Информационное обеспечение процесса принятия рещений

Введение

Любая предпринимательская деятельность неразрывно связана с процессом разработки, принятия и исполнения управленческого решения. Среди всех управленческих обязанностей предпринимателей и менеджеров, акт принятия решений наиболее значим, так как представляет собой главное решение в технологическом цикле управления.
На предприятии управленческое решение обычно принимает линейный руководитель в пределах своих полномочий и прав, указаний вышестоящих органов управления предприятием, а также норм действующего законодательства. Для принятия решения требуется владеть необходимой информацией, и чем сложнее решение, − тем более полной, развернутой, всесторонней должна быть информация. Информация (а точнее знания, которые она в себе содержит) дает возможность максимально эффективно и экономически выгодно организовать закупки, производство, сбыт и т.д. Другими словами, информация − это стратегический ресурс предпринимательской деятельности.
В данной работе рассматривается сущность информации и информационного обеспечения в процессе принятия решений. Определяются виды и свойства информации, предоставляются сведения о принципиальных требованиях к информационному обеспечению. Информация должна соответствовать определенным характеристикам для того, чтобы быть пригодной для принятия верного управленческого решения. Прежде всего, это полнота, достоверность и своевременность. Поэтому огромное значение в процессе принятия управленческих решений отводится тщательному отбору, обобщению, систематизации и анализу информационного обеспечения, чтобы в каждой конкретной ситуации принять обоснованное и правильное решение.


Сущность информационного обеспечения принятия решений
Информационное обеспечение − основа принимаемых качественных решений управленческой деятельности. В общем виде весь процесс управления предприятием можно представить с помощью информации − как процесс получения информации, ее обработки, принятия решений на основании этой информации, организации и контроля исполнения этих решений.
Важнейшей составной частью любой управленческой деятельности является процесс принятия решений. Для выработки правильных оптимальных управленческих решений требуется полная, оперативная и достоверная информация. При этом важно понимать, что экономическая и финансовая информация не способны в полной мере обеспечить потребности управления, поэтому, говоря об информационном обеспечении процесса принятия решений на предприятии, подразумевают именно управленческую информацию, генерируемую в процессе ведения управленческого учета данного предприятия.
В общем виде, информация – это определенная совокупность сведений и данных об окружающем нас материальном мире, имеющих практическое значение. Информация представляет собой необходимое условие деятельности человека и средство общения между людьми. Без нее невозможно управление, поскольку она характеризует состояние управляемой и управляющей систем и является основой для выработки управленческих решений.
Информация в современных предпринимательских условиях − одна из важнейших составляющих развития любого бизнеса. Поэтому достаточность информации и правильная ее обработка – залог устойчивого конкурентоспособного функционирования организации.
Информация обладает важным отличительным свойством – она способна вызывать изменения и соответствующие преобразования. При появлении обновленной информации восприятие и потребности людей подвергаются изменениям. Именно поэтому обязательным условием «выживаемости» в современных рыночных условиях, сохранения конкурентоспособности организации является ее адаптация к изменяющимся потребностям.
Ценность и своевременность управленческого решения в огромной степени зависят от способности менеджера в нужный момент произвести сбор, анализ и толкование информации. Информация, которая обеспечивает принятие решений, привносит свой вклад в решение, таким образом, становится фактором производства, и аналогично с трудом, материалами и капиталом формирует прибыль.
Информация в процессе принятия решений выполняет основополагающую роль, поскольку процесс принятия решения включает разработку и анализ альтернативных решений, выбор оптимального решения с учетом всей имеющейся информации

.
Под информационным обеспечением управленческой деятельности понимается:
информационный ресурс, при помощи которого осуществляется производственная и коммерческая деятельность фирмы;
методы и способы организации и использования информационного ресурса;
профессиональные знания специалистов, обеспечивающие процесс принятия решений.
В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Исследуя процесс принятия решений на предприятии, можно сделать следующие выводы:
информационно-методическое обеспечение компании должно в полной мере способствовать реализации ее целей в организации бизнеса;
реализация системно-целостного подхода требует адекватного выбора средств и методов работы с информационным ресурсом;
процесс принятия управленческих решений почти всегда формализован и обязательно включает проблемы, цели, альтернативы и ответственность за принятые решения.
Информация, на основании которой на предприятии принимаются те ли иные решения, обязательно должна быть достоверной, актуальной, прогнозируемой.
В процессе принятия решения проводится анализ всех факторов, оказывающих на него влияние. Необходимо также учесть их возможные последствия. Чтобы разработать и принять максимально правильное управленческое решение, необходимо, чтобы информационное обеспечение процесса принятия решения отвечало требованиям, представленным в таблице 1. Недостаток и необъективность информационного обеспечения затрудняет процесс разработки и принятия решений.
Таблица 1
Принципиальные требования к информационному обеспечению управленческих решений на предприятии
Принципы Обеспечение их соблюдения
Aктуaльность Обеспечивается представлением реальных сведений в нужный момент времени
Достоверность Адекватность сведений, которая обеспечивается соблюдением научных принципов сбора и обработки информации, борьбой с любой «тенденциозностью»
Полнотa отображения Обеспечивается за счет составления плана исследования, выявления сущности явления, его иерархической структуры и связей
Релевaнтность Обеспечивается получением информации в соответствии с поставленными задачами
Целенaправленность Информация отвечает генеральной цели исследования
Информaционное единство Подчинение методологии обработки данных требованиям теории информатики и статистической теории наблюдений

При этом система информационного обеспечения на предприятии должна не допускать дублирования информации, предоставления данных в разных, неудобных для восприятия форматах и использования полученной информации лишь однократно.
Информационное обеспечение – неотъемлемая часть любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц (лиц, принимающих управленческие решения) и эффективное использование ее в процессе принятия управленческих решений.

Виды информации для принятия управленческих решений
Совокупность всей информации, используемой в процессе принятия управленческих решений, называют системой информации, состоящей из таких подсистем: внутренняя информация; внешняя информация; сбор первичной информации; анализ информации.
В целом информация представляет собой объективные факты и предположения, влияющие на восприятие компетентным человеком, который принимает решения, сущности и степени неопределенностей, связанных с имеющейся конкретной проблемой.
Самыми важными источниками информации принято считать источники, полученные внутри самой организации, ее специализированных групп сотрудников, а также источники, представляющие собой результаты их деятельности (например, периодические отчеты). Также велика важность таких публикуемых внешних источников, как научные публикации, справочники, законы.
Существуют различные классификации видов информации: входящая и исходящая, постоянная и переменная, первичная и вторичная и т.д. Виды информации для принятия управленческого решения представлены на рис. 1.

Рисунок 1. − Виды информации для принятия управленческого решения

Кроме указанных видов, информацию классифицируют по содержанию (в зависимости от ее назначения) – политическая, правовая, научно-техническая, директивная, экономическая, плановая, производственная, административная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская и статистическая.
Следует заметить, что основная часть информации, которая используется в управленческом учете и является основой для принятия решений, существует в виде документов – то есть, зафиксирована на материальном носителе с необходимыми реквизитами