Эффективность организации ресурсов в процессе управления: способы описания процессов управления

Введение

В настоящее время исследование проблемы эффективности менеджмента организации на протяжении всей человеческой истории обусловлено целым рядом следующих факторов. Во-первых, речь идет об ограниченности экономических ресурсов, а также частых случаях их нерациональное распределение. Во-вторых, стремление компании к организационному развитию и при этом получению наиболее оптимального эффекта при наименьших затратах. При этом вопросы затрагивающие оптимальные организационные структуры, поведение, мотивацию выдвигаются на первый план. В-третьих, предотвращение негативных факторов внешней среды или адаптация к новым условиям.
Актуальность данной темы исследования обусловлена тем, что эффективное управление компанией становится одним из важных факторов, который способен привести к усилению конкурентных преимуществ организации. В условия постоянно развивающихся рыночных отношений особенное значение придается повышению уровня работы компании, ее постановки на достаточно крепкий «фундамент», использование накопленного в течении многих лет опыта и вопросам практического использования современного управления.
Цель работы – изучить и описать эффективность организации ресурсов в процессе управления: способы описания процессов управления.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить систему управления эффективностью бизнес-процессов предприятия.
2. Рассмотреть способы описания бизнес-процессов.


1. Система управления эффективностью бизнес-процессов предприятия

В настоящее время, существующее понятие «эффективность» по большей мере связано с целенаправленным процессом, то есть процессом непосредственного функционирования некоторой системы, которая внедряется и производится для достижения поставленной цели, то есть для получения определенного результата.
В рамках системного анализа эффективностью целенаправленного процесса принято называть качество целого множества результатов, которое в свою очередь рассматривается как единое целое и в тоже время характеризует уровень достижения цели.
Важно, что под эффективностью в экономической теории по традиции понимается соотношение затрат на его получение и результата, что отражает некую связь между целями и ресурсами экономической деятельности.
Существующая эффективность в управлении качеством, на основании ИСО 9001:2015, – это своего рода соотношение между теми результатами, которые достигнуты и использованными для этих целей ресурсами.
В результате чего, из вышеуказанных определений следует, что эффективность, это ни есть что, как особенная характеристика системы с точки зрения соотношения результатов и затрат ее функционирования, а также способность приводить к определенным и заданным результатам.
Немаловажно, что под эффективностью в концепции управления процессами понимают измерение заранее определенных операционных характеристик того или иного процесса: количественных или (и) качественных показателей, характеризующих процесс.
Основным индикатором эффективности процесса, который в свою очередь подвержен измерению, считается показатель процесса. Следует отличать показатели эффективности процесса (PPI, Process Performance Indicators) от ключевых показателей эффективности (KPI, Key Performance Indicators).
Отметим, что ключевые показатели эффективности и показатели эффективности процесса наделены большим количеством общих характеристик:
– имеют направление на качественную и количественную оценку экономических фактов для представления их в измеримом виде, то есть в виде, при котором допускается сравнение;
– определены на постоянной основе в течении достаточно длительного промежутка времени (до следующего планового пересмотра/корректировки стратегии);
– играют роль основы для принятия решений, так как позволяют обеспечить комплексный взгляд на бизнес;
– применяются для контрольных мероприятий, так как дают возможность измерять прогресс по отношению к установленным целям, а также сравнивать компании друг с другом и оценивать время;
– дают возможность в случае отклонения от поставленных целевых значений вводить определенные действия корректирующего характера;
– должны быть сформулированы в технике SMART (specific (конкретный), measurable (измеримый), achievable (достижимый), relevant (актуальный), time-bound (ограниченный во времени)).
В тоже время, можно обозначить существующие различия между показателями эффективности процесса и основными ключевыми показателями эффективности.
Следует иметь в виду, что показатели эффективности процесса представлены в виде целей процесса, которые организация планирует поддерживать в рамках операционного уровня процесса. В данном случае они могут быть измерены напрямую с применением информации, которая получена от конкретного экземпляра бизнес-процесса. Для примера, можно обозначить целый ряд следующих показателей:
– затратные: затраты на командировку на человека; затраты на логистику;
– временные: цикл исполнения заказа;
– качества: процент отклоненных заявок, отклонения сроков выхода продукции на рынок.
Основные показатели эффективности представляют собой цели бизнеса, которые организация планирует достичь в рамках стратегического уровня. Речь идет о количественной и качественной оценке, которая считается результатом сравнения между целевой ценностью и текущей ценностью в течении определенного промежутка времени.
К примерам ключевых показателей эффективности относят:
– рост выручки;
– текучесть персонала;
– доход от лицензии на продукт.
Важно, что показатели эффективности процесса могут быть условно разделены на две различные группы: показатели результативности и показатели производительности.
Такое понятие, как «производительность» может быть условно применено к оценке параметров рассматриваемого процесса – то есть насколько экономно мы распоряжаемся имеющимися ресурсами и насколько точно мы придерживаемся установленному регламенту.
К показателям производительности относятся:
– ресурсоемкость (расход ресурсов);
– оперативность (расход времени).
Показатель результативности может быть отнесен к оценке процесса извне, то есть с точки зрения того, как на это смотрит потребитель. В результате чего, можно сказать, что результативность измеряет имеющийся уровень достижения целевого эффекта процесса.
В непосредственной зависимости от времени получения выделяют следующие показатели:
– ранние показатели (помогают определить тренды и информацию для будущих периодов);
– поздние показатели (измеряют успешность или неуспешность целей процесса).
Кроме того, показатели могут быть классифицированы:
– на затратные (показывают затраты, которые могут быть прямо или косвенно отнесены на процесс);
– временные (измеряют время в процессе);
– качественные (связанные с процессом информационные нужды);
– производительности (объем проходящих через процесс предметов);
– результативности (разница между входами и выходами процесса).
Назначение показателей эффективности процесса должно происходить на каждый отдельный процесс с целью проведения контроля его эффективности и соотнесения достижения цели процесса с теми затратами, которые были направлены на достижение поставленной цели

