Информационное обеспечение процесса планирования

Введение

Актуальность темы состоит в том, что для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.
Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Информационное обеспечение управления, его структура, функции и возможности должны быть хорошо известны менеджеру вне зависимости от того, на каком иерархическом уровне управленческой структуры и в какой сфере или отрасли деятельности он работает. Управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.
Сбор информации должен быть важной особенностью бизнеса. Только когда в компании действует сильная информационная функция, информация хорошего качества регулярно получается. Неотъемлемой частью хорошо зарекомендовавшей себя системы информационной поддержки компании является механизм внутриведомственного обмена информацией между подразделениями.
Возрастающая важность информации как ресурса требует большего внимания к методам поиска и обработки информации. Высокая потребность в информации для административных целей и быстрое развитие информационных процессов выдвинули на первый план создание компонентов инфраструктуры. Задача оптимизации использования информационного ресурса предназначена для решения существующих автоматизированных программ анализа. Однако характер их применения, неотъемлемое разделение программ и отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимуму. Более того, необходимо во многом преодолеть инерцию мышления, определенные стереотипы, например, при внедрении информационных технологий и связанных с этим изменений в общей организационной структуре (включая структуру управления) компании.
Поэтому все компании, желающие воспользоваться всеми правами экономической информации, должны отладить свою систему информационной поддержки. В целом направление оптимизации управления потоками деловой информации выглядит следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, с одной стороны, должно быть четко определено, как и где генерируется экономическая информация (как часть производственной системы компании). После определения целей, которые были поставлены перед каждым из их блоков, и «фильтрации» их определенным образом, необходимо создать механизм для записи информации. Расстояние от точки фиксации (как указано выше - сильные стороны) до пользователя должно быть минимальным, равно как и время их «доставки». Благодаря структурированию информации также возможно обрабатывать информацию математическими методами и в соответствии с программными продуктами. Такая обработка позволяет проводить любое планирование или анализ с максимальной точностью, поскольку изначально никакая существенная информация не теряется. Планирование, основанное на достаточно полной, надежной и точной информации, приводит к значительной экономии на всех типах ресурсов. Все, что остается сделать, — это рассчитать экономический эффект путем сравнения экономии с затратами на все меры по оптимизации, включая внедрение информационных технологий.
В идеальном варианте возможно, таким образом, так настроить информационную систему предприятия, что она сама будет выявлять и приоритеты, и узкие места, и выдавать наиболее совершенные варианты действий для управления, а предприятие может стать гибкой самонастраивающейся системой.
Целью исследуемой работы является анализ информационного обеспечения в процессе планирования. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотрение информации как ресурс процесса планирования;
- охарактеризовать процесс формирования информационного обеспечения разработки планов;
- анализ проблемы информационного характера при разработке планов;
- рассмотрение перспектив по разработке информационных систем для планирования.
Объектом исследования являются информационное обеспечение. Предмет исследования – отношения, возникающее в процессе информационного обеспечения.
Теоретическая база изучения вопросов информационного обеспечения достаточно широка. Роль информационного обеспечения становилась предметом научного изучения и представлена во многих трудах таких исследователей, как…. и многих других.


ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ
Информация как ресурс процесса планирования

Информация может интерпретироваться как набор сведений, сообщений, материалов и данных, которые определяют уровень потенциальных знаний руководителя о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Основу информации составляют только данные, которые снижают неопределенность событий, представляющих интерес для менеджера. Информация в менеджменте – представляет собой сумму необходимой, воспринимаемой и осознанной информации, необходимой для анализа конкретной ситуации, и позволяет провести всестороннюю оценку причин ее возникновения и развития, что позволяет определить ряд альтернативных решений (исходя из конкретной ситуации), а также найти оптимальное управленческое решение и осуществлять контроль за его выполнением.
При реализации этапов и методов управления и планирования информация является наиболее важным ресурсом. Описательный анализ этой области показывает, что информационная поддержка деятельности предприятия в процессе управления и планирования должна всегда на всех стадиях.
Однако, как показывает анализ литературы, информационная поддержка процесса разработки стратегии различна на всех этапах. Сводная данные об использовании информации в различных методах и этапах планирования и управления целесообразно представить в виде таблицы 1.


