Документальный поток как уникальное средство хранения и передачи знания.

Введение

Актуальность темы. Главным условием существования и развития общества является социально-коммуникативная деятельность. Без общения, обмена информацией между индивидами невозможно интеллектуальное развитие человечества. Важнейшей подсистемой социальных коммуникаций является документная коммуникация - процесс и средства обмена информацией в обществе с помощью документов. Именно она обеспечивает движение информации во времени и пространстве путем создания, хранения и распространения документов.
Состояние разработки проблемы. Анализ фонда научных работ по информационному обеспечению отрасли свидетельствует об отсутствии единого, обобщающего исследования по вопросам информационного обеспечения юридических учреждений. Нужно вспомнить, что в шестидесятые – восьмидесятые гг. ХХ в. Ученые и исследователи обращали свое внимание преимущественно на решении и раскрытии основных этапов развития текущей и внутренней информации в сфере правоведения. Эти вопросы раскрывали такие ученые как: В.В. Антонов, Т.Е. Ксензова, Е.М. Попов, К.М. Серегина, Е.П. Судариков.
Важную роль, несмотря на исследуемую тему, составляет большое количество фундаментальных трудов, которые включают в себя процедуру анализа большого количества документных потоков в юридической системе. Труда в этой сфере были рассмотрены такими учеными как: Ф. Гордукалова, Л. Козачков, Э.Е. Рокицька. Также надо не забывать большое количество именно теоретико-методологических работ, которые были рассмотрены тремя учеными: В. Гедримович, В.А. Минкина, Д.Ю. Теплов.
Все, что касается теоретических аспектов документных потоков исследовались, совершенствовались также в работах отечественных ученых-документоведов - Н.М. Кушнаренко, С. Кулешова, М. Швецовой-Водки также в этом процессе принимали участие российские знатоки библиотечного дела – Ю.М Столярова, А.П. Коршунова, А.В. Соколова.
Осуществляя сравнительный анализ действующих методик изучения потребителей правовой информации или документных потоков в этой сфере осуществляется в трудах А.Е. Викторова, А.В. Голованова, В. И. Горьков, В.А. Маркусовои, А.И. Черного; теоретические аспекты информационных потребностей рассматривают В.И. Бородин, С.Д. Коготков, Н.В. Хохлова.
Основной проблемой документационного потока является то, что формирование правового государства быстро развивается, и различные факторы способствует торможению этого процесса, именно оно стало предметом специального научного исследования, хотя ее актуальность возрастает в связи с объективным противоречием между новым уровнем информационных потребностей юридических учреждений.
Но недостаточное освещение в научных разработках особенностей ведения документационного потока указывает на необходимость раскрыть эту тему в предлагаемой работе.
Объектом исследования – документные потоки.
Предмет исследования – нормативно-правовые основы организации документационного потока.
Целью работы является исследование процесса документационного потока.
Для достижения указанной цели определены следующие задачи:
• уточнить основные понятия;
• проанализировать состояние научной разработки проблемы организации документных потоков;
• определить подходы для исследования поставленной проблемы;
• раскрыть организацию документационного потока;
• исследовать особенности документационного потока в учреждении;
• проанализировать нормативно-правовые основы работы с документным потоком в учреждении;
• описать направления совершенствования документационного потока.


