Специфика организации делового туризма

В соответствии с целями индустрии делового туризма на встречах организуются мероприятия, которые объединяют людей для обсуждения различных вопросов и могут принимать различные формы, иметь разные имена.
Например, конгресс представляет собой официальное собрание делегатов, обычно принадлежащее к определенной сфере человеческой деятельности или участвующее в специальном исследовании в определенной области, для обсуждения различных вопросов.
Конференция предполагает формальный обмен мнениями на встрече или совещании для обсуждения вопросов, общих для всех участников.
Саммит - это та же конференция с участием высокопоставленных чиновников, в том числе глав государств.
Симпозиум - это событие, сопровождаемое беседами в непринужденной обстановке или официальное собрание, когда профессионалы делают короткие сообщения по определенной теме или по нескольким темам, связанным друг с другом.
Семинар - это лекция, сопровождаемая обменом мнениями участников.
Таким образом, можно сделать вывод, что деловые встречи достаточно разнообразны. При их организации могут быть поставлены как коммерческие, так и некоммерческие задачи, которые необходимо будет достигнуть. Количество участников может быть как небольшим, так и насчитывать сотни человек. Деловое мероприятие может продолжаться как несколько часов, так и несколько дней. Но следует отметить то, что данные мероприятия относятся к туризму именно благодаря тому, что они используют услуги индустрии туризма. А сами мероприятия проводятся вне помещения компании, которая организует то или иное мероприятие.
Для организации деловых мероприятий можно использовать разные средства проведения собраний и конференций. Крупные компании нередко арендуют большие конгресс-центры – так называемые площадки для проведения конгрессов и форумов.
Организации нередко организуют мероприятия в концертных залах, театрах, учебных заведения, музеях и т.д. Чем больше развит город, где проводится мероприятие, и его инфраструктура, тем больше возможностей для организации качественного делового мероприятия

.
Наиболее оптимальным вариантом все еще считаются крупные отели и гостиничные комплексы, которые могут предоставить конференц-залы и разместить делегатов, приезжающих из разных городов или из разных стран для посещения мероприятия [6; 78-79].
Следует сказать о том, что крупные мероприятия проводят около двадцати мероприятий в год. К таким мероприятиям относятся конференции, собрания акционеров, встречи по продажам, презентации новых видов товаров или услуг, учебные занятия, мастер-классы и многое другое.
Чаще всего подобные компании имеют определенных организаторов, способных не только организовать, но и провести мероприятие на самом высоком уровне. Такие организаторы являются корпоративными и начинают свою деятельность по организации мероприятия заблаговременно.
Чтобы выбрать места, корпоративные организаторы привлекают внешних помощников, т. е. различные агентства, имеющие опыт работы в этой области и собственную базу данных (иногда через эти агентства выполняется 70% резервирования).
Одним из важных критериев выбора места для проведения встреч является его местоположение (конгресс-центры должны находиться не дальше от города или аэропорта, чем в часе езды). Вторым наиболее важным критерием можно считать возможность предоставления различных услуг для отдыха (исследования показывают, что не более четверти всех участников собрания используют такие услуги)
Компании и ассоциации, которые проводят менее десяти встреч в год, обычно обращаются к консалтинговым компаниям, специализирующимся на организации мероприятий. Некоторые из этих крупных компаний проводят более 150 мероприятий в год.
Помимо выбора места проведения мероприятия, консалтинговые компании оказывают поддержку организаторам в планировании мероприятия, координируя различные вопросы, такие как определение необходимого количества инструкторов, предоставление транспортных средств для транспортировки оборудования, мониторинг процесса оплаты и в то же время сотрудники этих компаний требуют достаточного профессионализма для решения незапланированных вопросов в непредвиденных обстоятельствах, например, отсрочки полета в аэропорту или ухудшения условий погоды [7; 154-155]