Контроль как функция

Введение

Актуальность темы заключается в том, что на протяжении веков система управления динамично изменялась и эволюционировала в соответствии с ростом экономической активности человека. В зависимости от изменения потребностей человека менялось содержание, а также методы и технологии реализации функций управления. Хозяйственная деятельность всегда требовала и требует регулирования и контроля, осуществления всех общих управленческих функций, которые в конкретной системе управления выступают как ее элемент, а также различаются в зависимости от особенностей ее функционирования и развития.
Организация не может осуществлять свою деятельность без контроля. Он является основополагающим в процессе производства. Благодаря контролю может быть достигнут наиболее успешный результат деятельности учреждений. Отсюда, контроль, как важная составляющая деятельности организации, находится в центре внимания руководителей, всегда актуальна, имеет методическую значимость и практическую востребованность [2, С. 16 - 19].
Целью исследования является изучения внешнего контроля как функции управления.
Данная цель обуславливает решения следующих задач:
- раскрыть сущность контроля как функции управления;
- изучить цель и объект контроля;
- рассмотреть виды контроля;
- определить внутренний контроль в образовательной организации.
Структура работы. Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованных источников.


1. Контроль как функция управления
В настоящее время роль менеджмента приобрела как никогда огромную значимость. Так, благодаря ему происходит стабильное и успешное развитие организаций: происходят установка конкретных целей, предчувствие проблем, оценка текущих дел, контроль над ресурсами, координирование работы сотрудников и исполнение многих других требуемых задач. На сегодняшний день менеджмент проявляет свои характерные особенности, обусловливающиеся особенностями деятельности конкретной организации. В то время как при управлении организацией цели управления непосредственно связаны с креативными и идеологическими. С возникновением письменности осознание управленческой деятельности приобрело все более комплексный характер, что нашло свое отражение в трудах ученых теоретиков и практиков, посвященных науке управления [4, С. 32 – 34].
Так, переходя к определению понятия «контроль» и его системы в организации, в первую очередь необходимо определить роль контроля непосредственно в управленческой деятельности. Основной смысл контроля заключается в том, чтобы достичь исполнения конкретных задач, предотвратить возможные ошибки, упущения и недочеты.
В свою очередь, доподлинно известно, что процесс управления носит периодический характер. Данный процесс наступает с установки целей, задач и завершается исполнением поставленных задач, достижением конкретного результата. Однако в ходе реализации каждого цикла, вне зависимости от того, в какой сфере жизни он исполняется, субъект управления совершает ряд конкретных, поочередно сменяющих друг друга операций. Необходимо учесть тот факт, что очередность операций, совершаемых субъектом, определена тем, что процесс управления делится на конкретные этапы, которые следуют друг за другом. При этом каждый из этих этапов имеет относительную самостоятельность. Влияние субъекта управления, соответствующее поочередно сменяющимся этапам управленческого цикла, представляет собой функцию управления, а комплекс данных функций – сущность управленческого процесса [19, С. 153 – 156].
Кроме того, необходимо учитывать тот факт, что все без исключения функции управления взаимозависимы между собой, и характеризуются особым содержанием, исполняются с помощью специальных методов и приёмов [3, С. 491-494]. Определяя классификацию функций управления в менеджменте, их можно распределить на три вида: базовые (планирование, организация, мотивирование и контроль), связующие (управленческие решения и коммуникации) и интегрирующие (управления и лидерство) [15, с. 123].
Однозначной точки зрения по поводу позиций к составу и классификации функций управления на практике не существует, так как процессы управления классифицируются, отталкиваясь из специфики деятельности определенного хозяйствующего субъекта. В свою очередь, ключевые функции менеджмента применимы к абсолютно всем учреждениям. Исходя из данного подхода, процесс управления включает в себя функции планирования, организации, мотивации и контроля [12, с. 164].
Рассмотрим более подробно данные функции.
1) Функция организации ориентирована на объединении сотрудников и средств учреждения, с помощью нее, возможно, достигнуть постановленных целей. Организовать данный процесс можно двумя главными методами: распределить учреждения на подразделения в соответствии с установленными целями либо же делегировать полномочия.
2) Функция планирования определяется собой базис под реализацию всех перечисленных функций, так как аргументирует и даёт представление о том, какими именно обязаны быть цели и задачи учреждения, и что требуется осуществить, чтобы достичь данных целей. Возможно, выделить: стратегическое, тактическое и оперативное планирование.
3) Функции мотивирования – это комплекс мер с целью побуждения сотрудников учреждения к деятельности по достижению постановленных целей. В данном случае главная задача руководителя заключается в том, чтобы подчинить интересы персонала целям учреждения, т.е. сделать так, чтобы работники в первую очередь были заинтересованы при исполнении индивидуального плана, содействовали достижению организационных целей.
В рамках традиционного менеджмента наравне с функциями планирование, организация, координирование и распорядительство, ученые выделяют контроль. Так, контроль считается общенаучной категорией и обозначает метод общего регулирования действительности.
В свою очередь, контроль выражается в самых различных конфигурациях и является неотъемлемой составляющей трудовой деятельности.
Под управленческим контролем понимается процесс воздействия руководителей на сотрудников учреждения с целью эффективного исполнения организационной стратегии.
На данном этапе развития современного общества именно эффективный механизм осуществления контроля является главной составляющей управленческой деятельности, одним из определяющих факторов для поддержания стабильной позиции учреждения, укрепления ее конкурентоспособности и всестороннего формирования [8, С. 29 – 39].
Отметим, что по сравнению с другими функциями управления, контроль в теории менеджмента подвергается детализированному и регулярному исследованию в наименьшей степени, что отмечают как российские, так и зарубежные ученые, несмотря на то, что обеспокоенность контролем в управлении обладает довольно длительной историей.
Необходимо учесть тот факт, что контроль имеет тесную взаимозависимость с управленческой деятельностью, и подразумевает неотъемлемое присутствие у субъекта конкретного достаточного уровня власти и полномочий для его реализации. Значимость контроля в управлении трудно переоценить: контроль считается необходимой составляющей управления, в отсутствие которой оно лишается смысла, оставаясь неполным [21, С. 493 – 496]. Несмотря на это не оспаривается факт существования контроля в качестве независимой объективной категории.
Различные авторы по – разному формулирует определение понятию «контроль». С одной точки зрения, контролем является процесс установления стандартов, определение фактически достигнутых результатов и сопоставления их с принятыми стандартами. С другой точки зрения, контроль – процесс наблюдения хода исполнения и оценки полученных результатов в ходе реализации принятых решений [1, с. 118].
Основная цель контроля состоит в слежении за процессом исполнения конкретной задачи, предотвращении вероятных ошибок, своевременное их обнаружения и дальнейшее предотвращение. Иными словами, цель контроля – достичь того, чтобы учреждение в оговоренные сроки выполнила план и добилась ранее уставленных целей с наименьшими затратами [4, С