Сущность, содержание и назначение документационного потока

Условием существования и развития общества является социально-коммуникативная деятельность. Без обмена информацией между индивидами невозможны интеллектуальное развитие человечества, развитие, преемственность общественных отношений, новые достижения материальной и духовной жизни. Современные исследователи социогенез доказывают, что социальная коммуникация – это глубинный базис материального производства и необходимый фактор прогресса любого вида общественного устройства.
Одной из важнейших подсистем социальных коммуникаций является документная коммуникация (ДК) – процессы и средства обмена информацией в обществе с помощью документной информации [5, c. 12]. Она обеспечивает движение социальной информации во времени и пространстве путем создания, хранения и распространения документов. ДК возникла на определенном этапе социального прогресса человечества, и ныне охватывает все сферы общественной жизни.
Существует несколько подходов к глобальному характеру ДК.
Так, закон документационного сопровождения социальных коммуникаций, сформулированный Ю. Столяровым, доказывает, что каждая социальная коммуникация обязательно опосредуется документом [15].
И все социальные институты по своей сути является документных, поскольку каждый из них занят или производством или транспортировкой или получением, обработкой и хранением документа, предоставлением его пользователям и др.
Например, органы государственной власти – это социальный институт по выработке законодательных документов, банковская сфера также чисто документная организация, поскольку все финансовые операции сопровождаются документами и др. [15, c. 37].
Документы все активнее обращают внимание не только наземное пространство, но и подземный, водный, околоземное, космический. Это происходит вследствие постоянного расширения масштабов развития и узнавания людей, прежде всего на основе информации, приобретенной при проведении исследований поверхности Земли.
Развитию и распространению среды функционирования ДК способствует также информационное развитие общества, который охватывает все стороны современной общественной жизни – производство, кредитно-финансовую сферу, снабжение, управление, науку, образование и вызывает рост объемов технико-экономической, финансовой, технологической, научной, иной документированной информации, циркулирующей в пределах предприятий и организаций, между ними и между различными странами [12, c. 54]. Создание и внедрение новейших информационных технологий, совершенствование средств документирования и распространению информации постоянно расширяют документных среду и обогащают документе ресурсы общества.
Функцией ДК является постоянное движение документов по коммуникационным каналам от коммуниканта (создателя документированной информации) до реципиента (потребителя документированной информации). Движение документов в процессе их производства, распространению и использованию в обществе создает документный поток (ДП). Документный поток – это совокупность распределенных во времени и пространстве документов, которые движутся по коммуникационным каналам от создателей и производителей к пользователям.
По А.А. Соляник, канал – это абстрактный путь, по которому "движутся документы. Он обеспечивает распространение документов в обществе, предоставляет возможность доступа к ним пользователям [14, c. 26].
Например, каналы доступа к опубликованным документам – это документо-торговые учреждения, библиотеки, подписные агентства, органы научно-технической информации и др

.
Отдельный канал может некоторое время бездействовать, однако ДП движется постоянно [14, 23].
Самая фундаментальная дефиниция ДП принадлежит Ф. Гордукаловой, которая определяет документная поток как выборочное отражение в форме документов результатов социальной деятельности членов общества [3].
Под социальной деятельностью понимается научно-познавательная, управленческая, производственная, финансовая, литературно-художественная и др. виды деятельности [3, c. 49].
Функционирование ДК в обществе требует создания специализированных документных систем (ДС), обеспечивающих цикл жизнедеятельности документов, то есть их производство, транспортировку, сбор, хранение и использование. Существует опыт классификации этих систем, который разделяет их на:
- генерализационные (где создают и производят документы – авторские коллективы, научные, учебные заведения, издательства, редакции средств массовой информации, типографии, студии звукозаписи, фото и киностудии, видеопредприятия, производители продуктов на оптических дисках и др.)
- транзитные (транспортируют и распространяют документы – подписные и посреднические агентства, центры электронной доставки документ в, документо-торговые учреждения, почтовые отделения, курьерские службы, провайдеры компьютерных сетей и др.)
- терминальные (получают, обрабатывают, хранят и организуют использование документов – архивы, библиотеки, органы НТИ, информационные фирмы, музеи, аудио и видеотеки, владельцы компьютерных серверов и др.) [15, c. 28].
Проходя через документную систему, документный поток создает постоянные или временные документы. Временные слабоструктурированные совокупности документов, подлежащих дальнейшему трансформированию (отъему, перераспределения и транспортировке) – это документные массивы. Стационарные систематизированы, оснащенные справочно-поисковым аппаратом совокупности документов, комплектуются в соответствии с задачами документной системы по обслуживанию пользователей документированной информации – это документные фонды.
До недавнего времени понятие «поток» документов изучалось главным образом в контексте информатики и библиографоведения [4].
Уже потом именно он определялся как подвижный элемент документов или как активная часть информационных ресурсов общества. Документный поток отличали преимущественно по форме их существованию. Документные потоки отличаются высокой динамикой.


