Информационные технологии в управленческой деятельности

Введение

В начале третьего тысячелетия в промышленно развитых странах индустриальное общество достигло своего пика и создало необходимую информационную и производственную базу для перехода к постиндустриальному информационному обществу. Основным ресурсом этого общества являются знания, главной характеристикой которого является формирование новой экономической системы - экономики знаний, эффективность которой определяется степенью человеческого развития, человеко-машинное общество становится основной парадигмой, а основной характеристикой является скорость. Переход к информационному обществу представляет собой беспрецедентный технологический разрыв для промышленно развитых стран, в значительной степени основанный на достижениях ученых в этой области во всем мире.
В текущем состоянии развития компьютерных технологий и связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать задачи, в результате чего создаются интегрированные автоматизированные системы управления. Это включает в себя множество автоматизированных рабочих мест для сотрудников, инструменты для коммуникации и обмена информацией, а также другие инструменты и системы, которые автоматизируют работу управления.
Процесс управления в первую очередь связан с обменом информацией между субъектами и объектами управления. Рассмотрение поддержки управления информацией является актуальным, поскольку она играет важную роль в управленческой деятельности. Без необходимой информации невозможно принимать правильные и своевременные решения, определять направления развития и стратегию организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, гарантирует, что организация функционирует более успешно на рынке и предлагает более выгодные условия.

1. Понятие управления. Структура управленческого процесс
Менеджмент играет важную роль во всех сферах жизни. Каждая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Термин «организация» может использоваться в широком смысле и имеет много значений. В этом контексте под организацией понимаются различные государственные учреждения: промышленные компании, торговые компании, правительственные учреждения и т. д. Поскольку информационная поддержка управления их деятельностью основана на одних и тех же принципах, использование термина «организация» в тексте означает достоверность сделанных заявлений и для компании, компания, учреждение и наоборот.
Управление - это целевое воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.
И субъектом, и объектом управления может быть человек, группы людей, отдел компании, компания в целом и различные информационные системы и т. д. Разница между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего действия, и объект подвержен этому влиянию.
Каждый процесс управления связан с обменом информацией, который состоит из циклического осуществления следующих процедур:
• собирать информацию о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализ полученной информации и сравнение текущего статуса с желаемым;
• разработка мер контроля для приведения управляемого объекта в требуемое состояние;
• передача контрольной меры на объект.
Административный процесс подразумевает наличие обратной связи, т.е. поток информации, который направлен от объекта к субъекту.
Вы можете использовать обратную связь, чтобы определить, насколько эффективен налоговый эффект для объекта.
На этом уровне административная организация включает в себя следующее:
• определение функций управления;
• установить разумное количество уровней управления;
• распределение функций, прав и обязанностей между различными уровнями;
• определение профессии и численности работников;
• разработка нормативно-правовой базы.
Функция управления является относительно независимым и изолированным видом управленческой деятельности. Административные функции имеют структуру, контент и механизм реализации.
Специалисты различают следующие основные функции управления:
• планирование;
• календарное планирование;
• оперативное управление;
• контроль.
Планирование - это процесс создания планов и определения ресурсов, необходимых для их реализации. Планирование включает в себя:
• Постановка целей и задач;
• разработка стратегий, программ и планов для достижения целей;
• определить необходимые ресурсы;
• Доведите планы до определенных исполнителей, которые несут ответственность за их реализацию.
Таким образом, вы можете использовать планирование, чтобы организовать работу компании таким образом, чтобы наиболее важные проблемы были устранены в течение определенного периода времени. Вы также можете повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.
Выполнение плана контролируется во время календарного планирования.
Эта функция управления реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.
Правила устраняют отклонения от текущих и плановых показателей.
Координация обеспечивает временную и пространственную координацию административной структуры и внешней среды.
Оперативное управление состоит из следующих процессов:
• постоянное обнаружение ситуации относительно элементов системы управления;
• сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание баз данных;
• анализ и прогнозирование ситуации;
• резолюция о хирургических вмешательствах в функционировании системы;
• разработка предложений по обновлению плановых решений о том, как работает система;
• оформление соответствующих отчетных документов

. Процесс является неотъемлемой частью оперативного управления
• принимать управленческие решения.
Принятие решений также играет важную роль в других функциях управления. Например, важные стратегические решения относительно перспектив развития организации принимаются на этапе планирования. Однако процесс принятия решений наиболее важен на уровне оперативного управления.
Мониторинг, основной задачей которого является определение, исправление и быстрое устранение допусков, можно разделить на два этапа: мониторинг выполнения плана работы и исправление всех основных отклонений от плана.
Специалисты различают три уровня контроля: временный, текущий и окончательный.
Предварительная проверка проводится до начала запланированных работ, когда тщательно проверяются показатели работы подразделений и задачи исполнителей.
Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Во время окончательной проверки проводится анализ ошибок и определение мер по поощрению или наказанию исполнителей. На этом этапе руководство получает информацию, необходимую для дальнейшего планирования.
Основными инструментами контроля являются наблюдение, обзор, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, поскольку ваши данные используются для корректировки ранее принятых решений, планов, норм и стандартов. Правильно определенные средства управления должны иметь стратегическую направленность, фокусироваться на итоговых результатах, быть своевременными, объективными и достаточно простыми.
Процесс принятия решений лежит в основе каждого элемента управления.
Управленческое решение - это преднамеренное воздействие на объект управления, которое осуществляется в соответствии с ранее созданным планом на основе специально собранной информации.
Решение руководства является надлежащим ответом на ситуацию, сложившуюся в ходе эксплуатации станции - проблемы. Термин «проблема» обозначает состояние объекта управления, в котором функциональные показатели отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которая реализуется путем обеспечения соответствующего управляющего воздействия на объект.
В процессе принятия решений часто необходимо выбирать приоритет характеристик, то есть жертвовать одной, например, срочностью выиграть другую, например, затратами. Кроме того, количество рассмотренных вариантов зависит от имеющихся ресурсов и информации. Информация собирается, обрабатывается и анализируется на всех этапах процесса принятия решений.
2. Информационное обеспечение процесса управления

Административный процесс должен предоставлять своевременную, надежную и полную информацию, т.е. информационная поддержка.
Информационная поддержка управленческой деятельности - это реализация мер по обеспечению блока управления (менеджера) своевременной, достоверной и полной информацией с определенной периодичностью.
Следует отметить, что значительная часть информации, используемой для управленческой деятельности, находится в форме документов. Поддержка документирования управленческой деятельности играет решающую роль в современных процессах управления, поскольку подавляющее большинство управленческих решений в настоящее время являются обязательными на бумаге. В то же время поддержка управленческой документации является самостоятельной и довольно сложной отраслью современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В контексте данного руководства мы рассмотрим информационную поддержку управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.
Рост научной, технической, политической, экономической и другой информации, необходимой для эффективной работы в соответствующих областях человеческой деятельности, требует широкого использования информационных технологий в управлении.
В настоящее время лидер рынка и подрядчик могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию на своем рабочем месте для анализа конкретной продукции или ситуации на рынке. Такие преобразования в организации работы руководителя стали возможными благодаря существенным качественным изменениям в его технике.
В современных условиях социально-экономического развития информационная поддержка процесса управления, который заключается в сборе и обработке информации, необходимой для обоснованных управленческих решений, стала особенно важной областью