. 32 – 34].
Таким образом, на основе проведенного анализа функций контроля было выявлено его двойственность природы, состоящая с одной стороны в подчиненной взаимозависимости с другими функциями менеджмента – планированием, организацией, мотивированием, а с другой, проявляющаяся в существенной самостоятельности и доминировании в концепции менеджмента – итоговые показатели устанавливают способы и методы планирования, организации и мотивации. Кроме того, на основе изучения имеющихся дефиниций понятия «контроль», возможно, предложить классификацию контроля, основанную на таких критериях как: деятельности либо процесс, компонент либо этап управления, стандарт либо требования к изменениям деятельности учреждения.
В заключение хотелось бы отметить, что управленческий контроль – это довольно трудоемкое и многомерное понятие, взаимозависимое с классическими функциями менеджмента и необходимое требования для эффективного (инновационного) формирования каждого современного учреждения.

2. Виды контроля
В настоящее время, определяя видовую характеристику контроля необходимо начать с отображения задач контроля. В данном случае особенно важно выделить две черты, определяющих задачи контроля, а именно, характер субъекта, установившего задачу контроля.
Так, субъект может быть внешним либо внутренним по отношению к объекту контроля. А, во-вторых, необходимо определить является ли эта задача контроля - общей или частной. В свою очередь, согласно характеристике задач контроля, возможно, выделить линейный, функциональный и операционный виды контроля. Следовательно, тип контроля считается обобщенным признаком либо основанием для характеристики вида контроля [1, С. 50 – 64].
Общая характеристика контроля представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Общая характеристика контроля
Таким образом, контроль можно считать как самостоятельную объективную категорию, с присущими для нее качествами, необходимостью существования, постановками конкретных целей и определенным информативным обеспечением систему [18, С. 284 - 291].
Рассмотрим более подробно виды и характеристики контроля (таблица 1) [16, С. 29 – 37].
Таблица 1 – Виды и характеристики контроля
Виды контроля Содержание основных процедур контроля Востребованность в процессе управления Периодичность Задачи видов контроля Цель
Предварительный Мониторинг управляемых (контролируемых) процессов и объектов На этапе подготовки и принятия УР (во время планирования) Постоянно Представления качественной (надежной, оперативной и полной) и релевантной информации о проблеме Повышение эффективности управленческой деятельности: способствовать максимально эффективному достижению целей учреждения
Текущий Контроль действий сотрудников: операций, этапов деятельности и стандартов выполнения На этапе реализации УР Постоянно Исключение существенных отклонений от намеченных планов и инструкций (стандартов исполнения)
Заключительный Контроль результатов реализации принятых УР После завершения деятельности по реализации УР По завершению управленческого цикла Оценка успеха реализации принятых решений. Распространения положительного опыта. Обучающий эффект.