Документные потоки как вид ресурса

Документные потоки образуют документные ресурсы, а именно совокупность документов, подготовленных для эффективного их использования членами общества, где обеспечивают сбор, обработку, хранение, поиск и использование документированной информации, поэтому документная поток является важнейшим видом ресурсов. Документные ресурсы пополняются внешними документными потоками, возникающими благодаря созданию и распространению документов. Документные потоки, циркулирующие в документных массивах и фондах, являются следствием их организации и пользования ими. Особенности функционирования внутренних документных потоков изучаются в рамках документационного фондоведения [2, c. 98].
На функционирование документных ресурсов страны влияет много факторов, главным из которых является информативная политика государства. Она отображается в законах и подзаконных актах, регламентирующих развитие и использование документно-коммуникационных систем страны, и направлена на создание условий для эффективного и качественного обеспечения информационных потребностей членов общества. Прежде всего – на документное обеспечение решения стратегических задач социального и экономического развития государства [1, c. 35].
Отделение любой системы с внешней среды возможно лишь теоретически, то есть условно, поскольку фактически система не может существовать изолированно от внешней среды. Основные признаки системы - элемент, структура, связь, функция. Согласно теории системного подхода любая система конструируется из ограниченного количества элементов, связанных между собой целью функционирования. Простая система – это совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию. Если в системе несколько таких совокупностей, то каждая из них приобретает ранг подсистемы, а вся система становится сложной [6, c. 67].
Общетеоретический уровень документных потоков является сложной упорядоченной системой, основные компоненты которой занимают обозначенное положение и играют определенную роль. Понятие «система» - относительное, как и понятие «элемент». В зависимости от цели и масштабов рассмотрения отдельный элемент может стать подсистемой или самостоятельной системой со своими элементами и связями, а система изучаемого может рассматриваться как часть более крупной – макросистемы. Например, документ как система – это единство материального носителя и информации, но на другом уровне системного рассмотрения документ сам становится элементом более общей системы – документационного потока или массива. Поэтому при применении системного подхода всегда важно установить границы изучаемой, то есть определить, подсистемой которой более общей системы она, как взаимодействует с внешней средой [7, c.18].
Система образуется только тогда, когда между элементами возникают связи. Они создают структуру системы, обеспечивающую ее целостность. В документных потоках связи характеризуются многоаспектностью:
элементарные связи между документами (как содержательные, так и формальные – языковые, хронологические, издательские, территориальные и др.);
связи между группами документов, позволяет структурировать и упорядочивать документные потоки и массивы (например, отделять потоки и массивы периодических изданий, патентной документации, деловых документов, технической литературы и т.д.);
связи между документными потоками и массивами и внешней средой [8, c. 48-49].
По направлению различают прямые и обратные связи. Документные потоки возникают в процессе установления прямых и обратных связей между создателями и пользователями документов. Запросы на документированную информацию осуществляет создание новых документов, которые доведены до пользователей и освоенные ими и в свою очередь приводят к возникновению нового знания, снова фиксируется и распространяется с помощью документов.
Все система осуществляются во внешней среде для выполнения конкретной функции. Функционирование существует для достижения поставленной конкретной цели, это делает систему полезной. Каждый структурный компонент системы выполняет свою собственную функцию. Каждая функция развиваются на линиях связей между компонентами системы. Документная поток выполняет функцию движения документов в обществе, обеспечивает возможность их распространению, пополнение и обновление документных массивов [3].


Уровни документных потоков

Системное рассмотрение документационного потока возможно на микро- и макроуровне