Этикет и безопасность электронной почты

Введение

Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервиса, как в корпоративных сетях, так и в Интернет. Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Роль электронной почты становится очевидной, если рассмотреть функции, которые выполняет почта:
•Обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен;
•Является компонентом системы документооборота;
•Формирует транспортный протокол корпоративных приложений;
•Является средством образования инфраструктуры электронной коммерции.
Благодаря выполнению этих функций электронная почта решает одну из важнейших на настоящий момент задач — формирует единое информационное пространство. В первую очередь это касается создания общей коммуникационной инфраструктуры, которая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной компании и различными организациями.
Электронная почта обладает рядом преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь).


Этикет пользования электронной почтой

Электронная почта или e-mail (сокращение от electronic mail) – это удобное и быстрое средство коммуникации. Она используется для различных целей.
Многие традиционные нормы для пользователей электронной почтой совпадают с принятыми в обществе правилами переписки для обычной почты.
Существует ряд рекомендаций при пользовании электронной почтой [2]:
-если несколько пользователей имеют доступ к вашему почтовому ящику, следует установить систему паролей, при этом не рекомендуется передавать другим свой пароль;
-почтовый (системный) администратор имеет полный доступ к вашей почте, но не вправе пользоваться данным знанием в личных целях.         Почтовый администратор способен заниматься экстренной рассылкой информации всем пользователям на данном сервере, рядовой пользователь в состоянии это делать лишь с согласия администратора;
-если вы подписались на рассылку различного рода сообщений с автоматического почтового сервера, но не можете долгое время просматривать письма, следует отказаться от этой услуги, поскольку эти сообщения быстро засорят вашу почту, что приведет к нарушению нормальной работы остальных пользователей;
-не нужно упоминать в своем сообщении такие данные, знанием которых, с вашей точки зрения, может обладать лишь определённый круг людей. Если эти данные можно доставить только посредством e-mail, воспользуйтесь шифром;
-не следует пользоваться электронной почтой для рассылки рекламной информации (в ряде государств это преследуется по закону);
-не рекомендуется пользоваться какими-либо бесплатными сетями (внутренними сетями организации и т. п.) для личной переписки;
- прежде, чем его отправить письмо, стоит его несколько раз перечитать, т.к. после отправки всякие изменения в нем невозможны;
-нежелательно ссылаться в своих сообщениях на e-mail других людей.   (это считается неэтичным так же, как и указание чужого телефонного номера, поскольку указанным вами адресом могут воспользоваться в неблаговидных целях);
-если вы употребляете в письме цитаты, нужно правильно их оформлять, делая ссылку на автора;
-чтобы изменить начертание, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений;
-не рекомендуется составлять объемные сообщения: в электронной почте приветствуется краткость

. Помимо этого, соблюдая данное правило, вы выиграете в скорости пересылки вашего сообщения. Излишне объемное сообщение может переполнить электронный почтовый ящик, будь то ваш почтовый сервер, или же почтовый сервер адресата. В данной ситуации вам или вашему адресату нужно будет обратиться к администратору, кроме того, вполне вероятно, что ваше письмо будет уничтожено.
С целью избегания получения нежелательных сообщений рекомендуется выполнять следующие действия [1]:
·     С осторожностью следует давать свой адрес электронной почты. Публиковать свой электронный адрес в группах новостей, на веб-сайтах и других общедоступных ресурсах Интернета нужно крайне осмотрительно.
·     Перед тем, как разместить адрес электронной почты на сайте, необходимо проверить соблюдение конфиденциальности данных этого сайта, чтобы убедиться в наличии запрета на раскрытие e-mail адреса другим организациям. Доверять следует только проверенным сайтам.
·     Не рекомендуется реагировать на нежелательные сообщения. Адресант утвердится в правильности адреса электронной почты и может спекулировать на нем, продавая другим организациям, вследствие чего объем спам-сообщений возрастет. А это опасно ещё и тем, что сообщения могут таить в себе наличие вирусной программы.
Иногда для того чтобы придать тексту большую эмоциональность, принято выбирать набор символов, пользуясь которым можно нарисовать рожицу с определенным выражением. Такая рожица называется «смайлик» (от англ. smile — улыбка). Ниже приводятся примеры некоторых смайликов (Таблица 1) [1, 3].
Таблица 1 – Примеры использования смайликов в электронной переписке
Смайлик Значение
:) или :-)
Улыбка, счастье или шутка
:( или :-( Недовольство или несчастье
;-) Подмигивание
:-o
Удивление или озабоченность
:-x
Молчание
:-| Равнодушие или противоречивость
:-p
Показывание языка (обычно в шутку)
:-D Смех
:0 Ошарашенный

 


Безопасность электронной почты

За последние несколько десятилетий, электронная почта стала одним из ведущих способов общения, возможно, даже эффективнее и распространеннее традиционной телефонной связи и почтовой службы.
К сожалению, за этот же промежуток времени, электронная почта оказалась наиболее уязвимой к внешним воздействиям частных лиц и организаций, которые стремятся найти способы повредить доставку почты или надеются заработать деньги незаконным способом. Как результат, безопасность становится все более важным вопросом для всех пользователей электронной почты.
Хотя безопасность электронной почты часто рассматриваются как отдельный вопрос, на самом деле это совокупность нескольких различных угроз, которые способны целенаправленно наносить вред компьютерам и обманывать получателей, а также подрывать эффективность, надежность и доверие к системам электронной почты (рис.1)