Так, распределение контроля на виды (предварительный, текущий, завершающий), возможно, осуществить в зависимости от периода и этапа реализации и в рамках всего управленческого цикла.
Предварительный контроль исполняется на этапе подготовки и принятия управленческих решений. Сущность процесса предварительного контроля состоит в мониторинге управляемых процессов и объектов. Целью данного контроля является отображения качественной (надежной, оперативной и полной) и релевантной (востребованной для подготовки заключения по проблеме) информации для принятия управленческого решения. Следовательно, предварительный контроль исполняется в самом начале управленческого цикла и до исполнения работ и носит непрерывный характер.
Текущий контроль исполняется непосредственно в процессе реализации принятых управленческих решений. В свою очередь, ведущий объем текущего контроля исполняет непосредственный руководитель. Так, текущий контроль основывается в измерении и оценке итогов определенных операций и/или этапов деятельности, стандартов выполнения, сосредоточенных на достижение установленных целей. Сущность операций текущего контроля состоит в контроле деятельности сотрудников, а кроме того, он ориентирован на исключение значительных отклонений от запланированных планов и инструкций, на своевременное обнаружение отклонений и принятие соответствующих корректирующих действий. Несмотря на это контроль носит непрерывный характер.
И наконец, заключительный контроль исполняется уже после завершения всего процесса осуществления управленческих решений, при этом обратная взаимосвязь применяется после того, как все работы исполнены. Следовательно, при заключительном контроле сотрудники осуществляют контроль итоговых результатов, целью является оценка успешной реализации принятых управленческих решений и продвижение положительного опыта [16, С. 29 – 37].
Отметим, что управление как объективный процесс осуществляется при помощи взаимодействия его субъекта и объекта с целью достижения определенных целей. Контроль же, как независимая категория требует характеристики своего объекта и субъекта, которые относительно многочисленны и разнообразны. Так, в зависимости от поставленных целей контроль объекта, возможно, осуществлять на разных уровнях управления: на общегосударственном уровне и на уровне организации. При этом под организацией понимается не только самостоятельный субъект производственной деятельности, но и холдинги, образовательные учреждения и т.д.
В качестве субъекта контроля можно считать организацию, группы или отдельных исполнителей, осуществляющих контроль над деятельностью объекта [13, С. 163 – 173].
В свою очередь правильный выбор субъекта контроля в зависимости от уставленных целей дает возможность достигнуть максимальных результатов при минимальных усилиях. Подобранные объекты, которые не находятся под оптимальным контролем субъекта управления, становятся фактически неуправляемыми, и осуществление уставленных планов, достижение конкретных окончательных результатов становится фактически невыполнимыми. Следовательно, подобранный характер взаимоотношения субъекта и объекта контроля, оказывает решающее воздействие на деятельность объекта управления и контроля.
Однако внутренний контроль может осуществляться только субъектами, входящими в одну систему с объектами контроля, внешний же контроль исполняется субъектом, не входящим в конкретную систему [18, С. 284 - 291].
Наличие конкретной цели дает возможность установить, к каким именно задачам подготовить контрольную деятельность и подобрать соответственные им ресурсы контроля (координационное, промышленное и информационное обеспечение). Следует выделить, что в управлении учреждением некоторые цели, возможно, определить довольно четко, а другие затруднительно.
При установлении цели контроля цель высшего порядка может быть поочередно разбита на составляющие подцели. В свою очередь, как цели низших уровней конкретизируют вышестоящие цели и выступают по отношению к ним как задачи отдельных подразделений и сотрудников. Во время достижении поставленной цели перед системой управления, каждый конкретный вид управленческой деятельности считается как бы вторичным (плановая, координационная, контрольная и др.), однако, относительно друг друга они первичны и самостоятельны [18, С. 284 - 291].
Цели контроля представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 – Цели контроля

Таким образом, цели контроля наиболее четко находят свое отражения в задачах. От точности сформулированных задач будет зависеть исполнения поставленной цели.
В заключение, можно сделать вывод, что характерная особенность контроля от иных функций управления состоит в непрерывных, постоянных и достаточно тесных взаимоотношений между объектом и субъектом управления