Компьютерное сопровождение проектов: Microsoft Project

Введение

Проект, как объект управления, обладает набором функций, которые требуют использования специальных приемов и методов управления им. За последние сорок лет управление проектами стало особой профессиональной сферой деятельности и независимой дисциплиной, которая снабжает руководителей проектов технологиями и инструментами для планирования, мониторинга и координации реализации проектов.
В настоящее время даже небольшие фирмы, которые реализуют относительно небольшие проекты, все чаще начинают систематически подходить к подготовке, планированию и мониторингу своих проектов с использованием методов и инструментов управления проектами. Роль компаний, специализирующихся на разработке и реализации проектов, значительно возросла, а должность и профессия руководителя проекта стала одной из самых престижных.
В последние годы интенсивное развитие информационных технологий в сочетании с социально-экономическими тенденциями в мировой экономике привело к формированию новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях человеческой деятельности.
В настоящее время одной из предпосылок эффективной реализации проекта является использование передовых инструментов и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Разработка специального программного обеспечения для планирования и управления проектами в первую очередь обусловлена ​​необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, инструментов и инструментов теории управления проектами.

1. Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами

Как правило, современные распространяемые на рынке системы предоставляют базовый набор функций, который включает в себя:
1. Инструменты для описания набора задач проекта, взаимосвязей между задачами и временных характеристик задач.
2. Инструменты для поддержки информации о ресурсах и затратах для проекта и распределения ресурсов и затрат на отдельные действия и задачи проекта.
3. Инструменты для мониторинга прогресса проекта.
4. Удобные графические инструменты для представления структуры проекта:
- Диаграмма Ганта;
- диаграмма PERT (сетевой график);
- Инструменты отчетности
Системы управления проектами образуют отдельный программный сектор, широко представленный на российском рынке. Появление таких систем помогло превратить искусство управления проектами в науку, которая имеет четкие стандарты, методы и технологии.
1. Стандарт, разработанный Институтом управления проектами, был принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI).
2. Стандарт качества в управлении проектами ISO 10006.
Использование этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.
Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач.
1. Структурирование и описание состава и характеристик работы, ресурсов, затрат и доходов проекта.
2. Расчет графика выполнения проекта с учетом всех существующих ограничений.
3. Определение критических операций и резервы времени для выполнения других операций проекта.
4. Расчет бюджета проекта и распределение плановых затрат по времени.
5

. Расчет сроков распределения потребностей проекта в основных материалах и оборудовании.
6. Определение оптимального состава ресурсов проекта и их распределение по времени планируемой загрузки.
7. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.
8. Определение вероятности успешного выполнения показателей политики.
9. Учет и анализ исполнения проекта.
10. Моделирование последствий управленческих действий с целью принятия оптимальных решений.
11. Архивы проекта.
12. Получение необходимых отчетов.
Все системы имеют развитые возможности для оптимизации хода работ по времени, бюджету и использованию ресурсов, в том числе рабочей силы. Инструменты планирования показывают, что нужно оптимизировать, а что нет.
Хотя планирование рисков, по сути, является малооптимизированным процессом, хорошие инструменты структурирования рисков доступны во всех программных модулях проекта. Таким образом, рассматриваемые системы обеспечивают идентификацию потенциальных рисков в государственном секторе, рисков, связанных с доставкой ресурсов, и других.
Что касается планирования предоставления ресурсов для проекта, описанное программное обеспечение очень похоже в этой области. Все АСУ способны планировать назначения отдельных исполнителей для работы, учитывать неполную загрузку и планировать затраты материальных ресурсов на отдельных этапах.
Во всех трех системах планирование затрат хорошо разработано: можно вести учет стоимости отдельных работ, рабочего времени исполнителей, использования единицы материального ресурса или часа работы оборудования, а также фиксированной статьи затрат.
Что касается мониторинга и анализа реализации проекта, возможности описанного программного обеспечения также находятся на высоком уровне. Системы хороши для мониторинга и управления календарными сроками и потреблением ресурсов. Кроме того, они позволяют контролировать отклонения реального графика проекта от основного, анализировать освоенные объемы и создавать четкие и информативные отчеты.
Очень важным моментом в работе современного АСУП является функция коллективного управления проектами.
Дополнительным удобством MS Project является возможность поддержки интегрированного документооборота в группе проектов, благодаря тесной интеграции с серверными продуктами компании [7, с. 91].
Одним из больших преимуществ MS Project является то, что он принадлежит к семейству продуктов Microsoft Office. И поэтому он использует стандартную структуру меню, панелей инструментов и других элементов, которые почти точно повторяют то, что вы можете видеть в программах, включенных в поставку MS Office. Таким образом, при первом запуске Microsoft Project вы окажетесь в знакомой среде с дружественным интерфейсом, конечно, при условии, что вы хотя бы раз работали с программами Microsoft Office (вот почему полное имя не MS Project, но MS Office Project). Также стоит отметить возможности:
- загрузка шаблонов из библиотеки шаблонов, что исключает необходимость запуска проекта с нуля;
- сэкономить время за счет быстрой передачи данных в Project 2003 из других приложений, таких как Excel и Outlook.


2.Программный комплекс Microsoft Project

Пакет программ Microsoft Project является самым популярным среди руководителей проектов малого и среднего бизнеса