.
Установка основных показателей эффективности напрямую зависит от той стратегии, которую имеет компания и может производится по разработанным и уже опробованным на практике методам.
Немаловажно, что наиболее признанной и популярной в настоящее время концепцией управления эффективностью считается система сбалансированных показателей (Balanced Score Саrd, BSC), которая была разработана на базе Гарвардского университета, профессорами Р.Капланом и Д. Нортоном.
Под системой сбалансированных показателей, понимают ни что иное, как систему стратегического управления организацией на основании измерения и оценки ее непосредственной эффективности по набору оптимально выбранных показателей – KPI – которые в свою очередь отражают все необходимые аспекты деятельности компании, как нефинансовые, так и финансовые.
Таким образом, методология BSC предполагает процесс разделения первостепенных показателей эффективности по направлениям деятельности, таким как бизнес-процесс и персонал, финансы, клиенты и маркетинг и системы (рис. 1, табл. 1).

Рисунок 1 - Стратегическая карта методологии BSC
Таблица 1 - Примеры стратегических целей и показателей для каждого направления деятельности
Стратегическая цель Показатель
F Повышение доходности основного капитала Рентабельность инвестиций
С Повышение лояльности клиентов Индекс лояльности клиентов

Обеспечение своевременности доставки продукции клиенту Доля своевременных доставок продукции клиенту
I Сокращение временного цикла процесса доставки продукции клиенту Время цикла процесса доставки продукции клиенту

Продолжение таблицы 1

Повышение качества процесса доставки продукции клиенту Индекс выполнения проекта по повышению качества процесса
L Повышение навыков и умений персонала % сотрудников, соответствующих квалификационным требованиям


Количество проведенного обучения персонала
Нельзя не отметить, что в данную стратегию «Финансы» включаются показатели стоимости организации, а также ее ликвидность, доходность и платежеспособность. В тоже время, проекция «Клиенты и маркетинг», как правило, включает в себя показатели удовлетворенности клиентов, своевременности выполнения заказов, восприятия потребителя и качества продукции. Проекция «Бизнес-процессы» формируется за счет показателей, которые связаны с оценкой эффективности комплекса имеющихся административных и технологических бизнеса-процессов.
В проекцию «Персонал и системы» включаются показатели, которые отражают проведений инвестиций и инноваций в развитие, а также повышение квалификации сотрудников и удовлетворенности работников своим трудом.
Важно понимать, что главные показатели эффективности и показатели эффективности процесса должны иметь тесную связь друг с другом. Именно поэтому, ключевым показателям эффективности удается отслеживать ход достижения стратегической цели компании и при этом они будут рассчитываться на основе показателей процессов. В результате чего, можно сказать, что при формировании основных показателей эффективности могут быть пересмотрены как сами показатели процессов, так и их значения целей.
На основании теории системного анализа произведем определение основных составляющих системы управления эффективностью бизнес-процессов. Данная рассматриваемая система считается системой управления, то есть имеющаяся совокупность взаимосвязанных управляющей и управляемой подсистем, которые взаимодействуют друг с другом и внешней средой и при этом принимают участие в процессе функционирования по достижения обозначенных целей.
В свою очередь субъектом управления будет выступать именно управляющая подсистема, которая представлена процессами управления эффективностью процессов.
В тоже время объектом управления считаются процессы организации, которые являются подверженными воздействию со стороны управляющей подсистемы на основании анализа и измерения эффективности.
В данном случае целью системы управления эффективности считается первичное установление необходимых параметров, которые в будут принимать участие в измерении эффективности, а также постоянном измерении параметров и корректировке процессов с целью поддержания установленной эффективности и периодическом пересмотрен установленных значений параметров.
В соответствии с целью система управления эффективностью бизнес-процессов должна реализовывать следующие задачи:
– планировать выбор/набор показателей эффективности процессов с целью их измерения;
– проводить мониторинг и измерять с заданной периодичностью установленные показатели;
– анализировать полученные измерения в соответствии с заранее разработанными методами;
– проводить корректировку в случае отклонений от плановых значений показателей;
– периодически пересматривать установленный набор показателей с целью улучшения системы управления эффективностью бизнес-процессов предприятия.
Внешней средой по отношению к системе управления эффективностью предприятия будут считаться иные системы, которые оказывают прямое и косвенное воздействие на систему управления эффективностью.
Отметим, что с целью создания системы управления эффективностью бизнес-процессами обозначим основные принципы управления эффективностью процессов.
Существующий уровень развития управлению эффективностью имеет прямую зависимость от уровня процессной зрелости компании. Указанный принцип основан на том, что адекватное и в тоже время приносящее пользу компании измерение эффективности процесса необходимо осуществлять, когда у организации сформировались ясные представления о том, что в данном случае представляют собой ее процессы и каким именно образом она функционирует.
Следует отметить, что частичное измерение эффективности является доступны на первом и втором уровнях процессной зрелости компании. Достигнув третьего уровня процессной зрелости, организация, как правило, начинает использовать систему управления бизнес-процессами (Business Process Management Systems, BPMS), которые дают возможность автоматизировать все необходимые процессы