Формализация организационной структуры по Г. Минцбергу

Введение

В данной работе проводится исследование и изучение научного материала по теме «формализация организационной структуры по Г.Минцбергу». Актуальность этой темы обусловлена важностью изучения такого явления в управлении организацией, как формализация вообще, и важностью изучения исследований известного канадского социолога и экономиста Генри Минцберга в области формализации организационной структуры предприятия в частности, а также актуальность обусловлена разработанностью этой темы в трудах научных исследователей.
Цель работы – изучение научного материала по теме «формализация организационной структуры по Г.Минцбергу».
Задачи работы:
Изучить сущность формализации организационной структуры по Г.Минцбергу.
Изучить основные виды организационных структур по Г.Минцбергу.
Объект изучения – исследования Г.Минцберга в области формализации организационной структуры предприятия.
Предмет изучения – особенности и аспекты исследований Г.Минцберга в области формализации организационной структуры предприятия.
При написании работы была использована современная научная литература. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
В первой главе рассматривается сущность формализации организационной структуры по Г.Минцбергу.
Во второй главе рассматриваются виды организационных структур по Г.Минцбергу.
1. Сущность формализации организационной структуры по Г.Минцбергу

Сущность организации заключается в совокупности усилий участников организации, направленных на достижение общих целей. При этом, усилия участников организации должны быть хорошо скоординированы, так как все сотрудники должны заниматься своей частью работы, а также занятия всех должны быть согласованы как с занятиями прочих сотрудников, так и с достижением всеобщей цели. Правильная координация всех сотрудников является наиболее важным фактором для эффективного управления организацией.
Чаще всего, на стадии открытия, главе организации приходится заниматься сразу всеми аспектами организации. Постепенно в такой организации появляются сотрудники и отделы, организация расширяется горизонтально и вертикально.
Появляется организационная структура, от сущности которой зависит все существование организации. Структура организации — это не обязательно то, что закреплено в штатном расписании. Скорее наоборот, то что закреплено в штатном расписании практически никогда не совпадает с реальной системой управления организацией.
Генри Минцберг, канадский экономист и социолог, активно занимался исследованиями в области построения организационной структуры предприятия. По его определению, структура организации это простая сумма способов, с помощью которых процесс труда сначала делится на конкретные рабочие задачи, а затем осуществляется координация действий по решению задач.
Организационную структуру нужно проектировать таким образом, чтобы предприятие владело и управляло системами рабочих потоков и само задавало связи между собственными элементами.
В процессе построения эффективной организационной структуры важна формализация. Формализация – это стандартизация процесса труда и регламентация деятельности сотрудников, которая обеспечивает вертикальное разделение труда и осуществляет разделение процесса исполнения от процесса замысла трудовой деятельности с помощью различных спецификаций.
Зачастую формализация является способом, с помощью которого организация старается очертить рамки свободы действия своих сотрудников, особенно в плане стандартизации их деятельности.
Формализация осуществляется тремя главными способами:
по должности – у каждой должности есть подробная спецификация, то есть описание или инструкция, как именно должна осуществляться деятельность сотрудника на данной должности,
по рабочему потоку – специфицируется конкретное содержание труда, в частности, при заказной работе,
по правилам – разрабатываются общие спецификации, в частности, различные, которые регламентирут всё от форменной одежды до применения бланков, руководства по поведению, корпоративные рекомендации.
Вне зависимости от конкретных способов формализации – по рабочему потоку, по должности или по правилам – все они регулируют поведение работников. Способ, как следует выполнять рабочие задания, определяются не выполняющим сотрудником, а лицом, занимающимся выработкой спецификаций. Это основополагающий принцип формализации организационной структуры.
Формализация организационной структуры, в первую очередь, связана с вертикальной специализацией, то есть с вертикальным разделением труда, однако, она также связана и с горизонтальной специализацией. Самые узконаправленные из неквалифицированных видов работ – при этом и самые однообразные и простые, и поэтому предполагают формализацию в наибольшей степени.
Одной из важнейших причин для формализация организационной структуры является желание владельцев организации прогнозировать ход деятельности и развития организации, для чего нужно снизить вариативность поведения подчиненных сотрудников. Кроме того, формализация позволяет эффективно координировать действия.
Задачи конкретной организации могут быть разными, как и характер этих задач. В частности, формализация более всего важна в такой деятельности, которая требует тщательно продуманной и четкой координации действий. Например, деятельность команды пожарных должна быть заранее четко формализована, каждый должен знать, кто, чем и когда занимается, иначе на самом пожаре эффективность действия команды будет чрезвычайно низкой.
Помимо этого, формализация придает работе людей в коллективе эффект машиноподобного постоянства