Таблица 1 – Потребность в информации планирования
№ наименование Используемая информация
Планирование
1 Определение миссии и целей Общая информация об окружающей среде, наличии рыночных ниш, потенциальных рынках, собственных ресурсах
2 Анализ окружающей среды (SWOT-анализ) Информация о сильных и слабых сторонах компании, о возможностях и угрозах
3 Анализ стратегического положения компании на рынке Оценка привлекательности конкретной СЗХ, ее размеров и динамики развития, оценка доли рынка
4 Выбор стратегии Рекомендации стратегического анализа, личный информация по закрытым каналам, опыт руководителя, советы специалистов
5 Оценка выбранной стратегии Информация о соответствии выбранной стратегии жизненным реалиям через определенный промежуток времени (могут быть использованы данные стратегического анализа)
6 Выполнение стратегии и контроль Информация о ходе и мероприятиях внутри компании, связанных с выполнением стратегии; информация о результатах деятельности компании на рынке, которые стали следствием выполнения стратегии
7 Управление посредством выбора стратегических позиций Данные стратегического анализа, информация о ресурсах компании
Стратегическое управление в реальном масштабе времени
1 Ранжирование стратегических задач Определение конкретных направлений деятельности на базе выработанной стратегии, а также с учетом произошедших наиболее существенных изменений в окружающей среде в период планирования
2 Управление по слабым сигналам Информация о слабых сигналах, данные оценки степени воздействия тех или иных угроз на компанию с учетом выбранной ранее стратегии
3 Управление в условиях стратегических неожиданностей Постоянных мониторинг окружающей среды на предмет возможностей и угроз в процессе проведения данного управления (ввиду отсутствия времени на построение моделей, решения принимается специально созданным штабом)

Из таблицы видно, что управление в режиме реального времени опирается главным образом на конкретную информацию, которая необходима только в определенное время при возникновении конкретной угрозы.
Напротив, планирование является периодическим инструментом в руках многих руководителей. Следовательно, периодические наблюдения одного и того же набора ключевых параметров, которые характеризуют тот или иной СЗХ, необходимы для предоставления рекомендаций по выбору стратегий, оценки и мониторингу выбранной стратегии.
Согласно системе планирования, при применении этого типа управления к процессу принятия решений менеджеры полагаются на периодическую информацию, которая в основном предоставляется в виде рекомендаций для матриц стратегического анализа, анализа возможностей и угроз, сильных и слабых сторон организации, а также информации о внутреннем состоянии бизнеса, наличие стратегических резервов, данные об эффективности работы, персонала и т

. д.
Учитывая специфику управления и планирования и основываясь на приведенных выше данных, всю информацию об окружающей среде, в которой руководители принимают решения, следует разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация включает как информацию обо всех участниках данного рынка, так и о непосредственном окружении.
В этом случае матрица стратегического анализа в основном основана на данных о внешней среде, а анализ возможностей и угроз, а также сильных и слабых сторон компании требует исследования внешних и внутренних факторов. Окончательные данные об информационных потребностях системы планирования по конкретным показателям представлены в таблице 2.


Таблица 2 – Показатели, характеризующие состояние окружающей среды компании в системе планирования
Внешняя информация Внутренняя информация
Относительная отраслевая норма прибыли
Темпы роста отрасли
Приверженность покупателя торговой марке
Цена покупателя
Значимость конкурентного упреждения
Технологические барьеры для входа в отрасль
Относительная стабильность отраслевой нормы прибыли
Влияние поставщиков в отрасли
Значение договорной дисциплины в отрасли
Влияние государства в отрасли
Заменяемость продукта
Уровень использования отраслевых мощностей
Имидж отрасли в обществе
Перспективы развития
Особенности конкуренции
Дифференциация продукции
Ценность потребителя
Норма прибыли в отрасли
Преданность потребителя торговой марке
Покупатели - географическое положение, социально-психологические характеристики, демографические характеристики, отношение покупателей к продукту.
Поставщики - стоимость поставляемого товара, временной график поставок, гарантия качества, пунктуальность и обязательность выполнения условий поставщиком.
Конкуренты - выявление сильных и слабых сторон.
Рынок рабочей силы
Экономические факторы - темпов инфляции, величины ВНП, уровня безработицы, производительности труда, изменение процентной ставки, налогообложения, платежного баланса и т.п.
Политические факторы - ясное представление о намерении органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику.
Рыночные факторы - многочисленные факторы, оказывающие непосредственное воздействие на успехи и провалы организации.
Технологические факторы - возможности, которые наука открывает для производства новой продукции.
Международные факторы – возможности и угрозы могут возникнуть в результате легкости доступа к сырьевым материалам, деятельности иностранных картелей (например, ОПЕК), изменений валютного курса и политических решений в странах, выступающих в роли инвестиционных объектов или рынков.
Правовые факторы - действенность правовой системы, изучение законов и других нормативных актов.
Социальные факторы - отношение людей к работе и качеству жизни, рост населения, обычаи и верования, разделение ценностей, демографическая структура, уровень образования и т.д.
Кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы
Организация управления
Производство, включая организационные, операционные и технико-технологические характеристики, и научные исследования, и разработки;
Маркетинг;
Финансы фирмы;
Организационная культура.
Технологические навыки
Охват дистрибьюторской сети
Эффективность дистрибьюторской сети
Ширина и глубина товарной линии
Оборудование и месторасположение
Кривая опыта
Эффективность производства
Производственные запасы
Научно-исследовательский потенциал
Качество продукции
Экономия масштаба производства
Послепродажное обслуживание


Таким образом, информационное обеспечение планирования в общем виде строится с использованием вышеизложенных показателей.

