Информационные технологии в делопроизводстве

Введение

Делопроизводство позволяет качественно оформлять работу аппарата. В целом, успех любой компании заключается в том, насколько правильно и без ошибок оформляется документация. В случае с документацией без информационных технологий не обойтись никак. Данные технологии позволяют обеспечивать эффективную работу с документами при помощи технических средств (в основном работа с компьютером, жёстким диском и папками).
Цель реферата: рассмотреть в теории существующих информационных технологий в делопроизводстве.
Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:
Проанализировать автоматизацию документации в делопроизводстве;
Проанализировать автоматизированные рабочие места (АРМ);
Проанализировать новые электронные офисные системы для эффективной работы с документацией;
Рассмотреть влияние информационных технологий на систему делопроизводства.
Предметом реферата является исследование информационных технологий в делопроизводстве.
Объектом реферата для исследования являются автоматизированные рабочие места.
Данная тема актуальна тем, что в связи с проблемами информационных технологий, возникают некоторые проблемы с оформлением документации, так как системы часто могут давать сбой и в связи с этим хотелось бы проанализировать именно те информационные технологии, которые давным-давно проверены временем.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
1039033108331000Делопроизводство предполагает эффективную работу с документационной информацией, учёт и хранение документации. Делопроизводство также подразумевает хранение документов, контроль за исполнением их.
Рис.1. Схема автоматизированной системы документации
Наглядный пример автоматизированной системы документации представлен на рис.1. Как видно из этого изображения, входящий документ и исходящий имеют разные этапы согласования и контроля.
Инструкции по делопроизводству учреждения контролируют автоматизированные технологии обработки документации.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой де­ятельности предприятий позволяют полностью поддерживать жизненный цикл в работе с документами.
Работа с исходящим документом проходит следующие этапы обработки:
подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Работа со входящим документом проходит следующие этапы обработки:
приём и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
Для часто повторяющихся видов документов часто используются готовые бланки-шаблоны, благодаря которым работа с оформлением документа может проводится ещё быстрее.
Когда документ собираются зарегистрировать, в системе для него заводится специальная карточка, которая называется регистрационной. В ней заполняются дата и номер документа от руки, адрес получателя и отправителя, количество листов, списание в дело и др.
Автоматизированная работа с документацией позволяет использовать средства ПЭВМ и АРМ (автоматизированных рабочих мест), о которых речь пойдёт в следующем параграфе.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ РАБОЧИЕ МЕСТА (АРМ)
Как уже сказано выше перед началом следующего параграфа, использование автоматизированной системы документации чаще всего производится через работу с компьютером или автоматизированными рабочими местами, то есть АРМ.
АРМ в первую очередь состоит из компьютера, который уже подключён к сети и готов полностью к работе. В зависимости от этих сетей АРМ может иметь доступ к абсолютно разным базам данных и папкам.
АРМ разрабатывается с помощью организации службы ДОУ (документационного обеспечения управления). С помощью АРМ формируются следующие рабочие места для сотрудников компаний:
АРМ руководителя службы ДОУ;
АРМ по подготовке проекта документов;
Согласование по АРМ.
В качестве дополнительных информационных технологий, помимо компьютера, также могут быть использованы телефонная техника, копировальная аппаратура, электронная почта, факс и другие.
Для того чтобы АРМ работала бесперебойно и качественно, к ней предъявляются следующие требования: наличие постоянно обновляемой базы данных, современных программных обеспечений, которые обеспечат удобную работу с техникой, обеспечение оперативной связи; обеспечение возможности накопления в памяти документов.
Также АРМ должна владеть доступом к основным бланкам документов, чтобы иметь возможность работать с другими базами данных компаний и уметь взаимодействовать с ними.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ(ЭОС)
Работа АРМ невозможна без электронных офисных систем

. Они позволяют объединять отдел делопроизводства и ориентирована на совместное использование информационных ресурсов.
Задачи, которые определила для себя ЭОС
Снижение бумажного потока организации;
Быстрый поиск информации;
Скорость подготовки документации;
Одновременный доступ к необходимым папкам и документам.
Благодаря ЭОС теперь существует множество офисных программ, которые позволяют быстро и эффективно отправлять, и обрабатывать входящую и исходящую документацию. Среди наиболее популярных выявляют следующие: «СЭД ДЕЛО», Система eDocLib, «АРХИВНОЕ ДЕЛО», EOS for SharePoint, Система «КАРМА», Программа EDSIGN, Система «Приёмная Руководителя», Система «КАДРЫ».
Эти и другие офисные системы пользуются спросом среди государственных структур (Органы Прокуратуры РФ, Государственная Дума РФ) и среди прочих структур (в том числе и коммерческих). Наиболее часто используемой офисной системой является «ДЕЛО», однако даже у неё существуют свои минусы:
отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.
При этом она довольна проста в использовании и работа в ней довольно часто ускоряет процесс обработки и регистрации документов. Также «ДЕЛО» может объединять в себе программу 1С, что позволяет работать и с финансовой документацией тоже. Помимо этой функции также удобна печать штрих-кода документа, поиск по его номеру и работа в системе «ДЕЛО» может проходить также и вне работы с помощью мобильных приложений.
При успешной (то есть правильной) регистрации документа, сотрудник службы делопроизводства получает регистрационную карточку документа (о которой речь шла выше). Эта карточка доказательство того, что документ обработан верно и может быть помещён в дело.
Система eDocLib полностью основана на ВЕБ-технологиях и представляет собой систему хранилищ для базы и учёта данных. Система также не требует специальной подготовки, ее легко и просто освоить самостоятельно. С ее помощью можно создавать и заполнять документы, организовывать совместную работу сотрудников территориально распределённых структур с единой базой данных посредством Интернет, прикреплять файлы, осуществлять поиск, поддерживать версионность документов посредством графического интерфейса (конфигуратора и редактора форм). Система eDocLib — первый программный продукт в России и один из первых в мире, получивший логотип «Certified for Windows Server 2008» и сертифицированный под Windows Vista
Если же говорить обо всех остальных офисных системах, то всех их объединяет то, что их можно использовать при обработке и учёта документационной информации. Конечно же все эти системы имеют свои минусы и достоинства, но тем не менее именно благодаря электронным офисным системам наш документооборот развивается. Через все эти системы возможна регистрация документов, их редактирование, контроль за их исполнением, формирование дела.

КОМПЬЮТЕРНАЯ ТЕХНИКА И ОРГТЕХНИКА ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
Современный электронный документооборот предъявляет специальные требования по работе с оргтехникой. Наиболее часто при работе с документами используются персональный компьютер, принтер, сканер, факс.
Компьютер позволяет выполнять ряд задач, таких как редактирование документов, печать документов, передача по локальной сети Интернет. Основой для любого компьютера служит блок, клавиатура, мышь и монитор. Все остальные элементы (принтер, сканер, USB-устройство) являются дополнительными компонентами.
Принтер предназначен для вывода из электронного документа в бумажный. Наиболее известными фирмами принтеров служит Canon, Hеwle Packard, Epson.
Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм Hewlett Packard.
Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист