Тестирование

Создание инструкции по эксплуатации и т.д.
Объектом исследования данной работы является функционал современного отдела по контролю входящих и исходящих документов.
Предметом исследования данной работы является технология работы с входящими и исходящими документопотоками.
1 Теоретическая часть
1.1 Анализ объекта исследования
Проектирование АИС начнем с подробного рассмотрения и описания предметной области и определения основных объектов автоматизации.
В данном проекте в качестве объекта управления, представляющего предметную область, является отдел по контролю входящих и исходящих документов .
Работа с персоналом в таком месте организована по такому правилу: у каждого потенциального сотрудника, пришедшего в отдел и желающего получить копию документа или оставить свой документ собираются некоторые личные данные – название сотрудника, адрес и телефон сотрудника. Если сотрудник не желает выдавать свои данные , на бумагу заносится некоторый заранее заготовленный на такой случай виртуальный пользователь. После получения такого рода информации, секретари отдела выясняют у сотрудника, что он желает, какой документ ему нужен или какой документ он хочет в отделе оставить, оформляют запись по движению документа путем занесения необходимых данных на бумажный носитель . Затем необходимый документ или оставляется в отделе или осуществляется копирование необходимого документа на ксероксе и выдача его сотруднику.
В случае если удалось найти для сотрудника необходимый документ, регистрируется факт выдачи документа и фиксируется дата выдачи. Аналогично происходит и получения документа, только в данным случае получателем является отдел по документам, а сотрудник предоставляет документ в бумажном или цифровом виде.
Учет документов происходит в любом в любом количестве.
Основные недостатки такого подхода:
Отсутствие учета документов;
Отсутствие учета сотрудников;
Отсутствие учета секретарей;
Огромное время обслуживания;
Использования одного потока действия;
Осуществление отчетов только в бумажном виде;
член отдела при обслуживании сотрудников иногда не могут быстро представить всю информацию о каком либо документе;
обновление рукописных прайс-листов на документы трудоемко, из-за чего возникают сбои при обслуживании;
Для исправления данных ошибок необходимо создание и внедрение ИС. Тогда пользоваться услугами отдела по контролю входящих и исходящих документов соответственно будет удобно и выгодно.
1.2 История вопроса
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)[1] .
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время почти все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2] .
В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое количество документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения[3] .
С помощью документации осуществляется:
1) планирование;
2) финансирование;
3) управление;
4) бухгалтерский учет;
5) отчетность.
Отобразив информацию, документ обеспечивает:
1) ее сохранность;
2) сбор (накопление);
3) многократное использование;
4) возможность передачи;
5) возможность обработки информации;
6) использование информации в дальнейшем[4] .
Технология работы с документами имеет следующий порядок: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе организации, т.к. они отражают ее работу, являются аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются на основе документов. Формы управления также тесно связаны с документами, например, руководство - с изданием приказов, распоряжений; планирование - с составлением планов и т.д.
1.3 Уровень разработанности проблемы
Несмотря на то, что данный вопрос достаточно полно исследован в научных трудах многих авторов, в реальных отношениях часто возникает множество вопросов, требующих более детальной проработки. Также следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.
Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания.
2

. Практическая часть
2.1 Математическая модель. Постановка задачи
Для грамотного выполнения проекта, очень важно, на данном этапе, грамотно поставить цели и задачи.
Цель:
Целью текущего проекта является проектирование и разработка информационной системы для автоматизации работы по контролю над входящими и исходящими документами в ИП "Громов Р.В.".Внедрение данной информационный системы значительно облегчает, улучшает и совершенствует ведение данных об имеющимся документном фонде, секретарях и персонале.
В рамках практики необходимо создать программный продукт, который будет реализовывать функционал отдела по контролю входящих и исходящих документов. Данное приложение очень актуально, так как позволяет систематизировать и собрать в себе всю информацию по данной теме, и далее, что очень важно, выдать эту информацию пользователю в нужном формате. Программный продукт новый, не имеет аналогов, очень эффективный, может применятся немедленно, кроме этого вполне подвержен модернизации, что увеличивает его привлекательность. Приложение простое и имеет интуитивно понятный интерфейс.
Исходные данные:
Исходными данными для решения поставленной задачи являются:
- общая информация о структуре отдела по контролю входящих и исходящих документов в ИП "Громов Р.В.";
- описание деятельности отдела и его специалистов (секретарей);
- информация об оформлении и проведении документа оборота.
Априорные модельные представления:
Построенная модель ИС «Документ» должна отражать существенные стороны деятельности самого отдела и специалиста отдела. ИС должна содержать компьютерное приложение, реализующее следующие процессы:
Оформление движения документа;
Создание сотрудника;
Создание документа;
Создание секретаря.
Ожидаемый результат:
Спроектированная и реализованная база данных;
Программа реализующая основной функционал действия отдела по контролю входящих и исходящих документов в ИП "Громов Р.В.".
Критерии оценки результата:
Будем считать, что цель работы достигнута, если будут выполнены следующие критерии:
База данных работает исправно;
Программа ИС "Документ" выполняет запланированные функции;
Тестирование комплекса прошло успешно;
Имеется проект ИС "Документ";
Имеется инструкция по эксплуатации.
Средства проектирования и реализации ИС:
Язык программирования С#;
Технология Windows Form;
Платформа разработки Visio studio 2012;
СУБД Microsoft SQL Server 2008 R2;
Erwin Process Modeler 7.3;
Rational Rose Enterprise Edition.
На данном этапе приведем список действующих лиц. Именно они являются основными элементами информационной системы.
Действующие лица:
Сотрудник;
Секретарь отдела;
Персонал приходит за документам, может нужен документ, может необходимо оставить копию, консультируется с секретарем отдела, выполняет цель посещения. Секретарь работает в отделе, консультирует персонал, оформляет документы. Для полноты восприятия выше сказанного создадим диаграмму Use Case. Смотрите рисунок 1.
Рисунок 1 - Диаграмма вариантов использования
Опишем диаграмму вариантов использования. Рассмотрим состав выполняемых функций. В процессе своего функционирования программа должна выполнять следующий функционал:
Добавление, удаление, обновление и поиск информации о сотрудниках;
Добавление, удаление, обновление и поиск информации о документах;
Добавление, удаление, обновление и поиск информации о секретарях отдела;
Добавление, удаление, обновление и поиск информации о видах движения;
Добавление, удаление, обновление и поиск информации о движениях документов;
Получение информации о движении по сотрудникам;
Получение информации о движении по секретарю;
Получение информации о движении по дате;
Получение информации о движении по документу;
Поиск документов по названию;
Поиск по сотруднику;
Поиск по секретарю;
Поиск по дате и т.д.
2.2 Обоснование решений по видам обеспечений
В качестве основных средств разработки будем использовать следующие информационные возможности:
Язык программирования C#;
Платформа разработки Visio Studio;
СУБД Microsoft SQL Server 2008 R2.
Приведем обоснование выбора данных средств разработки. Рассмотрим Сервер MySQL. Производитель компания Microsoft. В текущий момент является одной из ведущих систем обработки данным в мире. Является современным программным продуктом. Постоянно обновляется и совершенствуется.
Основные плюсы такой СУБД:
Простата;
Удобство;
Простой и интуитивно понятный интерфейс;
Огромные функциональные возможности;
Компактность данных. Данные располагаются в таблицах, которые в сваю очередь занимают только один файл;
Огромное количество подсказок и мастеров, которые выполняют работа всю практически за вас;
Распростроняемость;
Обновляемость;
Совместимость с ОС Windows;
Импорт и экспорт необходимых данных;
Наличие необходимых микрокоманд.
Недостатки:
Слабо развита возможность многопользовательского режима;
Слабо развита защита данных.
Проанализировав все плюсы и минусы, для выполнения данной работы была выбрана Microsoft SQL Server 2008 R2.
Анализ и выбор языка программирования
В качестве языка программирования выберем язык высокого уровня С#.
С# - язык программирования высокого уровня. Объектно-ориентируемый язык. День рождения данного языка можно считать 1998 год.
Данный язык программирования был создан разработчиками компании Microsoft, как основной подход для программирования программных комплексов под ОС Windows. Имеет синтаксис подобный на другие языки высокого уровня с++ и java