. Формализация способствует повышению повторяемости рабочих операций, и, таким образом, позволяет рационализировать выполнение таких операций, то есть сделать такое выполнение эффекивным, убрав ненужные затраты времени, сил и средств.
Еще один важный аспект формализации заключается в том, что в клиентоориентированной деятельности организаций обеспечивается непредвзятое, объективное отношение к каждому клиенту. В частности, в налоговой службе деятельность сотрудников максимально формализована, так как они обязаны одинаково обращаться со всеми налогоплательщиками, чтобы недопустить влияния субъективного мнения или желания сотрудника на ход деятельности организации.
Существуют и иные причины формализации организационной структуры, не столь важные, но все равно зачастую имеющие место. В частности, владельцы крупных корпораций очень часто вводят разннобразные ограничивающие вариативность сотрудников правила для того, чтобы тем самым «навести порядок».
Г.Минцберг пишет: «Наиболее формальные структуры являются еще и наиболее «четкими»; они греют сердца людей, обожающих порядок во всем, каждый работник в своей рамочке органиграммы, все процессы расписаны, все вероятные ситуации просчитаны и все – в белом».
Организации, которые для достижения координации полагаются преимущественно на формализацию поведения, принято относить к бюрократиям. Первая часть слова «бюрократия» достаточно «невинна» – происходит от французского beurau, то есть «стол», «конторка».
Но на рубеже Х1Х-ХХ вв. великий немецкий социолог Макс Вебер стал употреблять его для описания особого типа организационной структуры. Если сам М. Вебер использовал этот термин чисто технически, то со временем слово «бюрократия» приобрело уничижительный смысл, стало ругательным.
М. Вебер. описывает бюрократию как «идеальный тип» структуры, но не в смысле «совершенный», а «чистый», «строгий», выделяя следующие ее основные черты.
Существует принцип фиксированных сфер должностных полномочий, которые обычно регламентируются правилами, то есть законами или административными установлениями.
Регулярная деятельность, диктуемая целями бюрократически управляемой структуры, распределяется установленным образом в качестве служебных обязанностей.
Право отдавать распоряжения, необходимое для их выполнения, распределяется установленным образом и строго разграничивается правилами, регламентирующими принудительные, материальные, моральные или иные меры, которые могут применяться по усмотрению руководства.
Для надлежащего и непрерывного выполнения обязанностей и для реализации соответствующих прав необходима методическая база; на работу нанимаются только те, кто обладает общепринятой квалификацией.
Принципы должностной иерархии и ранговой власти подразумевают строго регламентированную систему верховенства и подчинения, в которой вышестоящие по должности контролируют нижестоящих.
Управление в современной организации базируется на письменных (зарегистрированных) документах, хранимых в определенном порядке в виде оригиналов или копий.
Руководство ведомством, по крайней мере все специализированное руководство – а именно таковое отвечает современным требованиям, – обычно проходит всестороннюю специальную подготовку.
Руководство ведомством следует общим правилам, более или менее стабильным и более или менее исчерпывающим, а также поддающимся изучению. Знание правил – это технические познания, которыми обладают должностные лица. Они включают вопросы правового, административного либо коммерческого управления.
Данное М. Вебером описание сводит воедино уже понятия – разделение труда, специализацию, формализацию поведения, иерархию полномочий, цепочку команд, управляемые коммуникации, стандартизацию труда и стандартизацию знаний и навыков.
Не все организации делают упор на стандартизацию. Некоторые характеризуются гибким рабочим устройством, когда координация основывается на взаимном согласовании или прямом контроле.
Таким образом, в первой главе рассматривалась сущность формализации организационной структуры по Г.Минцбергу.


2. Виды организационных структур по Г.Минцбергу

По мнению Г.Минцберга, идеальной организационной структуры не бывает, и формализовать организационную структуру необходимо ориентируясь по ситуации, в которой существует организация.
Минцберг выделил в модели структуры организации пять основных частей. Основой организации являются люди – исполнители, которые осуществляют работу на базовом уровне по производству материальных благ. Люди составляют операционное ядро. В организациях самого простого уровня исполнители могут самостоятельно договариваться о действиях и взаимодействиях, работая достаточно эффективно.
Когда организация растет и развивается, такая простейшая координация становится неприемлемой. Возрастает потребность в структуре или должности, на которую можно возложить ответственность по повышению эффективности работы исполнителей.
Последующее укрупнение организации требует и быстрого роста количества менеджеров — как стоящих непосредственно над исполнителями, так и стоящих над теми кто стоит над исполнителями. Формируются линии иерархии промежуточных полномочий между стратегической вершиной и операционным ядром.
Рост количества менеджеров влечет административное разделение труда между теми, кто занят управлением, и теми, кто осуществляет основное производство.
Последующее усложнение организационной структуры ведет к стандартизации, ответственность за которую возлагается на аналитиков, выполняющих кроме того и административные функции