Варианты оптимизации документооборота в организации

Среди потенциальных направлений оптимизации документооборота в АО «Водоканал-Чита» можно выделить:
1. Выделение в организационной структуре АО «Водоканал-Чита» отдела делопроизводства, и расширение обязанностей по регистрации документов с одного сотрудника до двух.
Цель мероприятия:
повышение оперативности обработки документов, в рамках системы документооборота организации, и скорости доведение документов до исполнителей;
повышение доступности информации для отделов организации.
Отдел делопроизводства должен включать в себя:
начальника отдела делопроизводства;
секретаря-делопроизводителя.
Отдел делопроизводства должен будет оперативно (день в день) осуществлять регистрацию всех документов и производить их сканирование для загрузки в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита».
Внедрение мероприятия, направленного на введение в организационную структуру управления АО «Водоканал-Чита» отдела делопроизводства, потребует:
внесение изменений в штатное расписание;
внесение изменений в организационную структуру управления организации;
увеличения объема фонда оплаты труда;
разработку Положения об отделе делопроизводства;
разработку должностных инструкций для сотрудников отдела делопроизводства;
поиск и найм нового сотрудника для отдела делопроизводства;
оборудование рабочего места для вновь принятого сотрудника в отдел делопроизводства.
2

. Введение штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита».
Цель мероприятия:
повышение оперативности обработки документов, в рамках системы документооборота организации, и скорости доведение документов до исполнителей;
повышение доступности информации для отделов организации.
Для реализации мероприятия, направленного на введение штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита» потребуется:
приобретение сканера потокового ввода документов;
приобретение принтера печати штрихкодов и бумаги к нему;
перенастройка текущего программного обеспечения используемого в рамках электронной системы документооборота.
Мероприятие по введению штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита» позволит:
снизить трудоемкость труда и повысит его производительность;
повысить скорость информационного обмена.
Таким образом, оба проектных мероприятия, выделенных для решение выявленных проблем в области организации документооборота АО «Водоканал-Чита» способны достичь идентичных целей