», - считают истинные руководители, предприниматели. Современный человек должен в этой связи владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, брать на себя в случае необходимости роль посредника, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а так же своей работы, своего дела.
Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.
Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

1.Культура письменной речи
Умение общаться не только устно, но и письменно является составной частью профессиональной компетентности, необходимым условием профессионализма будущего специалиста. Свободное владение письменной речью (знание основ письменной речи, ее видов, правил этикета и ведения документации согласно ее стилистической направленности, законов композиции, приемов убеждения, аргументации и т.д.), владение навыками литературного редактирования, умение создавать собственные произведения играют очень важную роль на современном этапе развития общества, в условиях активного развития международных отношений и создания единого глобального пространства. В этой связи актуализируется проблема формирования культуры письменного речевого общения на английском языке будущего лингвиста.
Владение речью устной (звуковой) и письменной (буквенной), способностью порождения и восприятия речевых высказываний характеризует грамотного человека. Согласно шестому основному принципу психолингвистики — генетическому, «в разные возрастные периоды человек овладевает разными формами речи (сначала — устной, затем письменной) и разными операциями речевой деятельности (сначала «примитивными», затем сложными)». Исходя из данного утверждения, можно сделать вывод о том, что развитие письменной речи является более сложным процессом, чем формирование устной.
Обладая таким свойством, как способность к длительному хранению информации, письменная речь развертывается не во временном, а в статическом пространстве. В результате, адресант имеет достаточно времени, чтобы обдумать свою речь, вернуться к написанному, перестроить текст, заменить слова и т.д. Таким образом, письменная форма речи имеет свои характерные особенности:
— В письменной речи используется книжный язык в соответствии с достаточно строгими нормами и регламентом, а именно: порядок слов в предложении фиксированный, инверсия (изменение нейтрального порядка слов в предложении со смысловой или стилистической целью) не характерна для передачи мысли на письме, а в сообщениях официально делового стиля категорически недопустима

. Предложения в большинстве случаев являются полными и выражают сложные логико-смысловые связи посредством синтаксиса. (свидетельство коммуникативной активности пишущего);
— Письменной речи присущи сложные синтаксические конструкции, причастные и деепричастные обороты, сложные дополнения и определения, вводные слова и т.п. При объединении предложений в абзацы все из них непременно строго логически связаны с предшествующим и последующим контекстом (свидетельство когнитивно-познавательной и творческой активности пишущего);
— Письменная форма высказывания направлена на восприятие органами зрения, поэтому ей присущи отчетливая структурная и формальная организация: нумерация страниц и ссылок, выделение разделов и подразделов, шрифтовые начертания и видоизменения и т.п. К тексту можно не раз возвращаться, вдумываться в суть написанного, осмысливать содержание, имея возможность просматривать глазами тот или иной отрывок сообщения (информационная активность пишущего);
— Письменной форме речевой деятельности характерны четко выраженные условия и цель общения. К примеру, художественный рассказ, письмо соболезнование, заявление об увольнении или информационная статья в газете. В результате, можно говорить о том, что письменная речь выполняет стилеобразующую функцию. При создании какого-либо сообщения авторы используют большое разнообразие языковых средств. К тому же, письменная форма является основополагающей в научном, официально деловом, публицистическом и художественном стилях (проявление рефлексии и мобильности пишущего).
Знание всех вышеперечисленных особенностей и их умелое применение на практике формируют основу письменной грамотности и являются неотъемлемой составляющей современного компетентного специалиста, для которого характерен высокий уровень культуры общения, творчества, информационной грамотности, познавательной активности, рефлексии и мобильности. Тем не менее, как показывает практика, уровень владения культурой письма значительно отстает от уровня владения другими видами речевой деятельности.
2.Административный речевой этикет
Административная речь относится к официально-деловому стилю русского языка и используется в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, характеристики, протоколы).
Сфера функционирования административного подстиля: административно-ведомственные отношения канцелярий, ведающих служебной перепиской, оформлением документации и оформление документов.
У административного подстиля две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка).
Административный подстиль включает такие жанры: подзаконные документы (издаваемые на основании законов и в рамках их исполнения), выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, приказы, распоряжения), договорные документы, различная канцелярская документация (заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка).
Объект административного подстиля - документ. В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ»: материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования.
Из самого определения термина «документ» можно сделать вывод: чтобы он мог быть надлежащим образом сохранен и использован важно его составить в соответствии с определенными нормами речевого этикета, не забывая о требованиях различных нормативных документов (ГОСТ 6.38-72 «Организационно-распорядительная документация).
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. 
Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер