Требования и рекомендации к планированию помещения для конференций

Планирование конференции требует набора навыков, который включает в себя невероятные организационные навыки, способность к многозадачности, энергию, креативность, умение работать в бизнесе, навыки межличностного общения и внимание к деталям. Это также требует всеобъемлющего руководства по планированию конференций, которое не только будет держать вас в назначении, но и обеспечит столь необходимую уверенность в том, что вы не забыли что-то на этом пути.
Планирование конференции отличается от других типов планирования событий и включает дополнительные шаги.
Когда начинать готовиться к мероприятию и как выбрать подходящий зал для предстоящей конференции? Давайте определим основные требования к бизнес-площадке, которая будет полностью соответствовать потребностям организаторов.
Площадь и количество посадочных мест. Для начала определитесь с масштабами мероприятия – сколько человек собирается его посетить, какому количеству направлены приглашения или сколько участников оплатили свое участие? Выбирайте зал с соответствующей площадью и количеством посадочных мест. От этого параметра будет зависеть комфорт не только присутствующих, но и выступающих людей. Если зал окажется маленьким, то присутствующим может быть тесно и душно. Большой зал может не окупить себя в финансовом плане, если придет мало человек, что приведет к потере прибыли от проведенного мероприятия.
Техническое оснащение. В современном конференц-зале должны быть созданы комфортные условия для выступления спикеров и восприятия информации участниками. Проверьте следующие условия:
-уровень искусственного освещения и наличие окон,
-качество работы кондиционера и системы вентиляции – от этого зависит комфорт участников в жаркие летние дни и зимние месяцы,
-мониторы, экраны, аудио- и видеоаппаратура, усилители звука и микрофоны позволяют сделать доклад выступающего увлекательнее, а интерес к выступлению у аудитории значительно выше.
Месторасположение конференц-зала

. Выбирая место для проведения мероприятия, обратите внимание на то, насколько легко можно до него добраться на личном и общественном транспорте. Достаточное ли количество парковочных мест. В каком здании расположен конференц-зал. Более подходящим вариантом для проведения деловых мероприятий является конференц-зал в современном бизнес-центре или гостинице. Однако аренда зала во втором варианте расположения может быть значительно дороже. Поэтому если основное количество участников живет в Тюмени, выбирайте конференц-зал, расположенный именно в бизнес-центре. Посмотрите на входную группу, внутренние интерьеры здания и мебель, наличие лифтов и чистоту туалетных комнат.
Дополнительный сервис. В процессе проведения мероприятия вам могут понадобиться кофейные перерывы, деловые обеды для участников, комнаты для переговоров представителей компании с потенциальными клиентами или работы в группах. Поэтому дополнительным преимуществом места проведения мероприятия будет возможность оказания полного комплекса услуг – наличие на территории бизнес-центра кафе или ресторана, холлы для проведения кофе-брейков, залы для переговоров, расположенные в непосредственной близости к вашему конференц-залу. При обсуждении условий проведения конференции заранее обсудите возможность предоставления питьевой воды для участников мероприятия.
Может понадобиться тематическое декоративное оформление зала, встреча и регистрация участников вашего мероприятия, письменные принадлежности