Процесс формирования информационного обеспечения разработки планов

Роль информационного обеспечения в процессе планирования трудно переоценить, так как от качества, полноты и достоверности информации зависят обоснованность запланированных расчетов и, следовательно, эффективность управленческих решений, основанных на этих расчетах. Кроме того, формализация плановых расчетов и использование современных информационных технологий без подходящего источника информации высокого качества невозможны. Принимая во внимание, что расчеты сделаны для перспективы другого временного горизонта, то необходима достаточно надежная информация не только о прошлом и настоящем, но и о будущих условиях работы компании. Важность информации подтверждается такими данными: опрос американских бизнесменов показал, что 70% успеха бизнеса зависит от своевременной и достоверной информации.
Информационная поддержка процесса планирования состоит из:
- сбор, обработка и передача данных о внешней и внутренней среде компании;
- подбор и применение методов и приемов обобщения и анализа информации, в том числе с использованием программного обеспечения;
- техническая поддержка при передаче и обработке информационных потоков.
Для запланированных расчетов важно создать базу данных с другим периодом времени, в зависимости от предполагаемой целевой подборки, обработки и использования. В то же время необходимо обеспечить промежуточную сопоставимость (пересчет основных ценовых показателей в базовые цены) и размер деятельности компании (если компания была реструктурирована, отделена или консолидирована в результате добавления других структур), необходимо обновить все данные с учетом согласованности и совместимости.
Разработка системы информационной поддержки планирования в компании включает следующие методы:
- определение базы данных, необходимой для проведения разумно спланированных расчетов;
- формирование источников информации для обеспечения их надежности и доступности при обработке и использовании;
- определение системы обработки данных и последовательности в получении и доставке информации;
- определение правил и методов анализа, отбора и хранения информации;
- выбор соответствующих методов и форм плановых расчетов, которые обеспечат преобразование текущей информации и базы данных в плановую информацию на перспективное будущее.
В базу данных компаний в качестве объекта планирования обычно включаются:
- информация о компании (объем продаж товаров и услуг, ценовая политика и цены, выручка и прибыль, себестоимость и затраты, источники выручки и т. д.);
- информация о внешней среде: система государственного регулирования предприятий; рыночные условия, в которых работает компания, конкуренты и конкурентные методы; клиенты, покупательная способность и предпочтения, размер рынка и т.д.;
- информация о новых направлениях в организации и технологии производства и реализации товаров и услуг, новые виды товаров и услуг и их перспективность и др.
Эта информация должна быть систематизирована, формируя блоки данных, которые обеспечат их хранение и последующую доступность, если будут оправданы те или иные запланированные расчеты.
Поставщиками информации могут быть:
- структурные подразделения компании в соответствии с их функциями и направлениями деятельности;
- поставщики товаров, сырья и услуг;
- официальные статистические органы и компании, занимающиеся сбором и обработкой информации, подготовкой рыночных исследований и прогнозов социально-экономического развития страны, регионов, отраслей и видов экономической деятельности;
- органы власти (местные органы власти), которые обеспечивают пропорциональность и оптимальное развитие отдельных видов экономической деятельности и региональной экономической деятельности и устанавливают налоговые и другие платежи, а также систему льгот и государственный протекционизм;
- клиенты в соответствии с их опросами, интервью, другими одноразовыми или регулярными поисками их предпочтений;
- СМИ, ярмарки, выставки, торговые дома, биржи и другие мероприятия.
Поставщики информации могут предоставить информацию о прошлом и настоящем, а также о будущем потенциальном развитии экономики, страны, региона, доходов населения и т. д. Данная информация может быть бесплатной или платной, первичной или обработанной, что необходимо учитывать при выполнении плановых расчетов.
К источникам информации относятся:
- законодательные документы, регулирующие деятельность компании: Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, правила бухгалтерского учета и т.д .;
- бухгалтерская и статистическая отчетность;
- интернет и другие средства связи;
- рекламные сообщения;
- результаты выборочных обследований;
- литература: журналы, книги, официальные издания;
- рыночные оценки и прайс-листы;
- статистическая и аналитическая информация, собранная по заказам.
Получение информации (от других организаций по заказу) можно отнести к нематериальным активам (если эта информация является платной). Эти активы не приносят доход, если они не проданы третьим лицам. Однако они оказывают влияние на повышение эффективности (результативности) основного вида деятельности из-за более рациональных и оптимальных плановых расчетов, и управленческих решений.
Информационные требования:
- объективность и полнота информации, изложение основных тенденций и пропорций развития и состояния;
- сопоставимость временных данных и элементов планирования (использование индексов цен, индексов инфляции и т. д.);
- возможность формализации информации в виде относительных и абсолютных цифровых данных с учетом возможности их дальнейшей обработки и архивирования на физических носителях информации (бумага, дискеты, диски и т